業務効率化と聞くとシステムの導入や業務改善が浮かぶことが多いと思いますが、実際には労働環境に直結する部分であるオフィス環境の改善も業務効率化と関係しています。オフィス環境は業務の生産性・効率性が左右されるだけでなく、従業員のモチベーションに影響を与えてしまうこともあるためです。
どのようにオフィス環境を改善させれば、業務を効率化出来るのでしょうか？この記事では、具体的な方法をお伝えしたいと思います。
業務効率が低下しているオフィスの特徴
まず、業務効率を低下させてしまうオフィスの特徴を説明しましょう。自社に当てはまる部分がないか、よく考えてみてください。
特徴１ 狭い・暗い・汚い
働く従業員数にそぐわない狭さや物が多すぎる・照明が不足している・手入れが行き届いておらず汚いようなオフィスでは誰もが働きたいとは思えないでしょう。
このような環境では、従業員の仕事に対するモチベーションは上がりにくくなります。
特徴２ 備品の在庫管理が出来ていない
欲しい備品がすぐ切れる・業務のために必要なものが用意されていない状態では、本来の業務をスムーズに進められません。
また、備品管理が行われていない企業では備品の盗難や紛失に気づくことも出来ないでしょう。
特徴３ 書類が整理されていない
書類管理が出来ていない・分かりにくい状態では、書類を探すために時間を割くようになり、非常に非効率です。
1人の担当者のみが書類管理をしているオフィスも多いようですが、誰が探しても分かりやすい管理をする必要があります。
特徴４ 休憩する場所・打ち合わせをする場所がない
デスクだけが並べられたような環境では、休憩時間も席を離れることが出来ず休まりません。
また、少人数で打ち合わせをしたいと考えた時にも立話になってしまい、落ち着いた話し合いが出来ないでしょう。
特徴５ 導線が悪い
通路が狭く通りにくい・人が通るたびに椅子を引かないといけない・コピー機が遠くて往復のたびに手間がかかる・上司のデスク脇が通り道で気を遣うなどの「動きにくさ」は「仕事のしにくさ」につながります。
特徴６ 配線が整えられていない
多くの企業では全ての従業員にパソコンなどの機器を支給していると思いますが、この配線が剥き出しになっていると、見た目が悪いだけでなく配線に足を取られて転倒してしまう恐れもあります。
特徴７ 冷暖房がきつい
外勤と内勤の従業員が同じオフィスにいると起こりやすい問題です。
体感温度には個人差があるのは仕方がありませんが、個人の工夫でどうしようもないほど空調環境が悪いと、業務効率どころか従業員が体調を崩してしまう結果になります。
オフィスの業務効率化で得られるメリット
業務効率を下げているオフィスの特徴を説明いたしましたが、残念なことに「働ければ良い」と考えてしまう人が一定数いるのも事実です。特にそのような人が管理職にいると、なかなかオフィス環境の改善が進められません。
ここからは、オフィス環境を変えて業務を効率化させるメリットを紹介しましょう。
メリット１ 生産性が上がる
働きやすい環境でスムーズに業務が進められるようになれば、必然的に生産性が上がります。
生産性の向上は、業務効率化を行う中で最も重要なポイントであると言えるでしょう。
メリット２ コスト削減
オフィス環境の改善には多少のコストがかかりますが、改善によって人件費や消耗品費などのコストを削減する効果があります。
オフィスの環境を整えるために必要な費用は一時的な初期投資だと考えると良いでしょう。
メリット３ 働きやすい環境を従業員に提供出来る
働きやすいオフィス環境が整えられると、従業員は気持ち良く仕事をすることが出来ます。
その結果、人材の流出を防ぎ・優れた人材を確保しやすくなるのです。
従業員のモチベーションも向上させやすくなるため、同時に企業利益を高めていく効果も期待出来るでしょう。
オフィスの業務効率化を実現させる方法
ここからは、オフィス環境を改善して業務を効率化させる具体的な方法を紹介します。自社に最適な方法を探し、取り組みを始めましょう。
方法１ 明るく清潔で快適なオフィス環境を整える
オフィス改善の大前提でもありますが、まずオフィスを清潔な環境に整え、適切な照明や空調を用意します。
従業員自身で清掃をするのであれば、一部の人のみが掃除をするような不公平が生まれないように「掃除の時間」を設けると良いでしょう。
また、多くの企業では従業員が本来の業務に集中しやすいように、清掃は外部に委託しています。
方法２ 今ある不具合を探す
まずは現段階でオフィスが抱えている問題を抽出するために、実際にオフィスで働く従業員の意見を取り入れると良いでしょう。
不具合は一度に抽出することが難しいため、定期的に調査を続けると良いです。見つかった不具合は可能な限り対応するようにして下さい。
方法３ レイアウト・導線を考える
オフィスのレイアウトを考える時には、従業員の利用が多いエリアを中心に考えると良いでしょう。
例えばコピー機や書類棚など多くの従業員が使うものを、いかにスムーズに使える場所に置くかがポイントになります。
使用頻度の多いものを奥まった場所や狭い通路の先などに置かないようにしてください。導線については、従業員の動きを観察してみると良いです。
方法４ 椅子やデスクを見直す
最新のものやオーバースペックのものを揃える必要はありませんが、椅子やデスクは業務の生産性に直結する部分です。
座り心地が良く仕事がしやすいオフィス機器を準備しましょう。
最低でも高さが自由に変えられるオフィスチェアがなければ、従業員それぞれの体型に合わせた業務環境は用意出来ません。
方法５ 古すぎるもの・不具合が出ているものは買い換える
調子の悪くなったパソコンや機器を使い続けないようにします。
特にパソコンは寿命のあるものですので、無理に故障するまで使うのではなく、適宜買い替えるようにしましょう。
無理に使い続けることで、大切なデータを失う・業務が一時的にストップしてしまうなど多くの損益を被る可能性もあるのです。
方法６ 誰でも分かりやすいように書類や備品を保管する
少数の従業員が書類や備品の場所を管理し、他の従業員は全く保管場所が理解出来ていないというのは多くの企業で発生しやすいトラブルです。
本来であれば、業務と同じように書類管理や備品管理の属人化も防ぐべきなのです。
どこに何があるか分かるように保管場所の一覧表を作る・書類を分類ごとに色分けするなどの方法を参考に見直しを行いましょう。
「あれどこだっけ」が起こりにくい環境を作ります。
方法７ 備品発注のルールを設ける
備品発注の担当者がいても、担当者は他の業務も抱えているため、常に備品を確認するわけにはいきません。
「備品が残り何個以下になったら担当者に伝える」「大量に備品を使用する場合には事前に担当者に相談する」などのルールを決めておきます。
「気づいた人がやる」ような状態では、備品管理は難しくなってしまうものです。
また、複数の従業員が発注依頼をしないように、発注した備品には「発注依頼中」などの印を残せると良いでしょう。
方法８ リフレッシュスペース・ミーティングスペースを設ける
対応が難しい会社もあると思いますが、可能な限り従業員が休めるリフレッシュスペースや、会議室とは別に気軽に利用出来るミーティングスペースを設けましょう。
休憩やミーティングはデスクでも不可能ではありませんが、きちんとスペースを設けることで本来の効果が得られるのです。
まとめ
オフィス環境を改善して業務を効率化させる方法を紹介いたしました。
業務効率は少しずつ進めるよりも、従業員に目的を伝え、理解と協力を得た上で一度に進める方法が良いです。
働きやすい環境を用意し、業務の効率化・生産性の向上を進めていきましょう。
