Zoomは、さまざまな端末を使ってWebミーティングを行えるツールであり、Webミーティングをスムーズに進めるための多彩な機能が搭載されています。
新しい働き方が定着した今、オンライン営業や商談への活用が進んでいます。営業活動やオンラインセミナーでは、自分の画面を相手と共有する「画面共有」機能を利用する方が多いですが、Zoomに搭載されているホワイトボード機能を活用すると、さらに説明が伝わりやすくなります。
この記事では、Zoomのホワイトボードの基本的な使い方とその活用方法を紹介します。Zoomミーティングの質をさらに高めたいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。
Zoomのホワイトボードとは
Zoomのホワイトボード機能は、実際の会議室でホワイトボードを使ってミーティングを進めるような感覚で使用できるツールです。文字入力や手書き入力が可能で、口頭の説明や事前に用意した資料だけでは分かりにくい内容も、より伝えやすくなります。
テレワークが進む現在、Webミーティングで営業活動を行うことが増えています。Zoomのホワイトボードは、より分かりやすい説明を行うために非常に優れた機能といえるでしょう。
ホワイトボードの使い方
まず、Zoomのホワイトボードを開始する方法を説明します。ホワイトボードの利用は、ミーティング相手と画面を共有することで始まります。
Zoomミーティング開始後、Zoom画面のメニューにある「画面の共有」をクリックします。
表示された画面で「ホワイトボード」を選択し、「画面の共有」ボタンを押してください。
共有されたホワイトボードが表示され、ミーティング参加者全員に同じ画面が表示されます。初期状態ではホワイトボードは真っ白ですが、これで利用の準備が整いました。
ホワイトボードの基本機能
Zoomのホワイトボードには、10個（元に戻す・やり直しを1つとしてカウント）の機能が搭載されています。すべての機能を使いこなす必要はありませんが、自分に必要な機能を覚えておくと便利です。
Zoomミーティング前に操作に慣れておくことも大切です。
１ 選択
左から機能を説明していきます。まず「選択」です。ホワイトボードに書いた文字、図、絵などを選択して移動出来る機能です。
選択したものをコピーペーストすることも可能であり、Zoomのホワイトボードを使う際には必ず利用する機能だと言えるでしょう。
２ テキスト
テキスト機能を使えば、好きな場所に文字入力が出来ます。マウスを使って文字を書くのはなかなか難しいものなので、よほど急ぎでない場合はテキストを使って文字入力をした方が良いでしょう。
文字の色やサイズの変更方法は後ほど説明いたします。
３ 描き込む
この機能では、ホワイトボードに図や絵を自由に描き込めます。マウスを使用すると、思っているよりも上手く絵が描けないことが多いので、用意されている図形を使った方が、綺麗に図を挿入出来るでしょう。
画像では、円の図形を使って文字を囲みました。
４ スタンプ
スタンプ機能では、用意されたスタンプをホワイトボードに押すことが出来ます。
スタンプのカラーは変えられませんが、画像のように6種類のデザインが使えます。
５ スポットライト・矢印・バニシングペン
スポットライト、矢印、バニシングペンは全て、ホワイトボードの一部分を強調するための機能です。
スポットライトはレーザーポインターのような役割で、矢印は任意の部分に矢印が入ります。また、バニシングペンを選択すれば、自由に書き込みが出来ます。書き込まれた線は数秒で消えるため、注目してもらいたい部分に矢印や丸を書き込んだ後、消す手間を省けるのです。
６ 消しゴム
ホワイトボードに記載したものを消すことが出来ます。通常の消しゴムのような動きではなく、消去したいものを選択して消すような形になります。
画像では文字の周りにあった円をクリックし、消去しました。一瞬で対象を消去出来るので、相手を待たせる心配がありません。
７ フォーマット
カラー、線幅、文字のフォント、サイズなどを細かく調整するための機能です。
複数の参加者が同時にホワイトボードへの書き込みを行う場合には、色を変えると良いでしょう。
８ 元に戻す・やり直し
元に戻す・やり直しを選択すると、動作を元に戻したり、やり直したりすることが出来ます。
こちらはWindowsの［Ctrl］＋［Z］や［Ctrl］＋［Y］、Macの［command］＋［Z］や［command］＋［shift］＋［Y］のショートカットキーと同じ効果になるため、ショートカットキーを使い慣れている方は、ショートカットキーを活用した方がスムーズでしょう。
９ 消去
消去内容は「全て」「自分の描画のみ」「他の人の描画のみ」から選べます。
消去方法を選択出来るので使い勝手が良く、ミーティングのテーマが変わる際にも一瞬で新しいホワイトボードに変えられます。
１０ 保存
作成されたホワイトボード自体を保存しておく機能で、保存ボタンを押すと、画像はZoomフォルダに保存されます。
ミーティング内容の見直しや周知、議事録作成に活用出来るでしょう。
ホワイトボードの便利な活用方法
Zoomのホワイトボードの基本的な機能を紹介しました。ホワイトボードの機能を使えば、Zoomミーティングが今までよりもずっと使いやすくなると感じられたと思います。
ホワイトボードの用途は業種やミーティングの内容によっていくつも考えられますが、ここでは代表的な活用方法を紹介しましょう。
１ 提案内容の解説に使用する
営業活動では営業資料を使って提案を行うと思いますが、Zoomのホワイトボードで営業資料に書き込みを加えながらミーティングを進めれば、より内容を伝えやすくなります。
しかし、残念ながらZoomホワイトボードには画像を貼り付ける機能が用意されていないため、画面共有をした画像に書き込みを加える方法を取りましょう。
まずは、Zoomホワイトボードを立ち上げた時と同じ手順で、営業資料を共有します。
画像ではGoogleページを見本にしました。
Zoomメニューから「コメントを付ける」を選択すると、ホワイトボードメニューと同じものが開き、テキスト入力や図などの書き込みが出来るようになります。
ただ営業資料を共有するだけでなく、この機能を使ってポイントを説明すれば、より理解しやすいミーティングになるでしょう。
営業活動以外にも、多くの場面で活用出来る機能です。
２ ブレインストーミングに使う
Zoomのホワイトボードは、チーム内で自由に意見を出し合い、クリエイティブな発想を促すために行われるブレインストーミングにも使えます。
4人参加であれば、このように「書き込む」機能を使って線を引き、参加者にスペースを割り当てて自由にアイデアを書いてもらいましょう。
お互いのアイデアを見ながら、ミーティングを進めれば、今までにない発想が生まれるかもしれません。
まとめ
Zoomのホワイトボード機能は、社内ミーティングだけでなく、オンライン営業や顧客との商談、オンラインセミナーにも活用できる便利な機能です。対面での営業と異なり、Web上でのやり取りでは顧客とのコミュニケーションが難しい面もありますが、ホワイトボード機能を使って分かりやすい説明を心がければ、相手にしっかりと伝わる説明が可能になるでしょう。
また、オンライン営業やオンラインセミナーを成功させるためには、Zoomなどの会議ツールを活用するだけでなく、営業活動全体を最適化するための営業サポートツールの導入も検討すると良いでしょう。顧客への最適なアプローチタイミングが把握できれば、成約率の向上にもつながります。