会議やイベントなどの日程調整には多くの労力が必要です。何人もの参加者から希望の日程を確認し、調整する作業を複数回繰り返していたら、本来の業務に支障をきたしてしまうでしょう。
このような日程調整の煩わしさを無くすために生まれたのが日程調整ツールであり、日程調整ツールを用いれば多くの参加者がいる会議やイベントも最小限の労力で日程調整が可能になります。
この記事では、日程調整ツールのメリットとツールを選ぶ際のポイント、おすすめの日程調整ツールをまとめました。日程調整業務を効率化させたいと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。
日程調整ツールとは
日程調整ツールは冒頭でもお伝えしたように、会議やイベントなどの日程調整を自動化できるツールのことです。
具体的には、日程調整ツールでURLを発行し、参加者に送信します。参加者側では、送られたURLから希望日を選択することで日程を決めることが可能です。
今まで主催者が行っていた参加者への日程確認、調整、周知の手間が省け、日程調整に必要な労力と時間が大幅に削減可能だと言えるでしょう。日程調整業務によってコア業務に支障が出る心配は不要になります。
日程調整ツールの主な機能
日程調整ツールの主な機能には次のようなものがあります。自社に必要な機能は何かを考えてみると良いでしょう。
・メール通知機能：日程調整や確定日時の連絡メールの自動送信
・リマインド機能：返信催促やリマインドメールの自動送信
・会議室予約機能：確定日時と参加人数を踏まえた上での会議室予約
予定した会議がオンラインでの実施であった場合、Web会議システムと連携して自動的にWeb会議を設定しURLの発行を行ってくれるツールも存在します。
予約受付型と候補提案型
日程調整ツールは大きく分けて2種類の型があります。ここではそれぞれの特徴を説明しましょう。
予約受付型
予約受付型の日程調整ツールは、GoogleカレンダーやOutlook予定表などのスケジュールツールと連携して自分のスケジュールの中で空いている日時を探し、参加者に参加可能な日時を選んでもらう流れで日程を調整します。
非常にスムーズに日程調整が可能な方法だと言えるでしょう。
候補提案型
候補提案型の日程調整ツールでは、自分で自分のスケジュールを確認した上で日程を選び、その日程の中から参加者に参加可能な日時を選んでもらいます。
予約受付型よりも自分で候補日を設定するという手間は増えますが、自分の空き時間を公開することに抵抗がある方や、予定の公開を避けるべき立場の方に適しているでしょう。
日程調整ツールの導入メリット
日程調整ツールの導入によって得られるメリットは次のようなものです。
メリット１ 参加者の多い会議やイベントでも日程調整が出来る
今までの方法で日程調整を行うと、参加者が増えるほど日程調整に必要な時間と労力が増えてしまいますが、日程調整ツールでは参加予定者を一覧にし、一人ひとりの参加希望日時を簡単に確認出来ます。
情報共有も可能な日程調整ツールであれば、参加者が多くても日程調整がスムーズに行えるようになっているのです。
メリット２ 日程調整にかかる労力を最小限に抑えられる
日程調整ツールの最大のメリットは効率良く日程調整が行える点です。
参加者への個別連絡や希望日の確認、全員の希望日を聞いた上での日程調整をする必要がなくなり、浮いた時間を他の業務に活用出来るでしょう。
メリット３ ダブルブッキングが防げる
日程調整ツールを利用すれば、確定した会議やイベントの予定は自動的に自分のスケジュールに設定されます。「スケジュールに入れるのを忘れていた」ということが無くなり、ダブルブッキングや会議への参加を忘れていたということも防げるでしょう。
また、同時に複数の会議日程を調整しても、日程調整ツールを利用していれば、空いているスケジュールに会議が設定されるので、スケジュールがかぶってしまうことは無くなります。
日程調整ツールを選ぶ際のポイント
日程調整ツールは現在多くの企業で導入が進んでいることから、ツール自体の種類も増えています。ここでは日程調整ツールを選ぶ際に知っておくべきポイントを紹介しましょう。
ポイント１ 予約受付型と候補提案型のどちらか
日程調整ツールと言えば予約受付型がメインになりますが、候補提案型の利用を希望する場合には専用のツールを探す必要があるでしょう。
導入前に自社に最適な日程調整ツールの型はどちらかを考えておいてください。
ポイント２ 利用しているスケジュール管理ツールや他のツールと連携可能か
予約受付型の日程調整ツールを使用しても、現在使用しているスケジュール管理ツールとの連携が出来ないのでは意味がありません。場合によってはスケジュール管理ツール自体の見直しが必要になるでしょう。
また、生産性をより高めるためには導入済みのWeb会議システムや営業支援ツールなどとも連携可能なものを選択すると良いです。
ポイント３ 誰でも使いこなせる操作性
日程調整ツールはパソコン操作が得意でない方にとっても使いやすいものでなくてはいけません。シンプルで使いやすく、直感的な操作が可能なツールを選びましょう。
また、無料の試用期間を使って実際の使い心地を確認しておくべきです。試用期間が用意されていない場合は、口コミなどを確認してください。
ポイント４ 必要な機能が搭載されているか
日程調整ツールはツールによって搭載されている機能が異なります。自社が必要な機能は何かを考えた上で、ツールを選ぶ必要があるでしょう。
例えば、海外拠点との日程調整が多いのであれば時差対応機能などが求められます。
ポイント５ マルチデバイス対応か
日程調整ツールはパソコンだけでなくスマホやタブレットなどでも活用出来るものでなくてはいけません。マルチデバイス対応であれば、外出の多い営業担当でも移動先で日程調整が可能になるでしょう。
テレワーク中の相手に対しても問題なく日程調整がしやすくなります。
ビジネスで利用出来る日程調整ツールを比較
最後に、ビジネス利用に適しているおすすめの日程調整ツールを紹介します。自社に最適なツールが見つけられるようにしてください。
eeasy
eeasyは予約受付型の日程調整ツールで、グループウェアとの連携によって社員1人が日程調整にかかっている無駄な時間を年間100〜200時間削減可能だと言われています。eeasyユーザーでなくても日程選択が出来るため、取引先との日程調整にも適しているでしょう。
850円
※月間の調整回数が6回未満のユーザーは無料
※試用期間1ヶ月
Spir スピア
「日程調整を簡単に」というコンセプトのもと、カレンダープラットフォームとしてカレンダー上で予定を見ながら最短数秒で社外の誰かとの調整ができる日程調整カレンダーです。複数人で共有した際のカレンダーの見やすさに定評があります。
【Spirの費用：月額】
個人プラン：0円
チームプラン：1480円/ユーザー
ビジネスプラン：990円
TimeRex タイムレックス
面倒な日程調整を自動化するツールです。簡単な設定でGoogleカレンダーやOutlook予定表と連携でき、候補日程の抽出や予定の登録を自動化できるのが特徴です。
【TimeRexの費用：月額】
フリー：0円
ベーシック：750円
プレミアム：1250円
※年払いの場合
スケコン
候補提案型の日程調整ツールであるスケコンは、シンプルな操作性と分かりやすいデザインが人気で、ビジネス利用だけでなく個人利用にも適しています。無料版も用意されており、試用期間も長いため、じっくり使い心地が確認出来ます。
フリープラン：0円
スタンダードプラン：660円
ビジネスプラン：990円
※年払いの場合
※プランによって回数制限あり
※試用期間2ヶ月
調整アポ
調整アポは、日程調整にかかっていた面倒な作業を自動化可能な予約受付型の日程調整ツールです。クラウド受付システムRECEPTIONST利用中の企業に訪問時は、共有されたQRコードをかざすだけで訪問連絡が可能だという特徴もあります。
費用は非公開となっているため、導入を検討されている方は直接問い合わせてみましょう。
https://scheduling.receptionist.jp/
まとめ
日程調整ツールを用いれば、日程調整にかかっていた時間や手間を削減でき、コア業務に集中出来るようになります。
また、顧客との打ち合わせが頻繁にある営業担当であれば、日程調整の効率化だけでなく、営業活動全体の効率化も視野に入れましょう。営業ツールやセールスイネーブルメントツールなどの営業活動をサポートするツールを利用すれば、営業活動を効率良く進めることができます。業務効率化のためのツールは、様々な種類のものがあります。自社に合った最適なツールの導入を検討しましょう。
