給与計算のために必要な勤怠管理は、手作業で行うと非常に多くの手間がかかってしまいます。特に最近は社会全体で「働き方改革」が進められたことにより勤務形態が多様化し、勤怠管理がより複雑になったといえるでしょう。
この記事では従業員の勤怠管理を効率よく進めるために、多くの企業で運用が検討されている勤怠管理システムについて説明します。
具体的にお勧めの勤怠管理システムやシステムの選び方もお伝えいたしますので、ぜひお役立てください。
勤怠管理システムとは
勤怠管理システムは従業員の勤務状況を管理し、給与計算や残業超過がないかの確認を行うために使用されます。
勤怠管理システムを導入すれば、以前のように従業員が打刻したタイムカードを手作業で計算、整理したり、手書きの勤怠表をまとめるような手間もいりませんので、勤怠管理にかかる時間を大幅に削減しながら、正確な勤怠管理が出来るようになるでしょう。
また、勤怠管理システムにはタイムレコーダー型、オンプレミス型、クラウド型があり、それぞれの特徴は下記になります。
①タイムレコーダー型
タイムレコーダー型は、出退勤の時刻を自分で記録するシンプルなものから、自動集計などの機能を搭載したものまで用意されています。その打刻方法は用紙タイプ、カードタイプ、パソコン入力タイプなどさまざまです。
自社に最適な方法が選択でき、安価に導入出来るというメリットがあるため、従業員数が少ない会社で導入されることが多いようです。
②オンプレミス型
自社サーバーにソフトウェアをインストールして使用する勤怠管理システムです。自社内で情報を管理するため高いセキュリティが確保されており、カスタマイズもしやすいという特徴を持っています。
導入費用や期間が必要なことがデメリットですが、サービスによってはオフラインで利用可能なものもあり、従業員数が多い企業で積極的に採用されているスタイルだといえるでしょう。
③クラウド型
クラウド型はインターネット上で提供される勤怠管理システムで、年額・月額契約をして勤怠管理を行います。
インターネット環境が用意されていれば、どこにいても利用可能なことから、リモートワークや出張時にも毎日勤怠の入力が出来るでしょう。
また、迅速な導入が可能で導入費用が無料または手頃な価格であり、多様な働き方に対応出来るなどの特徴もあります。
勤怠管理システムの機能
勤怠管理システムには、どのような機能が用意されているのでしょうか？
ここでは、一般的な勤怠管理システムに搭載されている機能の例を紹介しましょう。
- 勤務スタイルに合わせた打刻機能
- 遠隔でも可能な承認機能（承認権限の設定含む）
- 勤怠の提出もれ・承認もれを防ぐ通知機能
- 当月の残業時間をリアルタイムで把握する勤務時間の集計機能
- 残業過多時のアラート機能
その他にも独自の機能を搭載した勤怠管理システムもあるため、自社が求めている機能は何かを考えておくと良いです。
勤怠管理システムの導入メリット、効果
勤怠管理システムを導入すると、多くのメリットや効果が得られます。ここからは、具体的に勤怠管理システム導入のメリットと効果を説明しましょう。
１ 法令を遵守した労務管理が出来る
勤怠管理システムを導入すれば、リアルタイムで現段階の残業時間が分かるため、常に自分の残業時間を把握した働き方が出来るのです。月末になって残業超過に気づき、業務と勤務時間の調整に困るような心配はいりません。
また、勤怠管理システムでは管理職が部下の労働時間を管理出来るので、部下の業務に偏りがないかどうかを把握し、業務配分を見直すことも可能です。
２ 勤怠の不正防止
手書きや手入力の勤怠管理では、残業時間の水増し・早退や欠勤の申告漏れが発生するおそれがあります。しかし、勤怠管理システムを活用すれば勤怠の修正履歴が確認可能なので、そのような不正を防ぐ効果が期待出来ます。
管理側も、集計もれや計算間違いなどのケアレスミスによって勤怠管理に無駄な時間を取られることもなくなるでしょう。
３ 効率よく勤怠管理が出来る
先ほども紹介したように、勤怠管理システムは効率よく勤怠管理を行うための機能が数多く搭載されています。勤怠管理にかかっていた時間を大幅に削減出来れば、人件費の削減や業務の効率化も可能です。
勤怠管理システムの選定ポイント
勤怠管理システムは、従業員の勤怠を効率よく管理出来るため、多くの企業で導入が進められています。
そのため、現在では非常に多くの勤怠管理システムが流通しており、自社に最適なシステムを選ぶのに多くの時間がかかってしまうのです。ここでは勤怠管理システムの選定ポイントについてお伝えしましょう。
１ 自社の就業規則に対応出来るか
就業規則は会社によって変わります。例えばフレックスタイム制への対応や早朝出勤時の勤務時間を残業の対象にするなど細かな設定があるでしょう。
導入を検討している勤怠管理システムは、自社の就業規則に全て対応していなくてはいけません。そうでなくては、非常に使いにくいものになってしまうためです。
企業の規模が大きくなるほど就業規則の多様化が必要なため、事前に自社の就業規則に対応出来るかどうかを十分調査してください。
２ 自社の利用人数などに対応しているか
勤怠管理システムを利用する従業員の人数・拠点数・職種の多さに希望する勤怠管理システムが対応しているかどうかを調べます。
従業員が少ない場合は、導入費用が抑えられるクラウド型のサービスが選ばれることが多いようです。自社の規模に最適なシステムを探すようにしましょう。
３ 無料トライアル期間があるかどうか
勤怠管理システムは従業員全員が利用するものですので、実際の使い心地を知った上で本格的な導入を考える必要があります。
そのため、勤怠管理システムの選定時には無料トライアル期間を積極的に活用するようにしましょう。実際の使い心地を知った上で、システム選びをしてください。
パソコン以外のデバイスでの操作を想定するのなら、それぞれのデバイスで使用し、使い勝手を確認しておくのも大切です。
主要の勤怠管理システムを比較
ここからは具体的に主要の管理システムを紹介し、それぞれの機能を比較しましょう。
マネーフォワードクラウド勤怠
マネーフォワードクラウド勤怠は、基本勤務制・シフト制・裁量労働制・フレックスタイム制など多くの就業規則に対応可能で、労働時間の自動集計・有給休暇の管理も出来ます。
アラート機能も搭載されているため、勤怠の打刻もれ・承認もれによる勤怠申請の遅れなども発生しにくくなります。そのため、日々の管理者側でも勤怠管理がスムーズに行えるようになるでしょう。
操作方法がシンプルで分かりやすく、一目で操作方法が分かるようなデザインを導入していることも人気の秘密です。
【マネーフォワードクラウド勤怠：費用（税抜）】
・法人向けプラン スモールビジネス 月額3,980円（6名以上の従業員追加時には1名300円）
・法人向けプラン ビジネス 月額5,980円（6名以上の従業員追加時には1名300円）
・個人事業主プラン パーソナルミニ 月額980円（6名以上の従業員追加時には1名300円）
・個人事業主プラン パーソナル 月額1,280円（6名以上の従業員追加時には1名300円）
※無料の試用期間1ヶ月
※年額割引あり
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まとめ
勤怠管理を効率よく行うためにお勧め出来る勤怠管理システムの特徴やメリットについてお伝えいたしました。
社内の勤怠管理の効率化を目指すのであれば、ケアレスミスや不正を防ぐ効果も期待出来る、勤怠管理システムの導入の検討をお勧めします。勤怠管理システムを活用すれば、リモートワーク時にもスムーズに承認作業が進められるのでしょう。
自社に最適な勤怠管理システムを導入するために、無料トライアル期間を活用してシステム選びをしてください。