営業活動で顧客と商談を行った後、そのまま案件を放置していませんか？
商談後には、追客メールや後追いメールを送ることが営業の基本です。後追いメールは、顧客に対する感謝の気持ちを伝えるためのものです。商談後に適切なメールを送ることで、顧客との有効な関係を築くことができます。
今回は、営業における後追いメールについて、その概要やメリットを詳しく解説します。例文もご紹介しますので、メール作成の参考にしてください。
追客(後追い)メールとは？
追客メールの定義と重要性
追客メールは、商談後や最初の接触後に送信されるフォローメールの一種で、顧客との関係を深める役割を果たします。適切なタイミングで送信することで、成約率を大幅に向上させることができます。
顧客との良好な関係を築き、顧客のニーズや状況を深く理解した上で、パーソナライズされたメッセージを届けることが重要です。
追客メールの役割
追客メールは、顧客の関心を再度引き出し、自社の強みや提供できる価値を再確認してもらうためのものです。顧客の疑問を解消し、購買プロセスを円滑に進めるサポートをすることで、顧客満足度を高めることも期待できます。これにより、忘れられずに商談を前進させることが可能です。
追客メールは商談後以外にも効果的
追客メールは、商談後だけでなく、以下のような場合にも効果的です。
- 停滞している案件を進めたい時
- 失注した案件を掘り起こしたい時
停滞している案件に対しては、催促ではなくサポートとしての追客メールが効果的です。「ご不明な点はありませんか？」や「新たな参考資料をお送りします」など、相手が催促と感じない内容でメールを送りましょう。
また、失注案件を掘り起こす場合も、後追いメールが有効です。この場合、相手のニーズを踏まえた新たな情報を提供すると良いでしょう。
営業の追客メールの効果
営業の追客メールには、どのような効果が期待できるのでしょうか。ここでは、後追いメールによる3つの主要な効果を紹介します。
効果1: 自分や商談のことを印象づけられる
追客メールは、相手先の担当者に自分（営業担当）や商談のことを印象づけるのに効果的です。相手先の担当者が一日に多くの商談を行ったり、他の業務に忙殺されたりしている場合、一つ一つの商談や営業担当の印象が薄れてしまうことがあります。しかし、後追いメールを送ることで、相手先の担当者は商談や営業担当のことを再度思い出すことができます。メールの内容によっては、他社よりも自社を強く印象づけることも可能です。
商談を思い出してもらい、印象に残ることで、案件の対応の優先度を上げてもらえる可能性も高まります。
効果2: 顧客との信頼関係を深められる
追客メールは、相手先の担当者との信頼関係を深めるのにも役立ちます。例えば、メールを受け取った顧客が「わざわざお礼のメールをくれた」「不明点がないか気にかけてくれている」と感じた場合、その顧客は営業担当に対して信頼を抱くでしょう。
顧客との信頼関係が築かれれば、その後の営業活動も円滑に進む可能性が高まります。
効果3: 顧客の行動を後押しできる
追客メールは、顧客の行動を促す手段としても有効です。営業担当から現状確認の後追いメールが送られてくると、多くの顧客は案件について再度考え、後回しにしていた対応を進めようとすることがあります。
ただし、あからさまな催促は顧客に悪印象を与える可能性があるため、慎重に行動することが重要です。
営業の追客メールのポイント
営業の追客メールでは、タイミングや内容が非常に重要です。適切なタイミングと内容で後追いメールを送ることで、商談が次のステージに進みやすくなります。ここでは、後追いメールを送る際に押さえておきたい5つのポイントをご紹介します。
ポイント1: メール送信は商談後時間を空けない
追客メールは、商談後できるだけ早く送ることが効果的です。時間が経つと、相手の記憶から商談内容や営業担当の印象が薄れてしまう可能性があります。そのため、商談を行った当日か、遅くとも翌日にはメールを送るようにしましょう。
ポイント2: 本文で他社と差をつける
追客メールの本文は、他社との差別化の要です。一般的な定型文ではなく、以下のような要素を取り入れると良いでしょう：
- 商談のお礼
- 商談内容の簡単な要約
- 商談中の具体的なエピソード
- 未解決の質問に対する回答
- 新たな提案
こうした内容を含めることで、相手は商談内容をより鮮明に思い出し、良い印象を持つ可能性が高まります。
ポイント3: 件名はわかりやすく端的に
追客メールの件名は、わかりやすく簡潔にすることが重要です。例えば、「打ち合わせのお礼」「本日の訪問のお礼」などが考えられます。さらに、会社名や担当者名を件名に入れると、受け手にとってわかりやすくなります。件名はメールの開封率に大きく影響するため、注意が必要です。
ポイント4: 質問を入れ込む
メール本文に質問を含めるのも効果的です。例えば、「懸念事項はございますか？」「再度ご訪問させていただけますか？」などの文言を使用することで、相手からのフィードバックを促すことができます。
ただし、「ご検討いただけましたか？」などの直接的な質問は避けるべきです。このような質問は催促の印象を与え、相手からの反応が得にくくなる恐れがあります。
ポイント5: しつこくするのは逆効果
追客メールは、頻繁に送るものではありません。相手が検討中であるのに、何度もメールを送ると、感謝やフォローの意図が伝わらず、単なる催促と受け取られてしまう可能性があります。これにより、相手からの印象が悪くなり、商談が進展しなくなるリスクもあります。
追客メールのタイミングや頻度には十分注意を払いましょう。
営業の追客メールの例文
ここでは、商談後の追客メールと、停滞案件に対する後追いメールの例文を紹介します。
商談後の追客メールの例
件名: 本日の打ち合わせのお礼 【●●社 自分の名前】
○○株式会社
〇〇 〇〇 様
平素よりお世話になっております。
株式会社●●の××でございます。
本日はご多忙の中、【商品・サービス】についてご提案のお時間をいただき、ありがとうございました。ご同席くださった皆様にも、お礼をお伝えいただければと存じます。
弊社は、貴社の「【課題・ニーズ】」を全力でサポートさせていただきたいと考えております。社内検討に際し、ご質問やご不明点等ございましたら、お気軽にご連絡くださいませ。
また、本日ご紹介しました【商品・サービス】につきまして、改めて資料を送付いたします。ご検討いただけますと幸いです。引き続きよろしくお願いいたします。
（先日〇〇様がおすすめされていた【アイテム】、社内にも愛用者が多いようです。良いものを教えてくださり、ありがとうございます！）
【署名】
停滞案件に対する追客メールの例
件名: Re: 先日の打ち合わせのお礼 【●●社 自分の名前】
○○株式会社
〇〇 〇〇 様
平素よりお世話になっております。
株式会社●●の××でございます。
先日はご多忙の中、【商品・サービス】についてご提案のお時間をいただき、ありがとうございました。貴社の「【課題・ニーズ】」を解決すべく、弊社から再度ご提案させていただきたいと思い、ご連絡いたしました。
【再提案の内容を簡潔に述べる】
「【課題・ニーズ】」の変更点や新たなご提案について、今一度お話させていただけますでしょうか。ご都合のよろしい日時をご提示いただけますと幸いです。
何かご不明な点やご要望などございましたら、遠慮なくお申し付けください。
引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。
【署名】
追客メール以外のフォロー方法
営業後の顧客に対するお礼やフォローは、メール以外の方法でも行えます。以下の4つが一般的な方法です。
電話
電話でのお礼は、相手の反応を直接感じ取ることができ、こちらの熱意も伝わりやすい方法です。ただし、電話は相手の仕事の手を止めることになるため、電話でのお礼が適切かどうかを見極める必要があります。
ビデオ通話（会議アプリ）
ビデオ通話を利用すると、対面に近いコミュニケーションが可能です。表情や声のトーンから相手の感情を読み取ることができ、より親近感を持ってもらえるでしょう。しかし、こちらも相手の時間を奪う可能性があるため、状況に応じて適切に判断する必要があります。
ビジネスチャット
多くの企業が利用しているビジネスチャットは、メールの代わりとして便利な手段です。気軽にメッセージを送れるため、頻繁にコミュニケーションを取りたい相手には特に有効です。迅速なやり取りができる点が利点です。
手紙
誠意を伝えたい場合には、手紙を送るのも良い方法です。手間と時間がかかるため、特別な場面や重要な案件に対して使うと効果的です。
まとめ
営業の追客メールは、自社商品や商談内容を相手に印象づけるための効果的な手段です。多くの企業が追客メールを行っていますが、相手に響くオリジナルの文章で他社との差をつけることが重要です。ただし、言い回しやタイミングによっては、相手が不快に感じることもありますので、誤字脱字にも注意しましょう。
追客メールなどのメールは営業の重要な手段ですが、セールスイネーブルメントツールを活用することで、営業メールのアプローチがより効果的になります。これらのツールは、メールの開封状況やどの部分が読まれているかといった顧客の行動を可視化できるため、顧客のニーズや温度感を把握し、次のアプローチの確度を高めることができます。