マニュアルといえば入社時や研修の際に受け取る分厚い書類…というのはもう古いのかもしれません。今やマニュアルは電子化されており、身近なところでいうと家電製品の取扱説明書は冊子からDVDに変わり、今ではURLが書いてある紙が入っているだけ（Web上で取扱説明書を読む）ということも当たり前になってきています。
Web化が進んでいるのはなんとなくわかっているという方もいると思いますが、紙マニュアルと電子マニュアル…いったいどちらが良いのでしょうか？
紙マニュアルと電子マニュアルの問題点やメリット・デメリットについて確認していきましょう。
Web化されていないマニュアルの問題点
紙マニュアルのメリット
紙マニュアルを全否定することはありません。
取扱説明書も教科書もマニュアルですので、紙の文字を読むことは老若男女問わず馴染みがあるはずです。中には「紙のほうが頭に入りやすい」という方もいるでしょう。というのもパソコンなどでマニュアルを見ると、文字だけに集中できないことが原因だと言われています。
これは難しいマニュアルだけでなく、読みやすい漫画でも同じで、広告が出てきたり、メールの通知があったりすることが集中できない要因だといいます。
少し脱線しましたが、紙マニュアルにもメリットがあるのです。他にも
・機械が必要ない（場所が限定されない、機械に弱くても読めるなど）
・複数のページを同時に参照しやすい
などが挙げられます。
紙マニュアルのデメリット
しかし紙マニュアルにはデメリットも多く、
・印刷コストがかなりかかる
・情報の検索が困難
・内容の更新が容易でない
・紙の量が大量になる場合がある（環境保全に悪影響、管理場所や持ち運びに困難など）
といったように、マニュアルの内容が多くなればなるほどデメリットが増えてしまいます。
しかしマニュアルは詳細になればなるほど全員が同じ作業を行えるようになりますので、どんどん量が増えていきます。
そうなると印刷量はますます増加し、コストが増え、紙はさらに重くなり、余計に検索がしにくくなっていきます。
Wordなどのツールで作成した場合は、紙よりは持ち運びや量などの面が楽になりますが、検索の面ではあまり変わらないでしょう。
実際、パソコンのフォルダの中から必要な情報を探し出すのは結構難しいのではありませんか？
そこでWeb化が推奨されているというわけです。
マニュアルをWeb化するメリット・デメリット
マニュアルをWeb化するメリット
総務省の「通信利用動向調査」によると、 ２０１８年における世帯の情報通信機器の保有状況は「モバイル端末全体」が９５．７％でそのうち「スマートフォン」は７９．２％となっています。
さらに普及率は上がっていると考えられますのでほぼ全ての世帯でモバイル端末が利用され、スマホの保有率も８０％を上回っているでしょう。
つまり多くの人が常にスマホを持ち運んでいる＝いつでもWebサイトを見ることができる状態にある、と言えるのではないでしょうか。
紙を持ち運ばなくても、いつでもどこでも、確認したいときにマニュアルを確認することができるというのがWeb化の最大のメリットだといえます。
また、紙のほうが集中できるため頭に入りやすいと述べましたが、Webの場合は文字だけではなく動画を見ることができます。例えば作業工程など、文字ではわかりにくくても動画だとわかりやすいというケースもあります。
そのため紙と動画の良い部分を抜き出して使うことができるのでよりわかりやすいマニュアルになるのです。
そして、紙は内容を簡単に更新することはできませんが、Web上なら簡単に更新や編集を行うことができるため、常に最新のマニュアルを配信・閲覧することができるのです。
Web上ならポップアップなどを利用して最新の情報に変わったことを通知することも可能ですので見落としも少なくなります。
他にも
・カラーで表示されるので見やすい
・情報を検索しやすい
・拡大、縮小することができる
・マニュアルのページ数や情報量が多くても困らない
など、Web化するとたくさんのメリットがあります。
マニュアルをWeb化するデメリット
Web化するということは見られる環境がなければならないため、必ずパソコンやスマホ、タブレットなどのデバイスが必要不可欠となってしまいます。
これが最大のデメリットでしょう。
あとは目の疲労や複数のページを同時に参照することが困難といったデメリットが挙げられますが、こちらはブルーライトカットや、必要に応じてページを印刷をすることなどで解消することが可能ですので、大きなデメリットにはつながりません。これらのことからメリットあれどデメリットはなしと言っても過言ではないでしょう。
マニュアルをWeb化するまでの流れ
マニュアルをWeb化するためには、Web上のツールを使用する、マニュアル作成代行サービスを利用する（外部委託）、そしてクラウドマニュアル作成ツールやマニュアル作成アプリを利用する方法があります。大きな企業であれば専門チームがある場合もあると思いますが、なかなか専門チームを作るところまでいかないケースが多いと考えられます。
ではどのようにWeb化するのかというと、使用するツールやサービスによって異なりますが、次のような流れになります。
① 業務内容をまとめて箇条書きにしていく
② ①の内容を肉付けしていく
③ 文章にしていく
④ 画像（イラストや写真）、動画などをつけていく
⑤ フローチャートを作成する
⑥ 関係者が共有し、補足や修正などフィードバックを行う
⑦ マニュアル管理担当を設ける（新しい情報を更新し、不要な情報を削除するなど）
このようにしてマニュアル作成を行っていきます。
主に③の作業ぐらいからWeb上で作成していくことになるでしょう。
外部委託する場合は①の作業が終わったら業者と打ち合わせを行い、見積もりを行うなどしてから②以降の作業を任せることになるでしょう。外部委託すると運用後のフォローをしてもらえたり、社内で作成する時間を削減することができたりと色々メリットがあるのは確かですが、それ相応の料金がかかります。またデメリットとして、かかる料金の割に意図したマニュアルが作れない可能性があります。
Web化したいと考えている場合は、費用対効果をきっちりと検討したうえで、その方法を決定していくと良いでしょう。
まとめ
馴染みある紙マニュアルも必要ですが、これからはWeb化した電子マニュアルを使うメリットを取っていくことになるでしょう。
常に新しい情報を更新することが出来て、持ち運びや検索が容易にできる電子マニュアルは作業効率アップのためにも検討しなければならない段階に来ています。
良いマニュアルを作ろうとするとその内容や記載する量が多くなり、マニュアルの内容や記載する量が多ければ多いほど、Web化には時間がかかります。
費用対効果を考えながらWeb化を検討することは重要ですが、いち早く電子マニュアルのメリットを享受するため、Web化にはできるだけ早く取り組んだ方がいいでしょう。
