いきなり「○○の企画書を作っておいて」と言われて、すんなりと「はい」と言える人はどれほどいるでしょうか。
企画書は、アイデアやプロジェクトを具体化し、関係者に提案するための重要な文書です。成功するプロジェクトの背後には、しっかりとした企画書が存在します。しかし、多くの人がどのように企画書を作成すればよいのか悩んでいます。
本記事では、企画書の種類や基本的な書き方、そして実際に使えるテンプレートを紹介します。初心者から経験者まで、誰でも簡単に魅力的な企画書を作成できるようになるためのポイントを解説していきます。これを読めば、企画書作成のスキルが一段とアップすること間違いなしです。
企画書と提案書の違い
企画書とは
企画書は簡単に言うと「新しいアイデアや提案をまとめた資料」のことを指します。主に社内で使用され、新商品の開発や新規プロジェクトを進める際の最初のステップとして作成されることが多いです。
企画書を作成することで、他の従業員に対して新商品やプロジェクトの具体的なイメージを共有できます。説得力を高めるためには、文字だけでなく画像や根拠となるデータを添付すると効果的です。
提案書とは
企画書に似た書類として「提案書」がありますが、これは主に顧客に提示される書類を指します。提案書を作成する際に最も注意すべき点は、顧客が抱える問題や悩みを解決するための具体的なアイデアを提示することです。自社の商品やサービスの紹介にとどまらず、それらを利用することで顧客の問題をどのように解決できるのかを明確にする必要があります。
このように、企画書と提案書は共にアイデアや提案をまとめた資料ですが、提案先や資料を提出した後の目的が異なります。
企画書作成の基本手順
事前準備
企画書を作成する前に、まず目的を明確にすることが重要です。企画書の目的が明確になれば、どのような内容を盛り込むべきかが分かり、無駄な情報や記述を省くことができます。また、企画書を作成する際に、その企画書を読む相手を特定することも重要です。相手によって、使用する言葉遣いや表現方法、情報量などが変わってきます。
さらに、企画書の内容が説得力を持つためには、具体的なデータや事例を盛り込むことが効果的です。市場調査の結果や過去の実績などを根拠として示すことで、企画の実現可能性を高めることができます。視覚的な要素も大切で、グラフや図表を活用して情報を分かりやすく伝えると、相手にとって理解しやすくなります。
最終的に、企画書は相手にとって読みやすく、論理的に構成されていることが求められます。要点を簡潔にまとめ、必要な情報を的確に伝えることで、効果的な企画書を作成できます。目的と相手を意識しながら、適切なデータや視覚的な要素を取り入れて、魅力的な企画書を作成しましょう。
6W2Hの明確化
企画書の内容を具体的に記述するために、6W2H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように）を明確にする必要があります。6W2Hを明確にすることで、企画書の内容がより具体化し、読者にとって理解しやすくなります。
- Who：この企画は誰が行うのか
- What：どういった企画内容なのか、どういったサービスなのか
- Whom：誰をターゲットにするのか
- When：いつ企画を実施するのか
- Where：どこでこの企画を実施するのか
- Why：なぜこの企画を実施する必要があるのか
- How：どのような方法で実施するのか
- How much：いくらぐらいの資金を必要とするのか
6.Whyでは、抱えている問題点と、外部環境（市場の動向など）や内部環境（社内のリソースなど）との因果関係を整理しておくと良いでしょう。また、8.How muchでは、必要な金額の他にも、回収できる目処なども併せて検討し、記載しておくと説得力が増します。
現状分析と課題設定
企画書を作成する際には、現状を分析し、課題を明確にすることが重要です。現状分析では、現在の状況を正確に把握し、問題点や改善点を明確にするためのデータを収集します。
- データ収集：売上やコスト、顧客満足度などの定量データを確認し、インタビューやアンケートを通じて現場の声や顧客のフィードバックといった定性的な情報も収集します。
- SWOT分析：強み、弱み、機会、脅威の分析を用いて、企業の内外環境を整理し、課題を具体的に浮き彫りにします。
これにより、現状の問題点を的確に把握することができ、次のステップである課題設定へとつなげることができます。
課題設定では、現状分析で明らかになった問題点や改善点に対して、解決すべき目標を明確にします。目標設定のポイントは以下の通りです。
- 具体的：解決すべき目標を具体的に設定する。
- 測定可能：進捗や達成度を測定できる指標を設ける。
- 達成可能：現実的で達成可能な目標を設定する。
- 関連性：企業の戦略や方針に関連した目標を設定する。
- 期限がある：目標達成の期限を明確に設定する。
このようにして、現状分析と課題設定を丁寧に行うことで、企画書全体の説得力が増し、企画の成功に近づけることができます。
説得力のある企画書の書き方
共感を得る内容にする
企画書は、単に情報を羅列するだけでなく、相手に共感してもらえるような内容にすることが重要です。
相手の立場に立って、企画書の内容がどのように役立つのか、どのようなメリットがあるのかを具体的に説明することで、共感を呼び起こすことができます。相手のニーズや課題をしっかりと理解し、それに対する解決策を提示することで、企画書の説得力が増します。
具体的なメリットを提示する
企画書では、具体的なメリットを提示することが重要です。
相手の理解を深め、納得感を与えるためには、数値データや事例を用いると効果的です。例えば、コスト削減の具体的な金額や、導入後の業務効率の向上などを具体的に示すことで、提案の価値を明確に伝えることができます。具体的なメリットを提示することで、相手にとっての利点が明確になり、企画の採用可能性が高まります。
簡潔でわかりやすい表現を使う
企画書は、専門用語や難しい言葉を使わずに、簡潔でわかりやすい表現を使うことが重要です。
相手が理解しやすい言葉で説明することで、内容がスムーズに伝わります。特に、ビジネスの現場では、多忙な中で企画書を読む相手にとって、簡潔で明確な表現は非常に重要です。分かりやすい言葉遣いで、読みやすい文章を書くことを心掛けましょう。
企画書を成功させるためのポイント
相手のニーズに合った内容にする
企画書は、単に自分の考えを一方的に伝えるのではなく、相手のニーズに合った内容にすることが重要です。相手の立場に立って、どのような情報が求められているのか、どのような提案が受け入れられるのかを事前に検討することで、企画書がより効果的に伝わります。相手の問題点や期待に応える内容を提供することで、提案の成功率を高めることができます。
適切な構成とデザイン
企画書は、適切な構成とデザインにすることで、相手の理解を深め、興味関心を引き付けます。構成は、論理的な流れで情報を整理し、相手が理解しやすいように工夫します。
例えば、問題提起、解決策の提案、具体的な実行計画、期待される成果の順に整理することで、自然な流れを作ります。デザインは見やすく、読みやすいように、適切なフォントや色使い、レイアウトなどを選択します。視覚的な要素を工夫することで、相手の注意を引き、内容をより効果的に伝えることができます。
見やすく整理する
企画書は、見やすく整理することで、相手の理解を深め、読みやすくなります。文章は短く簡潔にまとめ、箇条書きや表を効果的に活用して情報を整理し、見やすくすることができます。
また、図表や写真を適切に配置することで、視覚的に理解を深めることができます。視覚的な要素を使って情報を補強することで、提案の説得力を高めることができます。
このように、企画書の内容を共感を呼び、具体的なメリットを提示し、簡潔でわかりやすい表現でまとめることが重要です。また、相手のニーズに合った内容にし、適切な構成とデザインを用い、見やすく整理することで、企画書の効果を最大化することができます。これらのポイントを押さえて、説得力のある企画書を作成しましょう。
パワーポイントを使った企画書の書き方・テンプレート
データを図解やグラフ、イラストで提案したい場合は、パワーポイントがおすすめです。
パワーポイントには豊富なテンプレートがあり、これに従って分析結果やデータ推移などを記載すれば、デザインが統一され、項目がわかりやすくなります。また、漏れのない内容に仕上げることができます。文字や写真を挿入する場所が決まっているため、入力しやすいこともパワーポイントの特徴です。
パワーポイントで作成する企画書は、視覚に訴えるようなものとなるため、印刷には適さない場合があります。
次の画像は、パワーポイントを利用して作成できる企画書テンプレートの一例です。このように、文字や画像を挿入するだけで簡単に企画書を作成することができます。
1枚で構成された企画書の書き方・テンプレート
企画を簡潔に伝えるために、企画書を1枚にまとめる「ワンシート企画書」をご紹介します。ワンシート企画書では、盛り込みたい内容を全て1枚にまとめるため、文字量が多くなりすぎないようにポイントを押さえて記載することが重要です。
クラウド請求書作成ソフトMISOCAのサイトでは、ワンシート企画書のテンプレートを無料で提供しています。ワード用とエクセル用が用意されているので、自分が使いやすい方を選ぶのがおすすめです。決まった書式が無い場合は、このようなテンプレートを参考にすると、スムーズに作成を進められます。
ワードを使った企画書の書き方・テンプレート
ワードにもテンプレートが用意されており、テンプレートに沿って入力すれば書式やデザインが統一され、見やすい内容となります。企画内容を直接説明するのではなく、印刷して郵送する場合にはワードの利用がおすすめです。
以下はワードのテンプレートの一例です。詳細に作り込まれているため、テンプレートに沿って作成するだけで充分な内容を簡単に作成できます。
また、このテンプレートには費用見積もり用の表も用意されており、必要資金の入力も行えるため、見落としを防ぐことができます。
まとめ
企画書の作成ポイントや具体的な作成の進め方がおわかりいただけたかと思います。企画書を作成する際は、この記事で解説したポイントをしっかりと押さえ、テンプレートも上手に活用しましょう。これにより、説得力のある、採用される可能性の高い企画書を作成できます。
さらに、企画書の内容が分かりやすく、魅力的になるように、画像やデータを効果的に取り入れることも重要です。明確な目標と目的を持ち、ターゲットに合わせた内容を盛り込むことで、より説得力のある企画書を作成できます。この記事を参考にして、プロジェクトの成功に繋がる企画書を作成していきましょう。