メールフォームはユーザーが企業と接点を結ぶために欠かせないものであり、問い合わせや注文の受け付け、アンケートの集計など多くの使い道があります。
しかし、メールフォームを企業内で構築するためには、特別な知識が必要です。今回の記事では、メールフォームを手軽に構築・設置可能なメールフォーム作成ツールの選び方や、おすすめのツールを紹介します。メールフォームの構築を検討しているのなら、ぜひ参考にしてください。
メールフォームとは
メールフォームとは、企業のサイトやブログに設置されている、ユーザーが企業に対してメッセージを送ることが出来るシステムを指しています。メールフォームでは、あらかじめ企業側が設定した項目にユーザーが入力を行うことで、メッセージを送信します。
「お問い合せフォーム」「資料請求フォーム」「アンケートフォーム」などが、代表的なメールフォームの例です。
メールフォームの機能
メールフォームに搭載されている機能は使用するツールによって変わりますが、ここでは多くのメールフォームで利用可能な機能を紹介します。
・自動返信メールの送信
・バリデーション機能（入力に誤りがあった場合にエラー表示が出る機能）
・入力補助機能（郵便番号からの住所自動入力機能など）
・添付ファイルのウイルスチェック
・BOT対策（reCAPTCHA（リキャプチャ）など、ボットからサイトを防御する仕組み）
メールフォームの構成
メールフォームは、ユーザーが実際に内容を入力する「入力フォーム」と、送信前に入力した内容をユーザーが自分で確認する「確認画面」、最後に送信が無事に完了したことをユーザーに伝える「完了画面」の3つの構成から成り立っています。
どの画面もユーザーが安心してメールフォームを使うために、欠かせないステップです。
メールフォームの利用シーン
メールフォームはさまざまなシーンで活用できます。
・資料請求
・会員登録
・商品の注文
・セミナーやイベント参加の申し込み
・アンケート調査
また、自社の社員に向けて研修後の理解度確認テストを作るなどの用途もあります。
メールフォームを設置するメリット
メールフォームを活用することで、企業が得られるメリットを紹介します。
メリット１ ユーザーからコンタクトを取りやすくなる
メールフォームがあれば、ユーザーは自分でメールを作成して送信したり、電話をしたりするよりも簡単に企業にコンタクトが取れます。そのため、企業は多くのユーザーからのコンタクトを受け取れるようになり、ビジネスチャンスを逃さずに済むのです。
また、必須入力項目を設けることで、集めたい情報を確実に集められます。
メリット２ 問い合わせ対応業務が効率化する
メールフォームを活用することによって、ユーザーからの問い合わせに対する一次対応が完結します。一次対応とはユーザーに対して、問い合わせの受付完了を伝えることです。メールフォームを利用して送信完了画面を出すことによって、ユーザーに問題なく問い合わせを受け付けられたと伝えることができます。また、自動返信メールの機能を使えば、メールを送ることでも問い合わせが受け付けたことを伝えることができます。
フォームを使わずに問い合わせ対応を行う場合は、担当者が１件ずつメールなどで「問い合わせを受け付けました」という連絡をしなければなりません。メールフォームの活用で、この手間と時間がかからなくなります。
また、フォームで送信されたデータは一元管理されるため、回答の漏れが無くなるでしょう。
メールフォームを設置するデメリット
メールフォームを設置すると、スパムメールや送信情報のハッキングなどの被害に遭う恐れがあります。そのため、使用するメールフォーム作成ツールのセキュリティ対策をしっかりと確認してください。
また、入力項目が多過ぎたり、質問の内容が分かりにくかったりすると、入力途中でのユーザーの離脱を招きます。フォームに設定した入力項目が原因で、ユーザーを逃がしてしまっては意味がありません。入力必須項目は慎重に決定しましょう。
メールフォームの作り方
メールフォームを作成するには、ツールを利用することが簡単で最もおすすめの方法ではありますが、他にも方法はあります。
その１つがHTMLやCSS、PHPなどコーディングをしてメールフォームを作成する方法です。メールフォーム作成ツールが登場するまでは、この方法しかなく、これには専門的な知識が必要でした。この方法では、レイアウトや装飾は細かな指定が可能で、自由なデザインのフォームを作ることが出来ます。
現在ではメールフォーム作成ツールが普及し、専門知識不要で誰にでもメールフォームが作れるようになりました。デザインの自由度は高くありませんが、用意されたテンプレートを使用することで簡単にメールフォームが作成出来ます。
他の方法として、WordPressでサイトを構築している場合は、メールフォームが作成出来るプラグインを使うという選択肢もあります。プラグインを利用する場合も、ツールを利用する場合と同様に専門的な知識は不要で簡単にフォームを作成することが出来ます。
メールフォーム作成ツールの選定ポイント
ここでは、メールフォーム作成ツールを選ぶ時のポイントを紹介します。
ポイント１ セキュリティ機能を確認する
メールフォームでは大切な個人情報を取り扱うために、十分なセキュリティを確保する必要があります。
・サーバー監視
・プライバシーマークの取得
・ISMS認証
これらの項目を確認して、安心して利用出来るツールを見つけてください。
ポイント２ 顧客管理機能・問い合わせ管理機能があるか
ユーザーからの問い合わせ内容や回答内容だけでなく、問い合わせをしたユーザーの社名や氏名、連絡先などの顧客情報を一元管理できれば、営業活動やマーケティングにも利用できます。また、複数回コンタクトがあった場合も、過去の問い合わせ内容を確認して対応することが可能です。
フォームから入力された情報がただ一覧で閲覧できるだけでは、対応済みなのか対応する担当はだれなのか分かりません。問い合わせの回答状況が分かるステータスや担当者を管理できるツールの方が利便性が高いでしょう。
ポイント３ 既存のツールと連携可能か
今使用しているツールとメールフォーム作成ツールを連携させたいと考えているのなら、既存のツールとの連携が可能かどうかを確認します。
例えばチャットツールと連携できると、フォームが送信された際にチャットツールに通知を出す設定をすることが出来ます。チャットツールに通知が来ることで、フォームが送信されたことにいち早く気づけ、迅速に対応することが可能です。
他には、フォームから入力されたデータを集計したいのであれば、Googleスプレッドシートなどにデータをエクスポートできるツールを選ぶ必要があります。
メールフォーム作成ツールによって、連携できるツールは異なります。上記のような外部ツールとの連携機能を利用したいのであれば、連携できるツールは何か事前に確認が必要です。
無料で使えるおすすめのメールフォーム作成ツール3選
ここでは、無料で使用出来るメールフォーム作成ツールを紹介します。
１ Googleフォーム
全ての機能が無料で利用出来るGoogleフォームは、Googleスプレッドシートなどとの連携が可能で使いやすい操作性が魅力のメールフォーム作成ツールです。
Googleフォームで作ったフォームで送信されたデータは、自動的に集計されて可視化可能です。
クイズが作れることから、自社内のテストを作成する時にも使えます。
プラン：無料
セキュリティ：データ暗号化、高度なマルチウェア対策
連携可能なツール：Googleスプレッドシート、ドキュメント、スライドなどのGoogleサービス、Googleフォーム
わかる！Googleフォーム｜パソコンでの作り方・機能・利用手順を解説
２ オレンジフォーム
自由度の高いメールフォームが作成可能なオレンジフォームは、5分で誰でも簡単にメールフォームが作れるという特徴を持っています。
パーソナルプランは無料で利用可能ですが、広告が表示されます。フォームから入力されたデータはCSVでダウンロードすることが可能です。
プラン：パーソナル（0円）、ビジネス（月額1,200円）
セキュリティ： SSL暗号化
連携可能なツール：Chatwork、Googleスプレッドシート
３ Tayori（タヨリ）
Tayoriは、テンプレートを使って簡単に問い合わせフォームが作れるメールフォーム作成ツールで、FAQ作成機能も搭載しているという特徴があります。
利用ユーザーが1人であれば無料でも活用可能ですが、作成できるフォームは1つだけです。
プラン：フリープラン、スタータープラン（月額3,400円）、プロフェッショナルプラン（月額7,400円）
セキュリティ：IPアドレスによる閲覧制限、SSL暗号化
連携可能なツール：Googleスプレッドシート、Slack、Mailchimp
メールフォームを作成する際の注意点
メールフォームを作成する時には、次の点に注意してください。
・必須入力項目を増やし過ぎない
・入力項目が多い場合は、残りの入力項目数やページ数も表示し、ユーザーに進捗率を伝える
メールフォームは、いかに簡単に短い時間で入力出来るかにこだわりましょう。ユーザーが手間に感じるメールフォームだと、入力途中でのユーザーの離脱率が上がってしまうからです。せっかく興味を持ってもらったユーザーに、フォームの入力作業が原因で問い合わせをしてもらえないのは大きな機会損失です。
どうしても入力項目が多くなる場合は、「あと〇項目」「あと〇ページ」など、入力完了まであとどのくらいかユーザーに伝える工夫を考えると良いでしょう。上記の注意点を考慮し、ユーザーに離脱されない入力項目を検討してください。
まとめ
企業のサイトには、メールフォームは必要不可欠です。メールフォーム作成ツールを利用すれば、ユーザーからの問い合わせ・注文・アンケートを受け付けられるフォームが簡単に作成出来ます。メールフォームを設置したいと考えているのなら、メールフォーム作成ツールの利用を検討してください。
また、顧客管理機能や問い合わせ管理機能も導入したいのであれば、CRMやSFA、セールスイネーブルメントツールなどの営業ツールの利用も検討するといいでしょう。現在、営業ツールは様々な機能が搭載されており、種類を限定せずに幅広く営業ツールを比較検討することで、自社が求める機能のツールが見つかります。
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