営業力がアップする！営業日報の書き方・運用方法を徹底分析

営業担当の業務のひとつに、営業日報の作成があります。毎日の営業活動を記す営業日報は、営業担当の成長やマネジメントに役立つことから、多くの企業で必須になっています。

では、優れた内容の営業日報を効率的に作成するには、どうしたらいいのでしょうか。

今回は、営業日報の作成方法や効率化ツールをご紹介します。営業日報の目的やメリット・デメリットについても解説しているので、「営業日報のメリットを感じられない」「営業日報を業務に生かせていない」と感じている担当者は、営業日報活用の参考にしてください。

営業日報の目的

まずは、営業日報の目的について見ていきましょう。営業日報の目的は、営業担当とその上司とで異なります。

営業担当にとっての営業日報の目的

毎日の営業活動の締めとして営業日報を記入する営業担当にとって、営業日報は以下のような目的を持ちます。

営業日報の作成時に毎日の活動を振り返れば、良かった点や反省点を把握し、それらを次の行動に生かすことができます。また、目標に向けて最適な活動が行えているかという方向性の確認にも、営業日報は役立ちます。
この作業を毎日繰り返すことで、営業スキルを身につけることに役立ち、営業担当は成長することができます。

上司・経営層にとっての営業日報の目的

部下の作成した営業日報を確認する上司、また経営層にとって、営業日報は以下のような目的を持ちます。

上司は、営業日報から部下の抱える仕事の状況を把握することができます。毎日の営業日報で仕事の状況がわかれば、必要に応じてアドバイスやフォローができ、早めの軌道修正を行うことが可能です。
また、営業日報には営業のノウハウやナレッジが詰まっていて、それを蓄積して組織で共有することにより、組織全体のレベルアップを図れます。

経営層にとっては、現場で働く営業担当の現状を知ることで市場の動向を把握し、それを営業戦略策定に生かすという目的もあります。

営業日報のメリット

営業日報の作成には、メリットがあります。ここでは、そのメリットを4つご紹介しましょう。

メリット１　行動の振り返りが改善に繋がる

営業日報には、毎日の営業活動が記されます。営業日報の作成によって、また後日日報を見直すことによって、営業担当は自身の行動を振り返ることができます。
この振り返りにより営業活動の課題が明らかになることで、営業活動をより良いものへと改善していくことが可能になり、営業スキル向上を目指せます。

メリット２　報連相のルーティン化

営業日報は、ビジネスに不可欠な報連相を上司に行うツールです。営業日報の作成を義務付けることで、営業担当は毎日欠かさず上司への報連相を行うようになります。
これにより、報連相漏れによるミスやトラブルは起きにくくなり、上司も都度適切なマネジメントを行えます。

メリット３　営業担当の稼働管理が可能

営業担当は外出することが多く、その行動を細かく管理することは困難です。しかし、「今日どんな活動をしたか」を記さなければならない営業日報があれば、「日報に報告できるような内容の1日を過ごさなければならない」という気持ちが生まれ、営業担当は適度なプレッシャーにより積極的に稼働するようになります。

メリット４　備忘録、証拠としての機能

営業活動でトラブルやミスが生じた場合、その経緯や責任の所在が重要になります。営業日報に毎日の行動が記録されていれば、それは証拠の一種として機能し、営業担当の立場を守ってくれます。
また、情報の失念に備えた備忘録としても、営業日報は活用できます。

営業日報のデメリット

営業日報には、メリットが多い一方で、デメリットも存在します。営業日報のデメリットを2つ挙げていきます。

デメリット１　営業担当の負担になる

営業日報を作成するには、ある程度の時間がかかります。営業日報があることで業務は増え、場合によっては、外出しても日報のために一旦帰社しなければならないなどの非効率が生じることもあります。
作成作業が営業担当の負担になりやすい点は、営業日報のデメリットです。

デメリット２　形骸化しやすい

営業日報の作成は行われているけれど、それを活用されていないという組織は多いのではないでしょうか。

営業日報は形骸化しやすいというデメリットがあります。日報作成およびその確認は営業担当や上司の負担になり、またそれが毎日繰り返されることから、次第に作成や確認がおろそかになってしまうためです。
せっかく営業日報を作成してもしっかりと目を通してもらえないなら、営業担当の営業活動に対するモチベーションは低下してしまいます。

営業日報の書き方

ここからは、効率的で成果に繋がりやすい営業日報の書き方を、4ステップでご紹介します。

１　本日の目標を記入

営業日報を、全て営業活動後に書く必要はありません。朝もしくは前日の段階で本日の目標を書いておくことで、1日の活動を濃く効率的なものにすることができます。

ToDoリストの感覚で、今日やるべきことを優先順位をつけながら記載しましょう。

２　業務実績を記入

営業活動が終了したら、本日の業務実績を記入していきます。活動内容や朝立てた目標と成果の比較を、数字を用いてできるだけ明確に記すようにしましょう。
また、商談については、日時や場所、担当者、商談内容などを詳しく記入します。
後から見て内容を詳細に思い出せるようにしておいてください。

３　1日を振り返る

目標に対する成果から、1日の振り返りを行います。各目標と成果に対し、できたこととできなかったこと、改善点、思いなどを簡潔に記しましょう。

４　翌日の目標を立てる

最後に、翌日の目標を立て、記入します。目標は、本日の達成度に応じて調整し、努力すれば達成できるレベルに設定しましょう。

このように、営業日報を通して、「目標設定→営業活動→振り返り→振り返りを反映させた目標設定」というサイクルを繰り返すことにより、PCDAサイクルが回って、営業活動を継続的に改善していくことができます。

営業日報の作成を効率化させるツール

社内のパソコンからしか作成できなかったり、未だにペーパーレス化できていなかったりと、営業日報の作成が非効率のままになっている企業も多いでしょう。
毎日行う営業日報が効率的に作成できなくては、営業担当の負担は大きくなってしまいます。

ここでは、営業日報作成の効率化に役立つツールを3つご紹介します。すぐに取り入れられるものもあるので、営業日報の作成を非効率に感じている方は、一度試してみてください。

①営業サポートツール

SFAツールやセールスイネーブルメントツールなどといった営業活動をサポートするツールには、営業日報機能や営業日報として使えるメモ機能、スケジュール機能などが搭載されています。

ツールを使えば、スマホやタブレットからでもアクセスが可能で、出先からでも営業日報を作成することができます。営業日報のために帰社する必要がなくなれば、営業担当の負担は軽くなります。
また、上司も部下の営業日報を確認しやすくなるでしょう。

②音声入力

近年のスマートフォンの音声入力機能は、格段に向上しています。音声入力機能を使えば、いつでもどこでも柔軟にメモを取ることが可能になります。
営業活動の中で気づいたことを、スマホの音声入力でサッとメモしておき、それをもとに営業日報を作成すれば、作成時に何を書いていいか悩む必要はなくなります。

③カレンダーアプリ

カレンダーアプリで各営業担当のスケジュールを共有すれば、「誰がいつどこで何をしたか」がわかり、それ自体を日報として活用することができます。SFAツールやセールスイネーブルメントツールなどのスケジュール機能も同様に使用できます。
営業担当であればカレンダーアプリを使用している人も多いと思いますので、営業日報作成の手間はずいぶん減るでしょう。

まとめ

営業日報は、営業活動のPCDAサイクルを日々回していくのに効果的なマネジメント手法です。営業担当は日報作成を面倒に、上司は日報確認を負担に感じることもあるかもしれませんが、営業日報をうまく活用できれば営業成果を向上させることも可能です。形式的な日報として形骸化させず、日々の業務に営業日報の内容を生かすよう意識しましょう。

また、営業日報の作成・管理には、SFAツールやセールスイネーブルメントツールなど営業活動をサポートするツールが役立ちます。ツールがあれば営業日報の作成は効率的に行えるようになり、日報の内容からのナレッジ蓄積もしやすくなります。
ツール導入によって、営業日報の活用が活発化すれば、営業担当および組織の成長度は高まっていくでしょう。