PDFは、ビジネスの場に限らずさまざまなシーンで活用されているファイル形式です。しかし、PDFが使いやすいと言われる理由や作成方法が分からないという方もいるでしょう。
今回の記事では、PDFについての基本的な情報とともに、PDFの作成方法や知っておくべき機能を説明します。普段からPDFを使用する機会が多いという方は、ぜひ参考にしてください。
PDFファイルとは
PDFはアドビシステムズが考案・開発した電子文書ファイルのフォーマットです。Portable Document Formatを略しており、「電子文書」と呼ばれることもあります。PDFは文書データを画像データのように保存可能で、どのような環境で開いても文字化けやズレなどが発生しないという特徴を持っています。
さらに目で見たままの状態で印刷が出来るため、データのやり取りが非常にスムーズになるのです。つまりPDFは、印刷されたデータのように扱える電子データだと考えれば良いでしょう。
PDFの歴史
PDFは1990年代の初め頃に、PostScriptという言語を基本として開発されています。PostScriptはデータ作成者と印刷を依頼された印刷会社がデータのレイアウトを確認し合うために使われていたもので、情報交換を目的としていませんでした。
当初PDFは高価な有料ソフトがなければ作成出来ませんでしたが、無料のPDF作成ソフトが増えたことによって普及が進みます。次第に、基本的な機能としてPDFの表示・印刷が行えるソフトがインストールされているパソコンも販売されるようになりました。
こうしてPDFは社会に定着し、現在では多くの表計算ソフト・文書作成ソフトでも簡単にPDFが作成出来るため、誰もがPDFを日常的に扱うようになったのです。
PDFを利用するメリット
PDFは非常に便利なフォーマットであるとお伝えしました。ここでは、PDFを利用するメリットを具体的に説明しましょう。
メリット１ 環境に左右されずに表示出来る
PDF以外の文書データは閲覧環境によって文字化けやズレなどが生じる可能性があります。特にWindows・MacなどOSが変わると、データのやり取りが難しくなるでしょう。
PDFは環境に左右されることなく安定して閲覧・印刷・編集が可能です。
メリット２ ファイルサイズが小さく、データの送受信・管理がしやすい
PDFデータは非常に小さいために、PDFファイルの送受信は行いやすいです。PDFファイルの数が増えてしまっても容易に管理出来るのです。
メリット３ 高いセキュリティが保持できる
データの暗号化・パスワード設定などが実施出来ることから、高いセキュリティを保持したままデータの送受信が行えます。ビジネスの場でも扱いやすいと言えるでしょう。
PDFの作成方法
PDFの作成は使用しているソフトによって変わります。ここでは、Word（ワード）・Exce（エクセル）・Power Point（パワーポイント）で作ったデータをPDFに変える方法を説明しましょう。
２．選択肢から「名前を付けて保存」をクリックする。
３．保存先を指定し、ファイルの種類から「PDF」を選ぶ。
ソフトが変わっても、ほとんどの場合は同じような方法でPDFが作成可能です。
また、Google社が提供するGoogleドキュメントやGoogleスプレッドシート、Googleスライドでも同様に作成したドキュメントやスライドをPDFファイルとして書き出すことができます。
PDFの閲覧・印刷
PDFを閲覧・印刷するには専用のビューアをインストールする必要があります。最新のWindows・MacOS搭載のパソコンであれば、標準でビューアが搭載されているでしょう。広く利用されているPDFのビューアは「Adobe Acrobat Reader」です。Adobe Acrobat Readerは無料のソフトであり、パソコンだけでなくスマホやタブレットでの利用も可能です。
Adobe Acrobat Readerの場合は、PDFを表示してメニューバーの「ファイル」から「印刷」を選択するか、ツールバーにあるプリンターのイラストをクリックすることで簡単に印刷が出来ます。
フォントの埋め込みとセキュリティ機能
フォントのデータが含まれていないデータをやり取りする時は、データの送信者・受信者の両方が同じ種類のフォントを持っていなくてはいけません。そうでない場合には、データ受信者側で正常にデータが表示されなくなる恐れがあるのです。
では、なぜPDFが利用環境に左右されずにデータを表示可能であるかと言うと、PDFにはフォントに関する情報を埋め込むことが出来るためです。PDFにフォントを埋め込むと、文字化けやフォントの置き換えを防ぐことが出来ます。ここでは、PDFにフォントを埋め込む方法とセキュリテイ機能について説明しましょう。
PDFにフォントを埋め込む方法
前述したWordやExcelから「名前をつけて保存」でPDFファイルを作成する場合は、自動でフォント情報が埋め込まれます。
以下の手順で、フォントが埋め込まれているか確認できます。
２．メニューバーにある「ファイル」から「プロパティ」を開く
３．「フォント」タブを開き、フォントの名称の横に「埋め込み」または「埋め込みサブセット」と記載があれば、フォント情報は埋め込まれています
フォントが埋め込まれていない場合は、Adobe Acrobat Readerでフォントを埋め込むことが可能です。方法は下記の通りです。
２．プリンターで「Adobe PDF」を選んでから「プロパティ」を押します
３．「Adobe PDF設定」のタブからPDF設定に「プレス品質」を選んだ上で「OK」をクリックしてください
４．印刷ダイアログボックスが再度開いたら、「印刷」ボタンを押します
５．「PDFファイルの保存」ダイアログボックスが表示された後に、任意のファイル名をつけてファイルを保存しましょう
PDFのセキュリティ機能の使い方
PDFのセキュリティ機能にはいくつかの種類があります。
・データの印刷や編集を制限する（パスワード設定など）
・PDFの発行元を保証する（証明書による文書の保護など）
・複数のPDFに同じセキュリティ設定を反映させる（セキュリティポリシーの適用）
ただし、これらのセキュリティ機能はAdobe Acrobat Readerでは使うことができません。有料版のAdobe Acrobatを購入する必要がありますので、注意しましょう。
ここではパスワードを使ってPDFを保護する方法を説明しましょう。
PDFファイルを開くためのパスワードを設定する
２．「パスワードによるセキュリティ-設定」ウインドウが開くので、必要なパスワードを設定します
３．「文書を開くときにパスワードが必要」のチェックボックスにチェックを入れ、パスワードを入力します
４．OKを押して完了です
印刷と編集を制限するためのパスワードを設定する
２．「パスワードによるセキュリティ-設定」ウインドウが開くので、必要なパスワードを設定します
３．「文書の印刷および編集を制限。これらの権限設定を変更するにパスワードが必要」のチェックボックスにチェックを入れます
４．どの程度の制限を行うのかドロップダウンリストから選択し、パスワードを入力します
５．OKを押して完了です
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まとめ
PDFはビジネスの場だけでなくさまざまなシーンで利用されているフォーマットです。ファイルサイズが小さく、閲覧環境に左右されずにデータを確認出来るというメリットがあることから、送信先の環境を気にせずにデータを扱えます。この記事を参考にセキュリティ設定を行えば、よりPDFが使いやすくなります。PDFを使いこなして安全かつ便利にデータをやり取り出来るようになりましょう。
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