ビジネスチャットを徹底比較｜メールとの違いや導入メリットを解説

チャットをビジネスの場で活用することで多くのメリットが得られます。

今まではメールや電話で済ませていた連絡をチャットで行うようになると、どのような変化があるのでしょうか？

この記事では、ビジネスチャットを始めたいと考えている方向けに、ビジネスチャットの基本的な知識やメリットと主要のビジネスチャットを紹介します。

ビジネスチャットとは

ビジネスチャットとは、その名前の通りビジネスに特化したコミュニケーションを取るためのチャットのことを言います。

ビジネスの場では今までメール・電話・FAXなどが連絡手段として利用されてきましたが、現在はビジネスチャットとメールを併用する企業が増えているのです。
企業によっては、ビジネスチャットの利用を積極的に進めている場合もあります。

ビジネスチャットと個人向けのチャットの違いは、セキュリティ機能やビジネスに特化した機能が標準装備されているかという点です。
タスク管理機能や優れた検索機能などがその具体的な例だと言えるでしょう。

また、情報共有ツールに用意されたチャット機能を活用する場合には、ビジネスチャットを使ってデータ共有をすることも容易になります。

ビジネスチャットとメールの違い

ビジネスチャットとメールにはそれぞれにメリット・デメリットが存在しているため、ほとんどの企業ではビジネチャットとメールを併用して用途によって使い分けています。

２つの特徴と適している用途について理解しておきましょう。

ビジネスチャット

ビジネスチャットは急ぎで返事が欲しい時や何度もやりとりが必要なコミュニケーションをする時に活用しやすいです。

なぜなら、実際に会話をしているような感覚でメッセージを送受信し合うことが出来るためです。

複数のメンバーと連絡を取りたい時にも、メールより素早く簡単にメッセージを送れるでしょう。ただし、より緊急性が高まっている時には、相手の状態が把握しやすい電話を利用した方がいいでしょう。

また、どうしても気軽な連絡手段という印象があるため、信頼関係が築けていない社外の相手や、社内であっても普段連絡を取らない目上の相手とビジネチャットをすることは勧められません。

メール

メールは、昔からビジネスで利用されている連絡手段なので、どのような相手にも利用しやすいというメリットがあります。

メール本文の印刷・保管・転送が簡単に行えるため、エビデンスが必要になる可能性のある連絡は、メールを使うと良いでしょう。

ただし、ビジネス文書として誤りのない文章を作成しなくてはいけないので、チャットのように要件のみを簡潔に伝えることは出来ません。

また、メールは送った後に相手が読んでくれているのかが分からないという不安も生まれます。サクサクと連絡を取り合うには向いていない連絡手段であると言えるでしょう。

ビジネスチャットの主な機能

ビジネスチャットにはビジネスのコミュニケーションに必要な機能が備えられています。その主な機能について説明しましょう。

①チャット機能

ビジネスチャットの基本機能です。使い心地はプライベートで使用する個人チャットとほとんど変わりません。

②グループ作成機能

複数のメンバーとグループを自由に作成してチャットをすることが出来ます。

部署ごとだけでなく、チームごとやプロジェクトごとにグループを分けると、よりスムーズにコミュニケーションが進められるでしょう。

③ファイル共有機能

写真や動画だけでなく、ワード・エクセル・パワーポイントなどのファイルも共有出来るようになっています。

添付可能なデータのサイズは、使用するビジネスチャットツールによって変わります。

④タスク管理機能

グループごとにタスクを作成し、メンバーでプロジェクトの進捗などを共有可能です。

外部カレンダーと連携すれば、スケジュール管理にも利用出来るでしょう。

ビジネスチャットの導入メリット

ビジネスチャットを導入することで、企業はどのようなメリットを得ることが出来るのでしょうか？

ここからはビジネスチャットを利用するメリットを説明します。

メリット１　コミュニケーションの活性化

ビジネスチャットを使えば、メールよりもスピーディーかつ気軽にメンバー間の連絡が取れるようになり、社内のコミュニケーションが活性化します。

パソコンだけでなく、スマホやタブレットでもチャットが可能なので、出張中や移動中の連絡も取りやすくなるでしょう。

また、堅苦しい文章になってしまいがちなメールよりも、ビジネスチャットの方がチームが団結しやすいという特徴もあります。

メリット２　働き方の多様化を推進出来る

相手の様子が見えないことで、コミュニケーション不足に陥りやすいリモートワーク時でも、ビジネスチャットを活用すればオフィスにいるような感覚で連絡を取り合うことが出来ます。

ビジネスチャットを使えば、距離を感じない働き方が実現可能なのです。

メリット３　業務がスムーズに進められる

ビジネスチャットでは、メールに比べてスムーズにメッセージのやりとりを行えるため、今まで時間をかけて行っていた連絡が、数分で完了することもあります。

「返答待ちの保留」という時間がなくなり、業務を円滑に進められます。

メリット４　情報共有がしやすい

ビジネスチャットではグループを作成して連絡が取り合えるため、メンバーと情報共有がしやすくなります。

必要な情報をメンバー全員で共有すれば、今までにない優れたアイデアが生まれることもあるでしょう。

ビジネスチャットの選定ポイント

ビジネスチャットは多くの企業で導入が進められていることから、さまざまなツールが流通しており、その選定が難しくなっています。

ビジネスチャットの選定ポイントを理解して、自社に最適なツールを見つけられるようにしましょう。

ポイント１　必要な機能が備えられているか

まずは自社が求めている機能が用意されているかを考えます。

共有出来るファイルの種類や、自社が利用している既存ツールとの連携が可能かどうかも確認しましょう。

音声通話やビデオ通話機能が搭載されていれば、急ぎで打ち合わせをしたい時にも便利です。

ポイント２　万全のセキュリティが確保されているか

ビジネスチャットでは、企業にとって重要な機密事項を取り扱うこともあります。気軽に利用出来る反面、高いセキュリティが確保されている必要があるのです。

具体的には、通信やデータが暗号化されているか、管理者権限が設定出来るか、ログの保存が可能か、リモートワイプ機能※やウイルス対策機能が備わっているかを確認すると良いです。

※リモートワイプ機能…端末に保存されている情報を遠隔操作で消去できる機能

ポイント３　使い勝手が良いか

ビジネスチャットはパソコンやスマホ操作が得意でない社員も使いこなせるものでなくてはいけません。

利用しないような機能が豊富に搭載されているツールよりも、最低限の機能でシンプルな操作性のものを選ぶようにしましょう。

無料の試用期間を利用して、パソコン・スマホ・タブレットなど、利用予定のデバイス全てで使い心地を試してください。

主要のビジネスチャットを比較

自社に適したビジネスチャットを選ぶために、まず主要のビジネスチャットを比較してみましょう。

まとめ

ビジネスチャットの基本的な知識と、主要のビジネスチャットを紹介いたしました。ビジネスチャットはよりスピーディーに会話ができ、仕事に利用すればそのメリットを実感できるでしょう。

また、ビジネスチャットは情報共有ツールの１つの機能として搭載されている場合もあります。情報共有ツールでは、一つのファイルを複数のメンバーで同時編集しながらチャットができる機能なども用意されているため、より円滑にチームでタスクを進められるでしょう。

ビジネスチャットの導入を検討されている場合は、情報共有ツールなど多機能なITツールの導入も検討してみてはいかがでしょうか。