最近では幅広い分野において「工数管理」が行われるようになってきました。
本記事では、工数の意味や工数管理の重要性を確認し、おすすめの工数管理ツールを紹介していきます。
工数管理ツールの導入を検討しているのであれば、ぜひ参考にしてください。
工数とは
工数とは「”ある作業”を完了させるまでに必要とされる人数と時間を示す指標」のことです。
主に製造業やシステム開発などにおける現場で使われてきた言葉でしたが、現在ではその他にも幅広い分野でこの言葉が使われるようになってきました。
工数管理に用いられる単位
工数管理には「人月（にんげつ）」や「人日（にんにち）」といった単位が用いられます。
「1人日」とは「1人の従業員が1日（8時間）で完了することができる仕事量」のことを指します。
「1人月」とは「1人の従業員が1日8時間働き、1か月間（20日間）で完了することができる仕事量」のことです。
例えば「3人月」は「1人の従業員が3ヶ月間で完了することができる仕事量」ということになりますが、これを1か月間で完了させる場合には3人の従業員が必要ということになります。
工数管理の重要性
１ コストや利益の把握
工数を管理すると、コストや利益の把握が可能になります。どのくらいコストがかかったのか、どのくらい利益が出たのか、またその両方の見込みを立てることは事業を継続していく上でとても重要です。
あるタスクやプロジェクトの工数を算出することは、そのタスクやプロジェクトに必要な作業時間や人員を算出することと同じです。必要な作業時間や人員が分かれば、時間単価や人件費、外注費などから、コストが分かります。
管理する工数にも2種類あり、実際にかかった作業時間を集計した実績の工数（実績のコスト）と、スケジュールを立てる段階で必要な工数を見積もった予定の工数（予定のコスト）です。
実績の工数が分かれば、実際にかかったコストが分かりますので、最終的にそのタスクやプロジェクトで利益が出たのかを把握することが可能です。
また、プロジェクトの途中でも、予定の工数と今現在の実績の工数が分かれば、あとどのくらいコストが使えるのか、今現在どのくらい利益が出る予定なのかも把握することができるようになります。
２ 見積もりの精度向上
実際の作業の工数（実績の工数）を把握することで、それを元により正確な予定の工数を見積もることができるようになります。
見積もりが甘ければ、せっかくスケジュールを立てても、予定どおりに進みません。工数を管理することで、見積もった予定の工数と実際にかかった実績の工数が把握できれば、次回同じような作業をする際の見積もりの参考にすることができます。
これにより、スケジュールに遅延が生じにくくなり、プロジェクトの途中でのスケジュール調整が必要なくなるなど、スケジュール管理もしやすくなるでしょう。
工数管理ツールを導入するメリット、効果
工数管理を支援するのが「工数管理ツール」なのですが、わざわざツールを導入する必要があるのか、パソコンに入っているExcelなどのツールを使えばいいのではないかと考える方もいらっしゃるでしょう。ここでは、具体的なメリットを確認しておきましょう。
１ 入力が簡単
工数管理ツールは簡単に入力をすることができるよう設定されています。
直接キーボードで打ち込まなくても、マウスで操作するだけで入力できたり、タイムカードやGoogleカレンダーなど外部ツールと連動しているので入力自体が不要になっているツールもあり、入力に手間がかかりません。
２ 表が簡単に作成できる
工数管理には、ガントチャートなどの表の作成が不可欠です。
ツールを利用せずに、エクセルなどで作成すると表の体裁を整えたり、関数を組み込んだりする必要があり、とても時間がかかります。ツールを利用すれば、必要な事項の入力だけをすれば、表の作成はツールがやってくれますので、表の作成に時間を取られることはなくなります。
３ カスタマイズが可能
利用人数や工程、プロジェクトの規模などに応じて機能を拡張することができるツールが多いので、企業ごとに合ったカスタマイズを行うことができます。
４ 生産性の向上
工数管理ツールをプロジェクトメンバーなどの従業員が利用することで、自分の作業時間や工数を把握できるようになります。
プロジェクト全体の工数や他のタスクの作業時間と併せて客観的に把握できるようになるので、従業員一人ひとりがより生産性を意識するようになるでしょう。
工数管理ツールの選定ポイント
工数管理ツールには、それぞれ特化した機能があります。
自社に適したツールを選ぶために気をつけたいポイントを押さえておきましょう。
１ 導入の目的を明らかにする
工数管理ツールには、操作性を重視したものや専門性が高いものなど多くの種類があります。
「有名企業が導入して成功しているからうちも導入しよう！」という理由で導入したとしても、難しすぎて従業員が使いこなせなかったり、導入したものの必要ない機能が多いため無駄に費用をかけることになったなど、導入しても意味がない結果になってしまいます。そのため、まずは導入する前に目的を明らかにしておきましょう。
目的を明らかにするためには、まず企業内の問題を把握する必要があります。
例えば「残業時間に偏りがある」という問題があるとしたら、全体の作業状況を把握して作業の振り分けを再考できるようなツールを選択するといったように、問題点が見えてくると導入するツールを正しく選ぶことができるようになるのです。
２ サービス提供形態を選ぶ
工数管理ツールは「クラウド型」と「インストール型」の2つに分類されます。
クラウド型は外部のWEBサーバーにデータを保存する仕組みになっているので、インターネット環境があればどこでもツールを利用することができます。特に昨今はリモートワークや在宅ワークを導入する企業が増えており、またクラウド型は導入が簡単というメリットもあり、多くの企業で選ばれています。ただし、外部のWEBサーバーを利用するためセキュリティ面には注意が必要です。
一方、インストール型は企業内のサーバーと、それぞれのパソコンにインストールしたソフト間でデータ共有が行われるためセキュリティレベルはかなり高くなります。しかし、リモートワークなどには向かないことが多く、導入後スムーズに運用できるようになるまで一定の時間がかかるなどデメリットもあります。
これらを踏まえてどちらの提供形態を選択するかをしっかりと見極める必要があります。
３ 操作性
工数管理ツールは老若男女問わず従業員全員が使えるようなツールでなければ、いずれ使わなくなる人が出てきたり、パソコンが苦手な人に手取り足取り教える手間が発生したりします。
そのため、操作が簡単なものなど、操作性の高いツールを選びましょう。
４ その他
他にも
・導入後の問題やトラブルなどに対応してくれるなどアフターサポートが充実している
・多言語に対応している
・工数管理だけではなく他の業務の機能も搭載している
・外部ツールと連携しやすい
など、それぞれの企業の事情に合ったツールを選択すれば、より業務を行いやすくなるのではないでしょうか
おすすめの工数管理ツール
まとめ
工数管理ツールを利用すれば、時間や手間をかけずに工数が管理できるようになります。
タスク管理ツールやプロジェクト管理ツールでも進捗の管理は可能ですが、工数が分からなければコストや利益の把握はできません。
複数の機能を持つITツールもありますので、何が自社に必要な機能なのかを考え、適したITツールを選ぶと良いでしょう。