業務引継書の作り方とは？項目・ポイント・テンプレート等も紹介

組織に属している会社員の多くは、転勤や異動が避けられません。ときにはさまざまな事情により、退職する方もいることでしょう。これらのケースでは引継書が作成されますが、その品質は人によりさまざまです。もし内容に不足があったり、誤りがあったりするとその都度問い合わせが必要となり、業務を停滞させかねません。

あなたが今の職務を離任する際には、後任者が業務しやすい引継書の作成が重要です。これは、離任の理由があなたの望まないものであったとしても同様です。これにより経営者や後任者から感謝され、評価も上がります。

本記事では業務引継書をどのように作成すればよいか、ポイントを取り上げ解説していきます。

業務引継書とは

業務引継書の重要性

業務引継書は、業務をスムーズに引き継ぐための文書で、作成することで業務の属人化を防ぐことができます。

業務の属人化とは、特定の担当者に業務が集中し、その担当者しか業務内容を理解していない状態を指します。

属人化が進むと、担当者が不在になった場合、業務が滞ってしまうだけでなく、ノウハウや知識が失われてしまうリスクがあります。

業務引継書を作成することで、業務内容を可視化し、誰でも理解できるようにすることで、属人化を防ぎ、業務の継続性を確保することができます。

作成のタイミング

業務引継書は、退職や部署異動など、業務内容を他の人に渡す必要がある場合に作成します。

具体的には、以下のようなケースで作成する必要があります。

• 担当者が退職する場合
• 担当者が部署異動する場合
• 新しい担当者が着任する場合
• 新しいプロジェクトが開始する場合
• 業務内容が変更になった場合

これらのケース以外にも、業務の効率化や改善を目的として、定期的に業務引継書を作成することも有効です。

リモートワークの普及により、従来のように直接顔を合わせて業務を引き継ぐことが難しくなり、業務引継書がますます重要になっています。

業務引継書の構成要素

業務引継書はフォーマットが自由なだけでなく、記載するべき項目にも明確な決まりが設けられていません。それでも一般的には下記のような項目が業務引継書にまとめられます。

１　概要・目的・業務全体の流れ

業務の全体像や目的を明らかにし、後任者に対して業務の役割についての理解を深めてもらいます。これらは業務引継書の中で最も重要な項目です。

自分が担当する業務の役割を理解することで、業務に対する知識を身につけられ、主体的に業務に取り組むことができます。複雑な業務であれば、どう表現すれば後任者の理解を得られるのか工夫をする必要があります。

また、自分の業務に関係する社内外の関係者や、担当業務の前後の業務など、”直接は関わらないが関連する業務”や、その関係者なども記載しておきましょう。そうすることで、より自分の業務に対する理解が深められます。

２　スケジュール・優先度

業務を行うためのスケジュール・優先度・タイミングなどをまとめる項目です。これらの項目が明らかであれば、納期の遅延などによって、顧客や取引先に迷惑をかけてしまうトラブルが予防出来ます。

また、その業務の開始や完了に誰の承認が必要なのか、その承認プロセスについても記載することで、より正確なスケジュールを計画することが可能になります。

３　引き継ぐ業務の進行状況

業務の引き継ぎはベストなタイミングでできるとは限りません。業務が一区切りついたところで引き継ぎできれば一番分かりやすくて良いですが、誰かの承認待ちであったり、お客様からの回答待ちであったり、中途半端なタイミングで引き継ぎを行わなくてはいけない場合も多いでしょう。

業務がどこまで完了しているのか、どこから未完了なのかが分からなければ、後任者は何から手をつければ良いのかが分かりません。

口頭による説明だけでなく、業務引継書でも現段階の引き継ぐ業務の進行状況を明らかにしてください。

４　問題発生時の対応について

引き継ぐ業務でミスやトラブルが発生してしまった時の対処法について、過去の事例を参考に記載し、必要な対応をまとめておきます。

些細なトラブルが企業の信用問題に関わることもあることを理解し、問題発生時のフローを明らかにしてください。

緊急連絡先が分かっていれば、トラブル発生時も適切な指示を得た上で冷静に正しい行動が取れます。

５　関連する資料の保管先・参照先

後任者が書類を探すことに無駄な時間を使わないよう、関連する資料の保管先や参照先をまとめておきます。

同時に関係者の連絡先も一覧にしておくと、あれこれと調べる手間を省いて効率よく業務が進められます。

また、資料の保管方法についても説明を残しておくことで、後任者は自分が業務の中で作成した資料の取り扱いについても迷うことがなくなります。

業務引継書を作成するメリット

業務引継書を作成するためには時間と手間がかかりますが、その分得られるメリットも大きいです。ここでは業務引継書を作成するメリットについてまとめました。

メリット1: 担当者が変わっても業務がスムーズに進む

業務引継書があることで、担当者が変わっても業務が中断されずに進行します。

業務の効率が下がることなく、引き継ぎが上手くいかないことが原因で大きなトラブルが発生するリスクを軽減できます。後任者が最低限必要な知識を理解していれば、問題なく業務を遂行でき、他の業務担当者のサポートが必要になることもありません。

メリット2: 後任者が安心して業務に取り組める

新しい業務を引き継ぐ後任者は不安を感じがちです。

十分な知識が得られないまま前任者が異動したり退職したりすると、後任者は安心して業務に取り組めません。業務引継書があれば、後任者の不安や焦りを軽減し、トラブルを予防できます。後任者が業務をスムーズに理解し、取り組むことで、モチベーションも向上します。

メリット3: 引き継ぎにかかる時間を短縮できる

業務の引き継ぎには時間が必要ですが、その時間が十分に確保できない場合も多いです。

業務引継書があれば、引き継ぎに必要な時間を短縮でき、引き継ぎ完了後に前任者と後任者が何度も連絡を取り合う手間も省けます。これにより、後任者は業務の理解を深め、スムーズに業務を開始できます。

メリット4: 業務効率化につながる

業務引継書を作成する過程で、現在の業務内容を客観的に見直すことができます。

これにより、業務プロセスの改善点を発見し、全体的な業務効率が向上します。業務の無駄を見つけ出し、改善することで、業務全体の効率化が図れます。

業務引継書を作成する上で重要なポイント

業務引継書を作成する際には、以下の3つの重要なポイントに注意してください。

注意点1: 業務の重要度を明示する

企業内での業務は、それぞれ異なる重要度を持ちます。

例えば、以下のような重要度があります。

• 毎日必ず実施しなければならない業務
• 期日厳守の業務
• 数日延ばしても問題ない業務
• 多忙時には省略可能な業務

業務引継書には、各業務の重要度を明確に記載し、後任者に業務の優先順位を理解させることが大切です。これにより、後任者は効率的に業務を進めることができます。

注意点2: 必要な人がすぐ使える場所に保管する

引継書は、後任者や関連する全ての人がすぐにアクセスできる場所に保管することが重要です。

後任者が決まっていない場合でも、引継書を分かりやすい場所に保管し、保管場所を周知徹底しておくことで、必要な時にすぐに参照できます。具体的には、職場でよく目にする場所や、共有フォルダに保管しておくと良いでしょう。

注意点3: 未完了事項を漏れなく記載する

引き継ぎ時点で未完了の案件がある場合、それらを詳細に記載することが不可欠です。

後任者が未完了の事項を知らずに業務を進めると、トラブルの原因となる可能性があります。そのため、以下の事項を明確に記載してください。

• 未完了事項の具体的な内容
• 各事項の進行状況
• 後任者が行うべき次のステップ

未完了事項については、現在の進捗と今後の対応策を明示し、後任者がスムーズに業務を引き継ぐことができるようにします。これにより、引き継ぎ後のトラブルを防ぎ、業務の円滑な継続を確保できます。

業務引継書と一緒に渡すとよいもの

業務引継書と併せて、ノウハウやコツ、業務の流れを図式化したワークフローチャート、業務を一覧化した業務リストを後任者に共有することは、非常に効果的です。

ノウハウやコツは、担当者本人にしか分からない有益な情報であり、業務をスムーズに進めるために重要です。
これらの情報を後任者が引き継ぐことで、担当者が変わっても業務が円滑に進行します。

さらに、業務フローチャートや業務リストは、業務全体の流れや重要度を明確に理解するために役立ちます。

これにより、後任者が業務を迅速かつ効果的に習得できるようになります。

業務引継書は1週間前までに完成させるのが理想

業務引継書は、引き継ぎ開始の1週間前までに完成させ、万全な準備を整えることをおすすめします。引き継ぎが決定次第、すぐに作成を始め、内容を精査しながら改善を重ねてください。

作成した業務引継書は、前任者がいなくなった後も業務マニュアルとして長く活用できるよう、誤字脱字に注意し、上司の確認を得ながら進めるべきです。

ほとんどの場合、数日で業務引継書を完成させるのは難しく、最低でも1ヶ月以上かかることが多いでしょう。
引き継ぎまでの期間が短い場合は難しいかもしれませんが、実際の業務を進めながら、同時に業務引継書を作成できると理想的です。

業務引継書の作成手順

業務引継書を作成する時には、次の流れを参考にしてください。事前準備を十分に行った上で作成に取り掛かれば、スムーズに業務引継書が作れます。

1. 業務の棚卸し

まずは現業務を洗い出し、その全体を把握します。

業務内容、担当者、関連部署、使用するシステムやツール、必要な資料などをリストアップし、業務フローを可視化します。業務の全体像を把握することで、引継ぎに必要な情報を漏れなく網羅することができます。

業務の棚卸しを行う際には、以下の点を意識すると良いでしょう。

• 業務内容を詳細に記述する
• 担当者だけでなく、関連部署や協力会社なども明確にする
• 使用するシステムやツールを具体的に記述する
• 必要な資料をリストアップする
• 業務フローを図解する

業務の棚卸しは、業務引継書作成の基礎となる重要な作業です。時間をかけて丁寧に実施することが重要です。

2. スケジュール作成

次に、引き継ぎのスケジュールを作成し、計画を立てます。

引継ぎ期間、具体的なスケジュール、各段階で行うべき作業などを明確化します。例えば、引継ぎ期間を1ヶ月と設定した場合、最初の1週間は業務内容の説明、2週間目は実際に業務を一緒に進める、3週間目は後任者単独での業務遂行、最後の1週間はフォローアップというように、具体的なスケジュールを立てます。

スケジュールを作成する際には、以下の点を考慮する必要があります。

• 引継ぎ期間は、業務の難易度や後任者の経験によって調整する
• 各段階で行うべき作業を具体的に記述する
• 後任者への説明、実務研修、個別指導など、必要なサポートを盛り込む
• 定期的な進捗確認の機会を設ける

スケジュールを明確にすることで、引継ぎがスムーズに進み、後任者の不安を軽減することができます。

3. 詳細な記述

各業務の詳細を具体的に記述し、必要な情報を網羅します。

業務内容、手順、注意点、関連する資料やシステム、連絡先などを詳細に記述します。特に、業務の特殊な処理やトラブル発生時の対応方法など、後任者が理解しにくい部分は丁寧に説明する必要があります。

詳細な記述を行う際には、以下の点を意識すると良いでしょう。

• 業務内容を分かりやすく説明する
• 手順を順番に記述する
• 注意点を具体的に記述する
• 関連する資料やシステムを明記する
• 連絡先を記載する
• トラブル発生時の対応方法を記述する

詳細な記述は、後任者が業務を理解し、スムーズに業務を開始するために不可欠です。

業務引継書を作成する際の注意点

業務引継書を作成するためには、このほかにも注意しておきたいポイントがあります。ここでは2つのポイントを取り上げ、それぞれ解説していきます。

1. 必要な人がすぐ使える場所に保管しよう

もし後任者が決まっている場合、引継書は後任者が責任をもって保管するべきものです。しかしビジネスの現場においては、離任時点で後任者が決まっていない場合も少なくありません。

その場合、引継書はわかりやすい場所に保管することがおすすめです。もちろん保管場所を周知徹底することは欠かせませんが、職場の方がよく目につく場所に保管しておくと、探す手間などが省けるため助かります。

2. 未完了事項は漏れなく記載を

引き継ぎ時点において未完了の案件があるケースは、少なくありません。もし後任者がこのことを知らないまま業務を進めてしまうと、トラブルに結びつきかねません。このことは、ぜひとも避ける必要があります。

そのため引き継ぎを行う際には、以下の事項を漏れなく記載することが重要です。

業務引継書と一緒に渡すとよいもの

業務引継書と一緒に、ノウハウやコツ、業務の流れを図式したワークフローチャート、業務を一覧化した業務リストを後任者に共有できれば、業務引継書の中で伝えきれなかった情報も業務に役立ててもらえます。

特にノウハウやコツは、非常に有益な情報ですが、担当者本人にしか分からない情報です。必須のタスクではないものの業務をスムーズに進めるために個人的に行っていたことは、後任者も知りたい情報です。引き続き後任者に行ってもらうことで、担当者が変わっても業務がスムーズに進行するでしょう。

引継書に便利なテンプレート

後任者に引き継ぐ内容は、個々の業務によって大きく異なります。このため、引継書は一から作成しなければならないとお考えの方も、多いかもしれません。

実際には引継書にも、豊富な種類のテンプレートが存在します。ここでは無料テンプレートを提供している代表的なサイトを紹介し、それぞれの特徴を解説していきます。

１　事務引継書『ひな形の知りたい！』

「ひな形の知りたい！」サイトでダウンロードできる事務引継書は、Wordで提供されるひな形です。記載が必要な項目は以下のとおりと、シンプルであることが特徴です。

一方でフォーマットの自由度が高いため、業務の実態にあわせて柔軟に対応できることも特徴です。特に「引き継ぎ事項」の項目では箇条書きや表、図などを挿入できるため、見やすく使いやすい引継書に仕上げることが可能です。

http://hinagata-shiritai.com/sozai/digest/ev_13/

２　業務引継書テンプレート『経費削減実行委員会』

「経費削減実行委員会」のテンプレートサイトは、項目がシンプルであることが特徴です。特に、引き継ぐべき業務が多岐にわたる場合に便利です。

書類に記載する内容は、大きく以下の8つに分けられます。

それぞれの項目には、詳細な内容が書かれるわけではありません。むしろ位置づけとしては「引継書類の表紙」に近いものとなります。このため引き継ぐべき内容そのものは、他の書類で作成する必要があります。

https://econavi.owners.ne.jp/template/search/?q=%E6%A5%AD%E5%8B%99%E5%BC%95%E7%B6%99%E6%9B%B8

トースターチームで普段の業務をマニュアルとしてまとめておこう

業務引継書は、必ずしも書面で用意したり、ファイルとして残しておいたりする必要はありません。重要なのは、後任者がスムーズに業務を行えることです。そのため、何らかの形で引き継ぎ事項がドキュメント化されていれば問題ありません。

この点では、トースターチームのツールが適しています。貴社専用のページ内でマニュアルを作成・共有することで、引継書にはマニュアルの場所を示せば済み、手間が省けます。

普段から業務のノウハウをマニュアルとしてまとめておけば、離任が決まってから急いでドキュメントを作成する必要がなくなります。これにより、引き継ぎの際の文書作成の手間が大幅に軽減できます。

このように、普段からトースターチームを活用して業務をナレッジとしてまとめることで、業務引き継ぎの手間を大幅に軽減することが可能です。業務の引き継ぎを円滑にするために、トースターチームの活用をご検討ください。