なぜ予実管理が重要なの？重要な理由とポイント、手順を解説

企業経営の基本的な手法に「予実管理」があります。予実管理は企業の課題解決に欠かせない経営手法で、高い精度で実施することにより企業を成長へと導きます。

そこで今回は、予実管理についてポイントや手順を詳しく解説していきます。予実管理の実行や見直しの参考にお役立てください。

予実管理とは

予実管理とは、「予算」と「実績」を管理することです。
企業目標を達成することを目的に、予実管理では、企業の立てた「予算」と実行の結果にあたる「実績」を比較・分析し、現状の進捗や問題の有無を把握して必要な対策を行います。また、事業を継続していくため、今後の予測にもとづいて必要な資金を事前に確保するにあたっても、予測の根拠となる予実管理は必要です。

予実管理は企業の課題改善と成長に欠かせない経営手法のひとつであり、多くの企業が実施しています。

予実管理が重要な理由

予実管理はなぜ企業にとって重要なのでしょうか。その理由を大きく3つの面からご説明します。

理由１　経営課題を見える化

予実管理は、経営上の課題を見える化する手段のひとつです。予実管理をきちんと行っておけば、どこに問題があるのかという課題の根源が数字で把握できます。
例えば、同じ赤字であっても、単に売上が足りない場合と、売上は十分にあるのに経費がかかりすぎている場合があります。同じ赤字であっても、それぞれのケースによって取るべき対策は異なります。
課題を明確にし改善するために、予実管理は有効です。

理由２　自社の状況の定量的分析が可能に

予実管理では、予算と実績を数字で表すことにより、自社の状況を定量的に分析することが可能です。状況を感覚的ではなく数字として把握できるので、的確に状況を捉え、分析、改善へと駒を進めることができます。
また、予算と実績の定量的データは、蓄積し分析を重ねることで、企業のさらなる成長に役立てることもできます。

理由３　業績予想の開示

上場企業には、業績情報の開示が義務付けられています。その中の業績予測の根拠として、予実管理が必要になるため、上場企業にはより精度の高い予実管理が求められます。

予実管理を行う際のポイント

予実管理は、会社の成長を左右する重要なプロセスです。ここでは、予実管理を行う際に意識したいポイントを5つご紹介します。

ポイント１　適切な予算を設定する

予実管理は、最初の予算設定が重要です。この段階で適切な予算を設定することが、会社の業績アップに繋がります。
予算は高すぎず低すぎない、努力することで達成可能な値を設定しましょう。予算を手を伸ばせば届く値にすることで、社員のモチベーション向上や維持を期待できます。

ポイント２　こまめに確認を行う

予実管理はこまめに行う必要があります。こまめに確認することで問題を早期発見し、軌道修正することができるためです。
予算と実績の乖離が目立つ場合には、予算の修正も検討し、常に予算が理想的な経営指標となるようにしてください。

ポイント３　PCDAサイクルを回す

PCDAサイクルとは、「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（評価）」「Action（改善）」という4つのプロセスを1サイクルとし、それを続けていくというフレームワークです。ビジネスにおいてよく用いられるPCDAサイクルは、予実管理にも有効です。
計画、実行の後には、必ず評価と改善を行い、課題を解決することで、予実管理の精度アップが見込めます。

ポイント４　円滑に集計作業ができる環境整備

実績の集計や予算と実績の比較に手間がかかる環境では、予実管理が他の業務を圧迫してしまう恐れがあります。予実管理によって業務が回らなくなり、予算達成が難しくなっては、元も子もありません。
また、リアルタイムで情報を集計できなければ、正確な状況把握も行えません。
予実管理を行えるシステムやツールを活用するなど、円滑に集計作業ができる環境整備を整えましょう。

ポイント５　優先度の高い要素を見極める

予実管理では、重要度の高い予算を見極め、それにフォーカスすることが大切です。細かな数字にこだわりすぎるのではなく、重要度・優先度の高い要素に注力するようにしましょう。

予実管理の手順

予実管理は、以下の3つの手順で進めていきます。

１　予算目標を立てる

予実管理は、予算目標を立てることから始めます。過去の実績に今後の見通しを反映させた上で、企業としての成長を目指せる値で予算目標を設定しましょう。
まずは年間の予算を立て、そこから月ごとの予算を割り当てていきます。月ごとの予算はただ12分割するのではなく、予想される季節ごとの変動を反映させるようにしてください。
新規開業でもとにする過去の実績がない場合には、見込み額をもとにして予算を設定します。

この時の目標は、努力することで手が届く値にすることが大切です。達成不可能な値の目標を設定してしまっては、現実との乖離が生まれ、目標に向けた社内の士気も上がりません。

２　月ごとに決算を行う

予実管理では、月ごとに決算を行うようにしましょう。月ごとに決算を行うことで、予算と実績のずれに早く気づき、必要に応じて軌道修正することができるためです。こまめな決算により、問題の把握や追及もしやすくなるでしょう。
年度の決算と違い、月次の決算は比較的作業量が少ないので、面倒がらずに必ず決算を行うようにしてください。

３　予算と実績を比較

実績がまとまったら、予算と実績を項目ごとに比較していきます。予算と実績に大きな差が生じている場合には、その原因を追及し、必要に応じて対策を実施します。

予実管理を効率化する方法

予実管理を効率化すれば、毎月および期末の決算作業は簡単で正確になります。担当者の負担も軽減されるでしょう。

Excelを用いて予実管理を行っている会社は多いですが、会社の規模が大きくなるとExcelでの予実管理は難しくなっていきます。
会社の規模に左右されず、より効率的に予実管理を行うには、システムやツールの導入が効果的です。予実管理に役立つシステムおよびツールには、以下のようなものがあります。

近年のITシステムやツールは、予実管理に特化したものから、一機能として予実管理機能を搭載しているものまでさまざまです。システムやツールを用いれば、自動的な予実管理が可能になるため、誰もが予実管理業務を担当することができるようになります。
ただし、各システムおよびツールによって機能や使いやすさは異なります。システムやツール導入時には、サービス内容をよく確認するようにしてください。

まとめ

予算と実績の乖離にある問題を追及して、改善のための対策を取るところまでが、予実管理のプロセスです。ただ数字を出してまとめただけでは、問題の改善は見込めず、会社の成長も期待できません。
決算後には必ず見直しと改善を行い、PCDAサイクルを回していくようにしてください。

また、予算達成を目指すには、行った施策の効果を測定し、必要に応じて見直していくことも大切です。セールスイネーブルメントツールを用いれば、営業に関わるあらゆる施策の貢献度を可視化することが可能になります。どの施策が効果的でどの施策に見直しが必要なのか、的確に判断することができます。
セールスイネーブルメントツールは営業効率化や最適化にも役立つので、会社の成長のため導入を検討するのもひとつでしょう。