おすすめのマニュアル作成ツールを比較｜メリットや選ぶポイント等も解説

マニュアルを作成したいと思った時にマニュアル作成ツールを利用すれば、スムーズに作業が進められますが、実際に利用したことのないツールでは期待している効果が得られるか分かりません。多くのマニュアル作成ツールは無料のプランやフリーのトライアル期間が用意されているので、活用すると良いでしょう。

この記事では無料プランや無料トライアルが用意されているおすすめのマニュアル作成ツールをご紹介します。マニュアル作成を効率よく行いたいと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。

マニュアル作成ツールとは

マニュアル作成ツールとは、マニュアル作成に特化した機能が搭載されたツールのことで、ツールを利用すればマニュアル作成にかかる時間や手間を大幅に削減することが期待出来ます。

現在では多くの企業に導入されており、効率良くマニュアル作成が出来るようになっているのです。

マニュアル作成ツールを導入するメリットと効果

実際に、マニュアル作成ツールを導入するとどのような効果やメリットが期待出来るのでしょうか？マニュアル作成ツールのメリットと効果を説明しましょう。

品質の高いテンプレートが利用出来る

ほとんどのマニュアル作成ツールでは非常に品質の高いテンプレートが豊富に用意されています。マニュアルテンプレートの一部はインターネットで無料配布されているものもありますが、ツールを導入することでより品質が高い、豊富な種類のテンプレートを利用出来るのです。

テンプレートを活用すれば、必要な情報を指定の箇所に入力していくだけでサクサクと短時間でマニュアル作成が完了するため、結果的に作業時間が短縮され、コスト削減にもつながります。

いくつもの種類のマニュアルに統一感を持たせられる

一般的にマニュアルは業務ごと・作業ごとに用意されるため、企業に属していると複数のマニュアルを定期的に読む機会があると思います。

全てのマニュアルの書式に統一感があれば、どこに何が記載されているのかが分かりやすくなりますし、新規作成時・更新時にも効率良く作業を進められるでしょう。

特に新しい社員が入った時や引き継ぎ時には一度に複数のマニュアルを読む必要がありますので、マニュアルの書式に統一感があるとマニュアルの理解が深まりやすいです。

作成したマニュアルが共有出来る

マニュアル作成ツールを使用すれば、完成したマニュアルをプリントアウトしたり、データとして配布したりする必要がなくなります。同じマニュアル作成ツールを利用することで複数の社員や遠方の拠点でもすぐマニュアルを確認でき、更新時にもリアルタイムで最新のマニュアルを提供可能になるでしょう。

「拠点が多くなかなかマニュアルが行き渡らない」「マニュアルの更新が漏れ、古いマニュアルを使ってしまっていた」などのトラブルを防げます。

作成したマニュアルの管理が出来る

マニュアル作成ツールを利用しない場合は、マニュアル作成者以外はマニュアルデータがどこにあるのか分かりにくくなります。そのためマニュアル確認時や更新時に困ってしまうこともあるでしょう。

マニュアルの数が増えるほど管理は難しくなり、マニュアルの更新漏れや紛失が発生してしまうおそれもあります。

マニュアル作成ツールを利用すればマニュアルの種類ごとに管理が容易になり、更新履歴も把握しやすくなるのです。

マニュアルの活用度合いを確認出来る

マニュアル作成ツールの中には、マニュアルを誰がいつ閲覧したかの確認が出来る機能を用意しているものがあります。

「誰がどのマニュアルを閲覧しているか・いないか」が分かれば、マニュアルの浸透度も簡単に把握可能でしょう。多くの社員に複数のマニュアルを確認してもらいたい時に非常に便利な機能だといえるでしょう。

「新入社員用のマニュアルセット」「引き継ぎ用マニュアルセット」などマニュアルを組み合わせて専用のトレーニングマニュアルセットを作れば、教育を行う時にも事前に毎回マニュアルを準備する必要がなくなります。

マニュアル作成ツールの主な機能

一般的なマニュアル作成ツールに用意されている機能は下記のようなものになります。

独自の機能を用意しているツールも多いため、自社のマニュアル作成に欠かせない機能は何かをよく考えておきましょう。

マニュアル作成ツール選びのポイント

マニュアル作成ツールは非常に多くの数が存在しており、ツールの選定を間違えてしまうと期待しているような効果を得られないおそれがあります。

マニュアル作成ツールを選ぶ時のポイントを理解しておきましょう。

１　希望するマニュアルを作成出来るか

マニュアルにはテキストのみのもの・画像の多いもの・動画を主体にしたものなどさまざまな種類があります。

作成したいと考えているマニュアルを作成出来る機能がツールに用意されているか？またはその機能が使いやすいものかどうかもを確認するようにしましょう。

たとえば、画像を多用するのなら画像キャプチャ機能のあるツールを選んだ方がよいですし、動画マニュアルを作成したい場合には動画編集機能のあるツールを選んだ方がスムーズにマニュアルが作れます。

また、自社でマニュアルを扱いたいと考えているファイル形式にマニュアル作成ツールが対応しているかも重要なポイントになります。

２　サポート体制が整っているか

マニュアル作成時にトラブルが発生した時に頼れるサポート体制が用意されているかを確認します。

中には分かりやすいマニュアル作成のアドバイスを実施しているサービスもあるため、マニュアル作成がうまくいかないと感じているのなら、そのようなサービスを利用するのもよいでしょう。

３　無料の試用期間があるか

十分な調査を実施しても、やはり実際にツールを使ってみないとわからないことがあります。そのため、マニュアル作成ツールを選ぶ時には、無料の試用期間が用意されているものを選びましょう。

試用期間の長さはサービスやプランによって変わりますが、その期間を利用してじっくり使い心地を確認するようにします。

おすすめのマニュアル作成ツールを比較

ここからは、おすすめのマニュアル作成ツールを比較してみましょう。それぞれのツールの特徴や費用を確認し、自社に最適なツールを見つけてください。

ヘルプドッグマニュアル（旧称：トースターチーム）

ヘルプドッグマニュアルは文書マニュアルの作成だけでなく、スマートフォン専用アプリによる動画マニュアルの作成や日報・議事録・企画書を作成できるノート機能や用語集の管理、ニュースのクリッピング機能、マニュアルをボタンひとつでToDo管理できるタスク管理など、チームのあらゆる情報共有をひとつで実現できるオールインワンツールです。

また、画像編集ソフトを利用しなくても、アップロードした画像をワンクリックするだけで、テキストや図形の入力・編集が可能なうえ、何度でも再編集できます。マニュアル専用ツールだけにとどまらず、チームのさまざまな情報をストックして検索・活用したいというニーズにお応えできます。サービス提供からわずか1年で累計導入社数2000近い実績も納得のクラウドサービスです。

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Zendesk

ZendeskはヘルプセンターやFAQマニュアル作成を得意とするツールで、顧客視点のサポート体制を実現します。効率良くお問い合わせ内容を管理してナレッジベースを構築していくことから、あらゆる企業規模やニーズに対応しています。
チームの連携をよりスムーズにして迅速で的確な対応が可能になるため、顧客満足度の向上も期待出来ます。

Confluence

Confluenceはリモートワークでも使いやすい情報共有ツールで、マニュアル作成機能を搭載しています。膨大な情報の中に埋もれてしまいがちなノウハウを管理して活用しやすい状態にし、企業全体のスキルを向上させるのです。全ての情報が一箇所に集結することで、効率のよい働き方を実現します。

豊富なテンプレートが用意されているため、ドキュメント作成も短時間で行えます。
10ユーザーまでは無料のプランで利用出来るので、じっくり時間をかけて使い心地を試すのもおすすめです。

無料で利用できるマニュアル作成ツール

シンプルな機能が使えればよいという方には、無料で利用可能なマニュアル作成ツールもおすすめです。

Googleスプレッドシート・Googleドキュメント

GoogleスプレッドシートとGoogleドキュメントは、その名前通りGoogleが提供している文書・表作成ツールで、Officeソフトと同じような使用感であることから誰もが簡単に使いやすいという特徴を持っています。

マルチデバイス対応で出張先やリモートワークでも活用しやすく、データの共有や同時編集も可能です。

Excel・Word・PowerPoint（Microsoft 365）

Microsoft 365の無料版を活用すれば、コストを発生させずにマニュアルが作れます。Officeソフトは普段から活用される機会が多いため、社員に新しくマニュアルツールの利用方法を教育する必要もありません。

有料プランを活用すると、オフラインでも作業が可能になります。

まとめ

マニュアル作成はマニュアル作成ツールを利用することで効率良く作業を進められるようになりますが、ツールの使い心地は実際に利用してみなくては分かりません。

この記事で紹介したツールは無料で十分なトライアル期間が用意されていますので、気になるものがあればぜひ導入前に試用期間を活用しましょう。

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