採用管理システムの導入メリットと選定ポイントを徹底解説

採用活動には労力がかかる複雑な作業が多く含まれており、企業の担当者はその管理に苦労しています。そのため、多くの企業では採用管理システムを導入して効率よく採用にかかる作業を進め始めました。

この記事では、採用管理システムについての基本的な情報と導入メリットや、選定方法について説明しましょう。これから採用管理システムの導入をしたいと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。

採用管理システム（ATS）とは

採用管理システムは英語で「Applicant Tracking System 」略称「ATS」呼ばれており、人事採用者が行っている採用業務で必要な業務を全て管理出来るシステムのことです。

採用管理システムがあれば、大量の応募者がいた場合にも情報と選考状況を一元管理出来るため、スムーズに選考が進められるでしょう。膨大な量の履歴書の取り扱いに悩む必要もありません。

また労働人口の減少が進む日本では、「いかに優秀な人材を確保するか」という採用力の強化が求められているため、今までとは違った採用活動が必要となっています。採用管理システムを導入することにより、今まででは出来なかったような方法で人材を確保することも敵うでしょう。

採用システムの主な機能

採用システムには採用業務に必要な多くの機能が搭載されています。ここでは採用システムに搭載されている基本的な機能について説明しましょう。

新卒採用に特化したシステムでは内定辞退を防ぐためのフォローなども用意されており、その他にも独自のサービスが用意されているシステムも多いです。自社が求める機能は何か事前に考えておくとよいでしょう。

採用管理システムの導入メリット、効果

採用管理システムを導入することで企業は非常に多くのメリットや効果を得られます。
その内容について理解を深めましょう。

１　採用業務にかかる労力が削減出来る

採用業務には非常に多くの労力がかかります。採用管理システムを導入して、今まで時間をかけて行っていたような求人票の作成や応募者の管理が一元化されれば、多くの労力が削減出来るでしょう。

採用にかかる時間の短縮も可能なので、優れた人材を他社に取られてしまうような問題も防げます。

２　採用業務にかかるコストを削減出来る

採用活動にかかっていた労力が減ることで、必要だった人件費をコストダウン可能です。人事担当者だけでなく、採用事務・面接官にかかっていたような多くの費用が大幅に減らせるということです。

３　業務の属人化が発生しにくい

採用業務には企業の機密事項や応募者の個人情報が含まれることから、一部の社員のみが業務に携わる場合が多く、業務の属人化が起こりやすいといえます。その結果、担当者の不在を理由に業務が滞ってしまうこともあるでしょう。

採用管理システムを導入すれば、十分なセキュリティが保たれた状態で情報の共有が可能なので、業務の属人化が発生しにくくなるのです。

ほとんどのシステムでは閲覧権限の細かな設定が可能なので、複数の担当者で採用活動の進捗や状態を共有することも出来ます。

４　人為的ミスが発生しにくい

応募書の情報・採用の進捗状況を一元管理することで、作業にもれが発生しにくくなります。また、応募を見落とすなどのミスも防げるでしょう。

５　採用データを蓄積出来る

採用業務を行うことで、今後の人材獲得に向けての対策のための情報も得られます。採用管理システムを使えば求人媒体ごとの応募率・採用率などのデータも蓄積出来るようになり、次の採用業務につなげられるのです。

採用データが増えるほど、より効率よく企業にとって最適な方法で採用活動を行えるようになるでしょう。

採用管理システムの選定ポイント

採用管理システムの導入を行う企業が増えたことにより、そのシステムも非常に多くの種類が提供されるようになりました。そのため、選定に困ってしまう担当者も多いようです。

ここからは、システムを選定する時に知っておくと良いポイントを説明しましょう。

ポイント１　その他のサービスとの連携性

ほとんどの組織には、採用管理システムの導入前から使用しているツールがあると思います。具体的にはメール・チャット・カレンダーなどのツールです。現在使用しているツールと採用管理システムの連携が可能だと、導入が進みやすくなるでしょう。

また、求人媒体との連携性も確認します。ビズサーチやIndeedなど、複数の大手求人サイトとの連携が可能なものを選ぶとよいです。採用システムは長期的に利用するものですので、自社が今利用している求人媒体だけでなく今後利用したいと考えている求人媒体が連携可能かどうかも確認してください。

ポイント２　操作性・使いやすさ

採用管理システムは多くの社員が使用します。そのため、パソコン操作に長けた社員のみが利用出来るようなサービスではなく、誰もが使いやすい操作性のあるものを選びましょう。

多くのサービスでは無料の試用期間が用意されているので、導入前に使い心地を確認しておいてください。複数のデバイスで利用する予定があるのなら、必ず利用予定のデバイス全ての操作性を確認するようにしてください。

ポイント３　セキュリティ対策が十分か

採用管理システムでは組織の機密事項や、応募者の個人情報を取り扱います。そのため、十分なセキュリティが確保されている必要があるのです。

安心のセキュリティ対策がされているシステムを選択しなくてはいけません。

ポイント４　自社が求めている機能が備わっているか

採用管理は組織によって求めるものが変わります。例えば新卒採用に特化した機能を求める・オンライン面接の機能がほしいなどがその例です。

自社が求めていることが実現可能な機能が備わっているシステムを探しましょう。

ポイント５　必要な費用

採用管理システムの導入に必要な費用は選択するシステムによって大きく変わります。初期費用が必要なサービスと不要なサービスがあるので、総額で費用の比較をしてください。

主要の採用管理システムを比較

採用管理システム選びのポイントを理解した上で、主要の採用管理システムを紹介しましょう。自社に最適なものを見つけ、まずは無料の試用期間で使い心地を試してみてください。

HERP Hire

人事と経営陣のみが管理する閉ざされた採用ではなく、現役社員を巻き込んだ形で行うスクラム採用を取り入れているHERP Hireは、現場の社員が積極的に採用に参加出来るという特徴のある採用管理システムです。

専門的な知識を持っている現場の社員が採用に関わることにより、より専門性が高く即戦力になるような人材の採用が可能になるでしょう。

さらに、多くの外部サービスと連携が可能でシンプルな使い心地なので誰にでも使いやすく、社内で導入もスムーズに進められます。

まとめ

採用管理システムは企業に多くのメリットをもたらし、採用業務の効率化が可能だとお伝えいたしました。

自社が必要としている機能を考えた上で、最適なシステムを導入出来るようにしましょう。