ビジネスの場で書類や請求書を顧客に送る際には、添え状を付ける必要がありますが、何を記載すればよいか迷う方も多いでしょう。
添え状は、一度テンプレートを作成しておけば、内容を調整することで何度でも利用可能です。ただし、用途に応じて挨拶文を変更することで、より自然な仕上がりになります。
この記事では、目的別や相手別に添え状の書き方を紹介します。これから添え状を作成しようと考えている方は、ぜひ参考にしてください。
添え状とは
添え状とは「送付案内状」「資料送付状」のことで、「送付状」や「添え状」と呼ばれることもあります。郵送またはFAXで請求書などの書類を送る際に添えられるもので、添え状があるかないかで書類を受け取る相手に与える印象が大きく変わります。また、添え状には以下のような役割があります。
1. 送付先への挨拶をする
郵送やFAXで書類を送ると、素早く相手に書類を届けられますが、書類のみを送付するとそっけない印象になってしまいます。手渡しの場合に行う挨拶を、添え状が代わりに行ってくれると考えると良いでしょう。
そのため、添え状の挨拶文は相手との関係性に応じて多少変更する必要があります。
2. 送付書類の送り漏れを防ぐ
通常、添え状には送付した書類の内容や枚数が記載されます。多くの人は、書類送付時に添え状を用いて送付内容の最終確認を行うため、添え状には書類の送付漏れを防ぐ効果があると言えるでしょう。
また、受け取る側も届いた書類の内容確認時に添え状を活用できます。
3. 補足説明をする
書類に補足事項を記載するスペースがない場合、添え状に補足事項を記載します。特に書式が定められている書類を送る際に役立ちます。
4. 誤送信を教えてもらう
避けるべき事態ですが、FAX先の入力間違いや記入ミスで書類の送信先を間違えてしまった場合、添え状があることで誤送信に気づかれやすくなります。例えば、A社に送る予定の書類をB社に送ってしまった場合、すぐに誤送信の事実を教えてもらえる可能性が高まります。
もちろん、誤送信自体を避けるべきですが、早くミスに気付けば迅速な対応が可能になります。
添え状の書き方・文例
ここでは、具体的な添え状の書き方と文例を紹介します。一度テンプレートを作成しておけば、あとは内容を変更するだけで何度も活用できます。
郵送で使う添え状の書き方
まずは、郵送で書類を送る際に活用できる添え状の例を紹介します。郵送の添え状は、一般的にA4サイズで印刷し、書類の一番上に置いて封筒に入れます。
| 項目 | 内容 |
| 送付日 | 書類作成日ではなく、書類を投函する日付を右上に記載します。 |
| 宛先 | 宛先の住所、会社名、担当者名を左上に記載します。部署宛の場合は「御中」、個人宛の場合は「様」を付けます。 |
| 送り主 | 自社の住所、会社名、送付担当者名を右端に揃えて記載します。電話番号やメールアドレスも表示すると良いでしょう。 |
| タイトル | 用紙の中央に記載するのが一般的です。 |
| 頭語 | 手紙の冒頭の挨拶にあたる部分です。ビジネス文書では「拝啓」「敬具」を用いるのが一般的です。 |
| 挨拶文 | 頭語に続けて1スペース空けて記載します。季節に関係なく使える表現を用います。 |
| 「記」→送付内容→「以上」 | 「記」を中央に、送付内容を箇条書きで説明し、末尾の右下部分に「以上」と記します。 |
| 備考 | 必要であれば最後に備考欄を設けて補足情報を追加します。不要の場合は項目自体を削除します。 |
FAXで使用する添え状の書き方
FAXで使用する添え状は、受け取り先のインクやトナーを無駄に消費してしまわないように、シンプルなデザインを心掛ける必要があります。
| 項目 | 内容 |
| タイトル | 多くの場合「FAX送信状」というタイトルが用いられます。 |
| 送信日 | 書類作成日ではなく、FAXを送信する日付を右上に記載します。 |
| 送信先 | 宛先の会社名と担当者名、電話番号、FAX番号を記載します。万が一誤送信があった場合に、相手のFAX番号の記載があると間違いに気が付きやすくなります。 |
| 送信元 | 自社の会社名と担当者名、電話番号、FAX番号を記載し、送付枚数も記します。FAXは送信途中で相手に確認される可能性があるため、送付枚数が分かりやすく記載されていることが重要です。 |
| 頭語・挨拶文・送付内容・備考 | 頭語・挨拶文・送付内容の記載は、郵送の添え状と同じです。 |
| 相手への対応依頼の種別 | FAX送信は郵送よりも早く相手の手に届くため、書類を受け取った相手に求める対応を記載します。添え状のテンプレートに「至急」「ご参考まで」「ご確認ください」「ご返信ください」という言葉とチェック欄を用意すれば、FAX送信時にチェックを入れるだけで相手に希望する対応が伝わりやすくなります。 |
相手別の添え状の挨拶文
添え状の挨拶文は、送付する相手によって内容を変える必要があります。
以下では、相手別の挨拶文の書き方を説明します。挨拶文以外の項目は特に変える必要はありませんが、個人のお客様や社内宛ての文書では、相手との関係性によって「拝啓・敬具を使わない」「記・以上を記載しない」場合でも悪い印象は与えません。
1. BtoB営業
BtoB営業で使用する添え状は、自社から顧客である企業に向けて送るため、シンプルな書式でビジネス文を用いる必要があります。
BtoB営業の添え状で使う挨拶文の例
- 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。早速ではございますが、下記の書類をお送り致しますので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。
2. BtoC営業
BtoC営業では個人の顧客に向けて添え状を作成しますが、企業向けのものをそのまま使うと堅苦しい印象を与える可能性があります。言葉を柔らかくする必要があります。
BtoC営業の添え状で使う挨拶文の例
- いつも当店をご利用いただきましてありがとうございます。下記の書類をお送り致しますので、ご査収の程よろしくお願いいたします。
3. 社内
同じ企業内でも別の事業所の相手に郵送やFAXで書類を送付する際には添え状を利用すると良いでしょう。添え状があるだけで丁寧な印象を持たれます。
社内の相手向けの添え状で使う挨拶文の例
- お世話になっております。下記の書類をお送りします。よろしくお願いします。
まとめ
書類送付には添え状が欠かせませんが、添え状の内容には注意が必要です。添え状が持つ役割を認識し、過不足なく必要な情報を記載しましょう。
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