マニュアルは存在するものの、浸透しない、社内ルールとマニュアルが相反する、マニュアルが習慣化しない…など、マニュアルが社内で定着しないことに悩んでいる役員やマニュアル担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか？
実は、マニュアルが定着しないことにはいくつかの理由があります。ここでよくある理由を確認し、解決に向けて取り組んでいきましょう！
マニュアルが社内に定着しない理由
理由① マニュアルがわかりにくい・使いにくい
マニュアルの内容がわかりにくい、使いにくいことが、マニュアルが定着しない大きな理由の一つです。たとえば、以下のような問題が挙げられます。
- 知りたい内容の検索が難しい
- フォーマットや記号が統一されておらず見づらい
- 情報が古すぎて意味がない
- 文字ばかりで読みにくい
- 文字だけではわかりにくい業務がある
- 抽象的な内容が多く解釈が難しい
- 専門用語が多すぎる
- マニュアルが分厚すぎて使いづらい
- スタッフの人数に対してマニュアルの数量が少なすぎる
理由② 社内の問題
次に、社内の運用制度に問題があってマニュアルが定着しないケースです。たとえば、以下のような問題があります。
- 入社後にマニュアルを見る機会がない
- マニュアルが更新されても周知徹底されない
- マニュアルがどこにあるのかわからない
- 簡単にマニュアルを参照できない
- マニュアルの内容が社内の（暗黙の）ルールと相反する
理由③ 社風・風土の問題
三つ目は、そもそもマニュアルを軽視するような社風や風土が問題となっているケースです。たとえば、以下のような考え方が浸透している場合です。
- 仕事は見て覚えるものと考えている
- マニュアルは基本に過ぎず、それ以上のことができないと意味がないと考えている
- 「マニュアル人間」は不要だと考えている
- マニュアル通りにやっているとクレームが発生する
- マニュアルがなくても仕事ができるので、マニュアルは不要だと考えている
このように、マニュアルに沿って仕事をすることが悪いことのように扱われる社風では、マニュアルは浸透しません。
マニュアルを社内に定着させる解決策
解決策① マニュアルをわかりやすくする
まず、マニュアルがわかりにくい・使いにくい場合は、以下の方法で改善していきましょう。
1. マニュアル作成自体をフォーマット化・テンプレート化する
フォーマットとは形式、テンプレートとはひな形のことです。たとえば、Excel形式のファイルが「Excelフォーマット」、Excelで作成されたひな形が「Excelテンプレート」に該当します。決まったフォーマットやテンプレートでマニュアルを作成することで、見やすさを向上させることができます。
2. ビジュアルを重視する
文字だけではわかりにくい、読みにくいという問題を解消するために、画像や動画を活用しましょう。ビジュアルを取り入れることで、作業内容がよりわかりやすくなります。
3. 具体的にわかりやすく作成する
マニュアルは誰が見てもわかりやすいものでなければなりません。専門用語はできるだけ避け、使用する場合は解説を加えましょう。また、内容は具体的に記述することが重要です。たとえば、「開店前にカウンターの清掃を行います」ではなく、「クリーナーを布巾にかけ、右から左に向けて全面を拭いてください」と具体的に記載し、画像や動画を付けることで、誰もが正確に作業を行えるようになります。
4. 定期的に見直す
マニュアルの定期的な見直しは必須です。作業内容や使用機器は日々進歩しており、古い情報が今も適用されるとは限りません。マニュアルの分量が多すぎる場合は、複数冊に分ける、またはオンライン化するなどの工夫が必要です。人員が増えてマニュアルが不足している場合は、追加するか、オンライン化して誰でもアクセスできるようにすることを検討しましょう。
解決策② マニュアル共有の仕組みを作る
マニュアルを作成する目的は、「指導者がいなくても仕事ができるようにする」「指導者の負担を軽減する」ことです。社内でマニュアルがどこにあるのか分からない、仕事中に全く使われない状況では、マニュアルが機能していません。
正しく作られたマニュアルに沿って業務を行うことで、全員が無駄なく最大限の成果を上げられることを再認識する必要があります。社内の風土を変えることは容易ではありませんが、マニュアルの利用を社内ルールとして定めるなどして、強制的にでも習慣化させることが有効です。
また、マニュアルを全員で共有できる仕組みを作ることも重要です。たとえば、マニュアルをオンライン化して、必要なときにすぐに参照できるようにしたり、定期的にマニュアルを見直して全従業員に通知したりすることで、マニュアルを効果的に活用できる環境を整えましょう。
解決策③ ツールを導入する
オンラインマニュアルツールなどを導入すれば、誰でもいつでも簡単に参照できるマニュアルを作成できます。これらのツールはフォーマットが統一されており、オンラインなので更新も簡単です。お知らせ機能を利用すれば、マニュアルの更新通知も行えますので、更新内容が周知されないという問題も防ぐことができます。
AIマニュアル作成ツール「トースターチーム」とは
「トースターチーム」は、独自のテンプレートに情報を入力するだけで、社内のあらゆる業務ナレッジを作成・管理できることが特徴のAIマニュアル作成ツールです。これにより、マニュアルや手順書の作成経験がない人でも、誰でも簡単にマニュアルを作成することができます。
ブログのような投稿形式で作成できるため、ボタンひとつで社内だけでなく社外にも公開が可能です。さらに、アップロードした画像にテキストや図形を自由に追加できる機能が内蔵されているため、別途グラフィックツールを用意する必要もありません。
また、「Google ドキュメント」「Google スプレッドシート」「Google スライド」「Google フォーム」「Google マップ」「YouTube」など、多くの外部ツールで作成したコンテンツをドキュメント内に埋め込んで表示できるため、マニュアルに画像だけでなく、ファイルや動画を組み込みたい場合にも最適です。
マニュアルは単に読むだけでなく、理解することが重要です。社員ごとの理解度や進捗状況の確認が難しいと感じている企業も多いかもしれませんが、「トースターチーム」のタスク機能を利用すれば、マニュアルをチェックリスト化できるため、確認作業が容易になります。
現在、在宅勤務を行う社員が増えています。その結果、社員に直接業務の説明をしたり、仕事の進捗管理を行ったりすることが従来よりも難しくなっています。「トースターチーム」では、スケジュール管理や締め切り日の設定など、詳細なタスク設定が可能です。これにより、マニュアル作成ツールとしての機能だけでなく、タスクマネジメント機能も備えています。
まとめ
マニュアルが浸透しない理由とその解決策についてご紹介しました。問題解決のためには、オンラインマニュアルツールの導入が近道です。ツールの導入によってマニュアルを浸透させ、企業をより良い方向に導いていきましょう。