業務を効率化し、企業の生産性を向上させるために、多くの企業で「5S」が注目されています。しかし、「5S」または「5S活動」という言葉自体は知っていても、その意味を十分に理解していない方も多いようです。
この記事では、「5S」についての基本的な知識を分かりやすくお伝えします。これから組織で「5S」を導入しようと考えている方は、ぜひ参考にしてください。
5Sとは
5Sとは、業務を行う環境を整えることを目的とした活動です。この活動により、働きやすい作業環境が整えられることで、業務が効率良く進められるようになり、社員は安全で快適な職場で仕事ができるようになります。5Sの導入によって得られるさまざまなメリットが認識され、工場などの現場職だけでなく、多くの企業で5Sが活用されています。
5Sは以下の5つの要素で構成されています。これら5つの要素が揃わなければ、5Sを成功させることはできません。
- 整理
- 整頓
- 清掃
- 清潔
- 躾（しつけ）
これらの要素をローマ字で記載すると、すべての頭文字が「S」になることから、この名称が生まれました。ここから、5つの要素についてさらに理解を深めていきましょう。
1. 整理とは
整理とは、企業が所持しているものを必要・不要に分別し、不要なものを処分することを指します。分別されるものの中には、書類・在庫・機材などの目に見えるものだけでなく、データや情報などの目に見えないものも含まれます。
整理は直接業務に関係のないことだと考える方もいるかもしれませんが、不要なものに溢れている状態では、必要なものを探す手間が増え、業務が非効率になります。
また、不要なものを維持するために倉庫を必要としたり、管理のための人員を確保しなければならない問題が発生する場合もあるでしょう。整理された状態を保つことは、組織全体のコスト削減にもつながります。
整理は社員一人ひとりが個人的に判断できるものではないため、「指定した期間保管後に処分」などのルールを設ける必要があります。その処分方法も明確にしておくと良いでしょう。
2. 整頓とは
整頓とは、整理を行って必要となったものの保管場所・保管方法を決め、いつでも必要なものが決められた場所にある状態を整えることです。
例えば、工場で作業に必要な道具一つでも、置き場所が決まっていなければ、前に使用した人がどこに戻すかが個人の判断に委ねられてしまいます。結果的に、次に作業を行う人はその道具を探す手間を繰り返し、非効率な状態が生じます。
つまり、整頓されていない現場では多くの時間が無駄になり、生産性を向上させることが困難になります。
整頓された状態を維持するためには、ルールを設けることが重要ですが、「道具の使いやすさ」「ルールの守りやすさ」も考慮する必要があります。道具の置き場所に目印をつけたり、道具ごとに分別して保管するなどの工夫が求められます。
整頓された職場では、業務を効率良く進めることができるようになります。
3. 清掃とは
清掃とは、業務を行う職場だけでなく、使用する機器や道具を手入れし、綺麗な状態に保つことを指します。
特に5Sの清掃では、「掃除をして綺麗な職場を維持する」という抽象的なものではなく、終業前に使用した道具の手入れを行う、曜日ごとに定められた機器の清掃を行うなどの具体的なルールを設けることが重要です。その際に手順が必要なものは、マニュアル化して共有しておくと良いでしょう。
整理と同様に、清掃も業務効率や生産性に影響がないと感じる方もいるかもしれませんが、清掃が行き届いていない職場では衛生面の問題だけでなく、業務中の怪我が発生しやすくなります。また、業務で使用する機器や道具の手入れを怠ると、業務がスムーズに進まないこともあります。
清掃の行き届いた職場は、誰もが働きやすい環境と感じられるでしょう。
4. 清潔とは
清潔とは、これまでに説明した整理・整頓・清掃を行った結果、職場が汚れのない状態に維持されていることを指します。整理・整頓・清掃のいずれか一つでも実施・継続されていなければ、清潔な環境は保てません。
初めは社員一人ひとりの努力や管理者のアナウンスが必要かもしれませんが、長期的に見て清潔な状態が保たれていれば、5Sの活動が社内に定着し、成功したと言えるでしょう。
5. 躾とは
躾とは、5Sを守るためのルール・マニュアルを社員に教育し、習慣にさせることを指します。どんなに優れたルールやマニュアルを用意しても、徹底されなければ意味がありません。
5Sを進めるためのルール・マニュアルは、情報共有ツールなどを用いて、必要な時にいつでも確認できるようにしておくと良いでしょう。
また、5Sは一時的な試みではないため、「5Sが習慣化されているか」「ルールやマニュアルが守られているか」を常に観察する5S責任者を設けることが重要です。小さなルール違反でも積もり積もれば、5S導入前の状態に逆戻りしてしまう恐れがあることを理解しておく必要があります。
5S責任者はルールの厳守に加え、必要に応じてルールの見直しを行う役割も担います。可能であれば、部署ごと・業務ごとに5S責任者を設けることで、管理がより徹底しやすくなるでしょう。
5Sチェックシートで評価する項目
5S活動を維持するためには、5Sチェックシートを用いて、確認者の力量に関係なく、一定のレベルで5Sの達成度を評価することが必要です。ここでは、5Sチェックシートに記載すべき項目について説明します。
チェックシートは、前述の5つの要素ごとに分けて記載すると分かりやすくなります。枠線などを用いて項目を分割し、整理してください。
① 整理のチェック項目
業務中に出るゴミの処分方法や、整理された環境を維持するために必要な項目を記載します。
【例】
- 廃棄物の処分方法が分かりやすいか
- 不要なものが職場に置かれていないか
- 通路や共有スペースに放置されているものはないか
② 整頓のチェック項目
この項目では、業務で使用するものが指定の場所に整頓される環境が整えられているかを確認します。
【例】
- 道具の置き場所が分かりやすく定められているか
- 業務中の作業導線に問題がないか
- 消耗品が適切に管理されているか
③ 清掃のチェック項目
清掃がしやすい環境が整えられているかを確認する項目です。
【例】
- 掃除道具が全て用意されているか（ほうき・モップ・ちりとりなど）
- 掃除道具が清潔に保たれているか
④ 清潔のチェック項目
この項目では、職場内の清潔が保たれているかを確認します。
【例】
- 職場にゴミやほこりが溜まっていないか
- 業務に必要なものが手入れされているか
⑤ 躾のチェック項目
5Sを実施するためのルール・マニュアルが社員に定着しているかを確認する項目です。
【例】
- 5S活動のルールを部署内の全ての社員が理解しているか
- 5Sを行うためのマニュアルが最新の状態に保たれているか
5Sチェックシートは、5S活動を続けるために欠かせないものですが、チェックシートを使った評価が形骸化しないように注意してください。
また、チェックシートの内容は業種や職場ごとに異なるため、それぞれに最適なシートを用意し、必要に応じて状況の変化に合わせて見直しを行いましょう。
まとめ
5Sについての基本的な知識を、その要素ごとに詳しく説明しました。誰にでも分かりやすく伝わる決まりを設けて、5S活動を定着させてください。
また、5Sを定着させるためには、ルールやマニュアルが不可欠です。これらを全社員に共有する手段として、情報共有ツールの導入を検討することも良いでしょう。ルールやマニュアルの変更や、5Sチェックシートの改定の際にも、情報共有ツールを活用すれば、スムーズにその内容を共有できます。