組織を新規作成する
ユーザを部署・年度・クライアントなど任意のまとまりで管理したいときに、この操作をします。
作成した組織は、受講割当の対象指定や受講状況の確認などに活用できます。
はじめる前に
必要な権限： 組織管理の操作権限が付与された管理者ロールであること
一括登録の注意： インポートは「洗い替え」方式です。ファイルに記載した組織だけが登録され、既存の組織はすべて置き換わります
親子の順番： 一括登録では、親組織を子組織より先にファイルに記載してください。順番が逆だとエラーになります
削除について： 削除した組織は復元できません
組織とは・・・
組織とは、登録したユーザを束ねる「箱」のようなものです。
組織は、上位組織（親組織と呼びます。）と下位組織（子組織と呼びます。）という階層構造で作成できます。
【組織作成の例】
会社の組織のように、部署ごとの組織を作成・管理する
親組織：営業部 子組織：第１営業部 など
年度ごとの組織を作成・管理する
親組織：○○年度 子組織：新人研修 など
研修を外販するなど、クライアントごとの組織を作成・管理する
親組織：株式会社XYZ 子組織：新人研修 など
ワンポイント
組織を設定しておくことのメリットは、「ユーザグループ」を「条件により」作成する際に、組織に紐づけることで対象のユーザを指定しやすくなることです。
また、組織単位で管理者を設定することで、組織内のユーザの受講管理などもできるようになります。
組織を手動で作成する
初期設定ではお申込みいただいた会社名が登録されています。ここでは、株式会社ABCという会社組織における、部署ごとの組織を作成します。
手順
組織・ユーザ管理から、「組織管理」を選択します。
「新規作成」をクリックします。
必要項目を入力します。（下表を参照ください。）
「登録」をクリックします。
項目表 (★は必須項目になります)
入力項目 | 説明 |
|---|---|
組織コード★ | 半角英数字で登録します。（組織名など）自由に設定いただけます。 |
組織名★ | 管理画面で表示される組織名です。全角・半角英数字で登録します。 |
組織略名称 | 任意で、組織略名称を入力します。 |
親組織★ | 今作成しようとしている組織の「親」となる組織を、既存の組織から選択します。プルダウンで選択できます。 |
ワンポイント
組織構造を考えて、あらかじめ親組織をご用意いただくか、インポート機能で親組織を一括登録することも可能です。
複数の組織がある場合には、「組織管理」画面で親となる組織をクリックして選択したうえで「新規作成」をクリックすると、詳細入力画面で親組織が自動的にセットされた状態になります。
【例】
「株式会社ABC」ではなく、「営業部」が選択されている状態で、「新規作成」をクリックします。
組織新規作成画面では、すでに「営業部」が親組織としてセットされています。
組織を一括登録する
一括登録を行うには、現状登録された組織をエクスポートして、そのファイルに追記・修正を行います。
組織の登録は「洗い替え」方式です。
例えば、すでに10個の組織が登録されている状態で、Excelファイルに組織情報を1個だけ記載してインポートを行うと、登録された組織は11個ではなく1個になります。（元々の10組織は削除されます。）
手順
【一括登録用ファイルのダウンロード】
組織・ユーザ管理から、「組織管理」を選択します。
「エクスポート」から「組織エクスポート」を選択し、エクスポートされたExcelファイルをPCに保存します。
【一括登録用ファイルの入力】
現状登録されている組織のデータを確認します。
追加する組織の情報を入力します。ここでは、「営業部」の配下に「第二営業部」を追加し、「営業部」と同階層に「企画部」を、その「企画部」の配下に「第一企画部」「第二企画部」を追加します。
入力内容は、下表を参照してください。
項目表 (★は必須項目になります)
入力項目 | 説明 |
|---|---|
会社コード | 会社コードは組織のエクスポートを行うとすでに入力されています。コードは変更せずにそのままお使いください。 |
組織コード★ | 半角英数字で登録します。（組織名など）自由に設定いただけます。 |
組織名★ | 管理画面で表示される組織名です。全角・半角英数字で登録します。 |
組織略名称 | 任意で、組織略名称を入力します。 |
親組織★ | 今作成しようとしている組織の「親」となる組織の組織コードを指定します。親組織がコードが指定されていない場合は、会社が親組織となります。 |
ワンポイント
インポートするファイルの拡張子は「.xlsx(xls)」のみになります。
管理画面で親組織と下部組織を１つずつ登録しておくとExcelの入力項目がわかりやすくなります。
管理画面上の組織の並び順を変更したい場合は、この一括登録機能を利用してください。インポートファイルの上から順に並ぶようになっています。子組織は親組織よりも下にくるようにインポートファイルに記載してください。
手順
【一括登録用ファイルのインポート】
組織・ユーザ管理から、「組織管理」を選択します。
「インポート」から「組織インポート」を選択します。
「参照」をクリックし、該当するファイルを選択します。
ファイル名が表示されます。
「読込」をクリックします。
現在の組織と、一括登録後の組織が表示されます。
問題がなければ「登録」をクリックします。
登録ができない場合は、Excelファイルの記入項目に誤りがあることが考えられます。確認・修正のうえ、再登録を行ってください。
誤りの例：存在しない親組織コードが入力されている。会社コードが同一でないなど
