医療機関では診療をはじめ、さまざまな業務があります。患者さんの健康に直結する職種として、衛生管理に万全を期すべくルールを守る必要があります。また、レセプトなど法令で定められた業務も多いため、限られた時間で正確に対応する、確実にルールを守り実行する必要もあります。これらは文字情報だとなかなか覚えにくいですが、ITを用いた「ナレッジ共有ツール」の活用により効果をあげることができます。
医療業界の概要
医療機関では、さまざまな職種の方が働いています。
・医師
・看護師
・臨床検査技師
・リハビリスタッフ（理学療法士（PT）・作業療法士（ST）・言語聴覚士（OT））
・医療事務
一般企業と異なり、職種ごとに行える業務が法令により定められている点も特徴の1つです。たとえば、看護師やリハビリスタッフが診断を行うことはできません。専門性の高い業務且つ広範囲にわたるため、効率的な医療業務が求められる点もポイントです。
医療業界が抱える3つの課題
ここでは「人の活用」や「業務の遂行」の観点から見た3つの課題を取り上げます。
1 取り扱う業務や機器の種類が多く、正確な対応が必要
医療機関では機器や設備、医療衛生用具など取り扱う範囲が多く、それぞれ適切且つ適宜に利用し、確実に対応しなければなりません。
以下にあげる業務は、代表的な一例です。
・診療
・受付・会計
・診療の準備や後片付け
・検査（採血や採尿など。検体に必要事項を記入し、検査会社へ引き渡す業務も含む）
・リハビリ
・事務作業（カルテの管理や経理、レセプト業務、物品管理、郵便の受発信など）
・PCやレセコン、予約システム、電子カルテの操作
・診療機器（超音波診断装置やネブライザー、眼圧測定器など）
・施設や設備の使い方
他の医療スタッフが直接教えると、手間と時間がかかります。
一方で、マニュアルもぶ厚いと探し出すプロセス自体に時間がかかり、なかなか活用できません。そのため業務マニュアルや手順書には、必要な項目をすぐに探し出し、疑問を解決できる仕組みが求められます。
2 人手不足で新規採用が難しい
人の入れ替わりが激しいことも課題の1つにあげられます。厚生労働省「平成30年雇用動向調査結果」によると、医療業界の入職率は16.2％、離職率は15.5％にのぼります。1年で6人に1人は入れ替わる実態が調査資料からわかりました。
また、新規採用も容易ではありません。医療職に関する2020年5月の有効求人倍率は1.73～3.55倍と、依然として高く、人手不足となりがちです。
そのため、長時間労働となるリスクがあり、結果、職員のモチベーションやパフォーマンスの低下につながります。そのうえ、採用してもスタッフが多忙のため教育する時間がなかなか割けず、短期間での育成が難しい状況になります。このため職員をはじめ医療従事者が自身で学べる環境や、早期の戦力化を後押しするツールが求められます。
3 医療に関する法令や通知の変更を把握し、正確な対応が必要
法令の変更や頻繁な通知が行われることも特徴です。一例として、診療報酬や健康保険制度の改定があげられます。最近では新型コロナウイルスに関する通知も、代表的な例といえるでしょう。
このため医療機関では、スタッフ全員が変更点を正確に把握する環境づくりが求められます。
ナレッジ共有ツールで、医療機関の課題を解決
医療機関の課題を解決するには、情報共有はもちろん、業務の可視化も重要です。ナレッジ共有ツールを積極的に導入し、スタッフ全員で活用することで、スムーズな医療サービスの提供と運用を可能にします。ここでは導入する3つのメリットを解説します。
1 徹底した安心安全な医療体制の確立
医療機関の業務では機器の操作方法や器具の滅菌方法など、手を動かす作業が多く、文章だけの説明ではイメージがつきにくいものです。ナレッジ共有ツールを使用することで、以下のメリットが得られます。
・写真やイラストをふんだんに使った説明で、視覚的にわかりやすい
・動画と同じように手を動かせば正しい作業ができる安心感
・必要な項目をすぐに探し出せ、疑問を解決できる
・スタッフ全員のスキルを揃えられ、誰が行っても適切な医療サービスを提供できる
ベテランであっても普段使っていない機器を使う場合など、作業の進め方がわからない場合はあります。ナレッジ共有ツールを用いることで、疑問を迅速に解決でき、常に正しい作業手順の確認が行えます。
2 スタッフに教える手間が省け、短期間で即戦力化が可能
ナレッジ共有ツールは、新しい職員への教育にも効果的です。多忙なゆえに丁寧に教育できない状況下でも、ナレッジをデータ化し、スマートフォンやタブレット、PCなどのデジタルデバイスを利用することで、正しい方法を確実に教え、知識の定着につながります。
加えて、本人のペースに合わせて学べることもメリットの1つです。映像や動画があれば臨場感を持って学べるため、理解の促進につながります。またナレッジ共有ツールのコメント機能を使えば、質問やフィードバックをその場で行うことができるため、正しい知識や運用の定着につながります。
3 制度変更や新しい機器を導入した場合でも、対応が簡単
情報の更新が簡単にできることも、ナレッジ共有ツールの主なメリットです。マニュアルや手順書は法令改正や新しい機器、システムの導入など、改定やアップデートが必要な項目が少なからず発生します。もし印刷物で配布すると、改定のたびに印刷し配布し直す手間がかかります。ナレッジ共有ツールを活用すれば、更新含めたコストや手間を低減できるのも特長です。
医療機関で役立つナレッジ作成のポイント
ナレッジ共有ツールを活用するためには、わかりやすさと継続的な改善も必要です。ナレッジ作成の際に押さえておきたい3つのポイントを解説します。
1 画像や動画を組み合わせ、わかりやすさにこだわる
機器の操作方法や器具の取り扱い方法など、文章で説明することが難しいケースがあり、結果、マニュアル作成そのものに時間がかかってしまうケースがあります。
ナレッジ共有ツールを活用すれば、言葉で説明することが難しい場合でも、画像や動画、ファイルなど、さまざまなデータを組み合わせることで簡単に説明できます。
また、文章を作成する際には箇条書きなどを使い、シンプルでわかりやすい構成にすることが、ナレッジ作成時の秘訣です。
2 ナレッジ作成の際はさまざまな職種の方を巻き込む
ナレッジを作成する際、当該担当者だけで作成するのではなく、他職種の方も巻き込んでナレッジ作成やチェック体制をつくることがポイントです。
たとえばレセプト業務は事務職員が行う場合でも、最終的な責任は医師にあります。また受付窓口での応対は事務職員が行うものの、看護師や医師が気づいている点もあるかもしれません。衛生管理や院内感染対策においても、看護師や医師はもちろん、事務職員が気づく点もあることでしょう。
職場の知をナレッジに集約するには、さまざまな役割の方が関わる「ナレッジ作成チーム」を設けることが有効です。ともに知恵やベストプラクティスを出し合うことで、よりよい仕事の進め方や新しい改善につながり、クオリティの高い医療サービスの提供や運営に貢献します。
3 作成後も新しい機器や設備の導入にあわせ、変化に対応し続ける
ナレッジ共有ツールは、「一度作ったら終わり」ではありません。新しい機器や設備が導入されることは、どの医療機関でもあります。その場合は迅速に追加するといった、変化への対応が重要です。
・法令や制度の変更
・新しい機器の導入
・現場から出された、よりよい意見や提案に対応
これにより従業員のモチベーションも高まり、ナレッジ共有そのものが職場の文化の1つとして根付きます。
医療機関で揃えておくべきマニュアルの例
医療機関で活用されるナレッジのサンプルを下記に挙げてみました。
・施設や機器の管理（施設管理、機器の使い方など）
・衛生管理（衛生対策、器具の滅菌、院内感染防止など）
・書類管理や事務作業（レセプト業務、カルテの管理など）
・患者さんや出入り業者への対応（接客、電話応対など）
・備品管理や注文方法
・医療事故の予防や危機管理（院長が出勤できない場合など）
・廃棄物の処理方法（マニフェストの書き方など）
ナレッジ共有ツールは医療のさまざまな業務をサポートする医療業界では、さまざまな業務が求められます。
・多種多様な医療機器の操作
・専門性を求められる診療行為や、医療用語の把握
・施設の管理
・短期間での人材育成
ITを用いたナレッジ共有ツールは、業務のサポートをする上で有効です。情報共有を行い知恵を集約することで、働きやすい職場づくりにも貢献できます。
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