現代社会ではあらゆる面でデジタル化が推進され、デジタル・IT技術は私たちの生活に欠かせないものとなっています。デジタライザーションやデジタルトランスフォーメーション(DX)など、デジタルに関する言葉もよく耳にするようになりました。では、デジタル化とは具体的にどのようなことを指すのでしょうか。また、どのようなメリットを持ち、どのような背景があるのでしょうか。
今回は、デジタル化について詳しくご紹介します。
デジタル化とは
デジタル化という言葉の意味は、ひとつではありません。使う対象やシーンによって、指す意味は異なります。まずは、デジタル化の意味について見ていきましょう。
デジタル化とはアナログをデジタルに変えること
デジタル化とは、「既存のビジネスプロセスを、デジタル技術の導入によって効率化させること」を指し、デジタイゼーションとも呼ばれます。簡単に言えば、「アナログをデジタルに変えること」がデジタル化です。
近年のデジタル技術の発展に伴い、あらゆる場面でデジタル化は急速に進んできました。各企業においても、業務効率化やコスト削減に効果的な手段として推進され、デジタル技術の導入により、従業員の働き方も変化し続けています。
デジタル化の持つ2つの意味
デジタイゼーション(デジタル化)とよく似た言葉にデジタライザーションというものがありますが、これらは似て非なるものです。デジタイゼーションとデジタライゼーションの意味と例を比較してみましょう。
| デジタイゼーション | デジタライゼーション | |
| 意味 | 既存のビジネスプロセスを、デジタル技術の導入によって効率化させること | デジタル技術の活用により、製品やサービスに新たな価値を生み出すこと |
| 具体例 | 紙ベースで行っていたデータ作成をオンラインベースに変える人の手で行っていた単純作業を自動化する | CDやDVDのレンタルサービスをサブスクリプションサービスに自動車を所有せずカーシェアリングに |
単純なデジタル化は、前章でご紹介したようなデジタイゼーションを指します。しかし、デジタライゼーションを指してデジタル化と呼ぶケースも存在します。
デジタル化には、デジタイゼーションとデジタライゼーション、2つの意味があると考えて良いでしょう。
DX、デジタルトランスフォーメーションとは
デジタル化の関連ワードとして挙げられることが多い、デジタルトランスフォーメーション(DX)。経済産業省では、デジタルトランスフォーメーションを以下のように定義しています。
デジタルトランスフォーメーション(DX)
企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること。
(経済産業省 DX 推進ガイドラインより)
デジタライゼーションとよく似た意味に思われますが、デジタイゼーションが「製品やサービス」を対象とするのに対し、デジタルトランスフォーメーションは「企業の仕組みや働き方など、根本的な変革」を目的とする点で、意味が異なります。
デジタル化のメリット
各企業で進められるデジタル化には、どのようなメリットがあるのでしょうか。デジタル化のメリットを4つ挙げていきます。
メリット１ 業務効率化
業務のデジタル化は、人の手によって行っていた手間と時間のかかる業務を効率化します。例えば、紙ベースだった書類をデータ化し、承認システムで決裁を行うようにすれば、書類の流れはよりスムーズになります。また、繰り返し行う業務をコンピューターに任せれば、業務の速度も正確性も向上します。
デジタル化によって人の業務負担が減れば、その分人材を人の手でしか行えない業務に割くことが可能になります。これにより業務は効率化し、生産性も向上します。
メリット２ 事業継続性の確保
デジタル化は、事業継続性の確保に効果的です。デジタル化を進めておけば、オフィスで災害やトラブルが起きたとしてもオフィス外から業務を続けることができ、また積み重ねてきた重要なデータを消失する心配もありません。
コロナ禍において、在宅勤務という感染防止対策を取りながらも事業が継続できたのも、デジタル技術のおかげです。
ただし、業務をデジタル化した場合には、デジタル面での脅威に備える必要があります。セキュリティ対策には力を入れるべきでしょう。
メリット３ 多様な働き方が可能に
デジタル化は、多様な働き方の実現も可能にします。デジタルベースでの業務は、時間や場所を制限されにくいためです。最近では、リモートワークが良い例でしょう。デジタル技術は自宅での円滑な業務を可能にしました。
業務のデジタル化は、それぞれの従業員に合った働き方を叶え、ワーク・ライフ・バランスの向上にも一役買っています。
メリット４ 手続きの円滑化
デジタル化は、各種手続きを円滑にします。例えば、書類をデジタル化しておけば、直筆で書類を作成したり署名したりする必要はなくなり、書類の作成や承認はオンライン上で完結します。また、労務管理や経理業務も、デジタル化できれば人間の手による複雑な計算は不要になり、業務は正確で早くなるでしょう。
デジタル化によるさまざまな手続きの円滑化は、業務効率化にも、従業員の満足度向上にも繋がります。
デジタル化が求められる理由
企業のデジタルトランスフォーメーション実現は、経済産業省からも推奨され、その実現が急がれています。では、なぜ国を挙げてデジタルトランスフォーメーションが進められようとしているのでしょうか。その理由は、「2025年の崖」にあります。2025年の崖とは、複雑化・ブラックボックス化した既存システムを改善できなかった場合、2025年以降、国の経済的損失が多大なものになるという政府のレポートにより指摘されているものです。
古い既存システムを最新のデジタル技術へと変革するデジタルトランスフォーメーションを進めることは、2025年の崖回避に有効だとされています。もし、デジタルトランスフォーメーションが推進されない場合には、2025年の崖は避けられず、2025年以降、年間最大12兆円(現在の約3倍)もの経済損失が生じる可能性があるとされています。
(経済産業省 DXレポートより)
将来的な日本経済の損失を防ぐため、またグローバルな競争力を維持するためには、デジタルトランスフォーメーションの早急な推進が必要なのです。
デジタル化の意識は業種によって差がある
デジタル化に対する意識は、業種によって大きく異なります。積極的にデジタル技術を取り入れデジタル化を目指す会社も、従来のやり方のまま業務を進めている会社も存在します。
一般社団法人日本システム・ユーザー協会の調査によると、デジタル化への意識が高く実際に推進を進めている業種として、「建築・土木」「社会インフラ」の２つが挙げられました。
一部の業種が積極的にデジタル化への舵を切っているとはいえ、多くの業種ではデジタル化の推進もデジタル化に対する理解も不十分です。デジタル化に積極的でない企業が足を引っ張り、日本のデジタル化は欧米に大きく遅れを取る形になっていると言えるでしょう。(一般社団法人日本システム・ユーザー協会 「デジタル化の取り組みに関する調査2020」より)
まとめ
デジタル技術の導入は、企業の生き残りにとって不可欠な手段です。デジタル庁が創設されたこともあり、企業活動のデジタル化は国を挙げてますます活発になっていくでしょう。
デジタル化の第一歩としては、ビジネスウェブツールの導入がおすすめです。代表的なツールとしては、情報共有ツールが挙げられます。
情報共有ツールでは、紙ベースになっている資料のデータベース化や個別管理になっている連絡機能の一元管理が可能です。プロジェクト管理やファイルの共同編集もツール上で行えます。
情報共有ツールの導入は、コロナ禍における在宅勤務の利便性を高め、業務のデジタル化を一歩先に進める有効な手段となるでしょう。
