仕事は多様な業務および作業から成り立っています。しかし、各従業員がそれぞれ好きなように作業を行うと、仕事の質が下がり、効率も悪くなってしまいます。そこで役立つのが「手順書」です。手順書は仕事を進める上での道標となり、うまく活用すれば企業と従業員の両方に大きなメリットをもたらします。では、企業にとって活用しやすい手順書はどのように作成すればよいのでしょうか。
今回は、活用しやすい手順書の作り方についてご紹介します。
手順書とは？
まずは、手順書がどのようなものかを押さえておきましょう。手順書とは、その名の通り、作業を行うための手順を記した書類のことです。作業手順書や作業標準書とも呼ばれ、従業員が正確な作業を行うために役立てられています。
手順書の特徴は、単位作業ごとに作成されることです。単位作業とは、業務を構成する個々の作業のことを指します。もし「朝食を作ること」を業務とするならば、「卵焼きを作ること」が工程、「卵を割ること」や「卵を巻くこと」が単位作業になります。手順書には、それぞれの単位作業について以下のポイントを記します。
- 作業名
- 作業の目的、区分
- 作業に必要な機材、道具
- 作業手順
- 作業についての解説、ポイント、注意事項
- 作業についての判断基準
誰が行っても同じように作業ができる情報が手順書には求められます。そのため、手順書には、作業を行う従業員が判断に迷うことのない明確な記載が必要です。
なぜ手順書を作るのか？
手順書を作る主な目的としては、「作業の均質化」や「作業の効率化」、そしてこれによる「企業価値・競争力の向上」が挙げられます。
作業の均質化
人の手による作業は、やり方や出来上がり、作業時間に違いが出やすいのが難点です。しかし、手順書に沿って作業を行えば、誰もが同じやり方、同じ質、同じ時間で作業を行うことができ、作業の均質化が実現します。
作業の効率化
手順書は作業の効率化にも有効です。ある作業を初めて行う時や作業についてわからないことがある時でも、手順書があれば、人に教わる必要がありません。各従業員が個々のペースを乱さずに仕事ができるため、作業は効率化され、教育のための人員コストも削減できます。
企業価値・競争力の向上
手順書は、各作業の情報を明確に記すことでコーポレートガバナンスの役割も果たします。また、手順書には社内で培われたノウハウが詰まっているため、知的財産としても有効です。コーポレートガバナンスや知的財産は企業の価値を高めるものです。作業の均質化や効率化も相まって、企業の競争力を向上させるために手順書作成は欠かせません。
マニュアルとの違い
仕事のノウハウが記された書類には、手順書以外にもマニュアルがあります。これらは混同されることが多いですが、手順書とマニュアルに記される内容は異なります。
マニュアルとは、業務についての指南書のことです。対象となる業務全般の知識や単位作業から成る業務の全体フロー、判断基準などが記されます。前述の例で言う「朝食を作る」ことを業務とすると、そのマニュアルには「卵焼きを作る」「味噌汁を作る」「ご飯を炊く」などといった業務工程を記した全体フローや、「献立の内容」「作った朝食を食べる人」などといった業務知識が盛り込まれるわけです。
マニュアルは、単位作業について記した手順書よりも大きな枠組みとなる業務を包括的にまとめたものです。つまり、マニュアルと手順書では記載事項の範囲が異なるのです。
また、マニュアルは業務の全貌を把握して理解を深めるために有効であり、手順書と同じく業務の均質化や効率化、コーポレートガバナンス、知的財産の蓄積に役立ちます。
手順書に含めるべき項目
作業の目的
手順書には、各作業の目的を明示することが重要です。
これにより、読者が手順の背景を理解しやすくなります。作業の目的を明確にすることで、読者は手順書の内容をより深く理解し、作業へのモチベーションを高めることができます。また、目的を明確にすることで、手順書の内容が目的から外れていないか、常に確認することができます。
必要な材料・ツール
作業に必要な材料やツールをリストアップしておくと、準備がスムーズになります。
必要な材料やツールを事前にリストアップしておくことで、作業前に必要なものを揃えられ、作業の遅延を防ぐことができます。また、リスト化することで、材料やツールが不足している場合にすぐに気付くため、無駄な時間を削減することができます。
手順とポイント
具体的な手順と、それぞれのステップで注意すべきポイントを詳細に記載します。
手順書では、作業の手順を一つずつ丁寧に説明することが重要です。また、それぞれのステップで注意すべきポイントを明確に記載することで、ミスを防ぎ、作業の質を高めることができます。ポイントを記載する際には、簡潔で分かりやすい表現を使うように心がけましょう。
注意事項
作業中に注意すべき事項を明記し、ミスを防ぐ手助けをします。
手順書には、作業中に注意すべき事項を明記することが重要です。これにより、作業者が安全に作業を行うことができ、事故やトラブルを防ぐことができます。注意事項を記載する際には、具体的にどのような点に注意すべきかを明確に示すようにしましょう。
手順書の作り方
① 手順書にする単位作業の洗い出し
フロー図や工程表を元に業務を細分化し、単位作業を洗い出します。どこまでをひとつの単位作業とするのかを的確に見極め、単位作業の選定漏れに気をつけましょう。この作業には現場従業員からのヒアリングも有効です。
② 記載内容の選定
洗い出した各単位作業における必要な機械や判断基準、注意点などを選定します。この作業でも重要事項の選定漏れがないよう注意が必要です。
③ 構成案の作成、目次や記載順の決定
手順書の構成案を作成し、目次や記載順を決めます。記載順は時系列に沿ったものにするのが一般的です。
④ 手順書の文章作成
初めに決定した単位作業とその記載内容を、構成案に沿って文章にします。この文章は専門的すぎず、端的でわかりやすい内容を心がけましょう。
⑤ 校正作業
完成した手順書の校正を行い、ミスがあれば修正します。
⑥ 手順書の試行導入、必要に応じて修正
まずは部署を限定して手順書を試行導入し、その結果に応じて修正を行います。
⑦ 本格的に手順書を導入、運用しながら必要に応じて編集を続行
試行導入による課題が解決できたら、本格的に会社全体へ手順書を導入します。その後は、必要に応じた修正や削除、追加など、運用を続けていきます。
手順書を正確に、そしてスムーズに作成できるかどうかは、「単位作業の洗い出し」や「記載内容の選定」といった事前準備の精度に左右されます。単位作業やその手順、記載すべき注意事項などに抜けや間違いがないよう、入念な準備を行いましょう。手順書完成後は、試行導入を行いながら運用を開始し、必要に応じて編集を重ねることで、より実用的で価値ある手順書が出来上がります。
わかりやすい手順書にするための5つのポイント
読み手を意識した表現を
手順書には、読み手を意識した表現が求められます。専門用語ばかりを連ねた手順書は、実際に利用する従業員にとってわかりにくく、いずれ活用されなくなってしまいます。
活用されなければ、手順書導入の意味がありません。手順書作成においては、「知識がなくてもわかる内容」「明確な記述」を心がけ、言葉のチョイスや誤解を生むような表現に注意しましょう。また、一文は短く、できるだけ端的にしましょう。ベテランの従業員だけでなく、新人の従業員でも理解できる手順書にすることが大切です。
全体フロー図で作業の理解を深める
手順書に沿って単位作業を行う場合、その作業が何のために行われ、どの工程に属しているのか知っておくことは作業への理解を深めるために大切です。
そのためには全体フロー図を作成する必要がありますが、これは本来マニュアルに記載されるべき内容です。マニュアルによる全体フロー図が用意されている場合はそれを活用し、マニュアルとリンクしやすい手順書作成を心がけましょう。また、マニュアルが用意されていない場合には、参考資料として手順書に簡単な全体フロー図を追加しておくのも一つの方法です。
テンプレートを活用
手順書は、何も一から作成する必要はありません。必要に応じて既存テンプレートを用いれば、効率的に実用性の高い手順書が作成できます。
手順書のテンプレートはネット上に多数存在し、またナレッジ共有サービスから入手することも可能です。自社のシステムや従業員層に合ったテンプレートをうまく活用しましょう。
セルフチェック項目で流し読みを防止
ただ文章が書かれているだけの手順書は、その内容をつい読み流してしまうものです。
そこで、セルフチェック式の手順書を導入すれば、手順書の内容に対する従業員の理解や実践を徹底することができます。セルフチェック項目を追うことで、従業員はひとつひとつの手順や注意点をより注意深く確認することができるためです。作業の正確性を保つためにも、セルフチェックは有効でしょう。
導入後の運用でより良い手順書に
手順書は、作成・導入すればそれで終わりではありません。
その後の運用こそが、手順書導入の成功を左右する鍵になります。手順書を導入したら、従業員による活用率や使い心地、それによる作業の変化などのデータを調査し、その結果を手順書に反映させていきましょう。内容の変更や追加、削除を随時行うことで、より実用的な手順書を目指せます。
まとめ
手順書の作り方について、手順書の目的やマニュアルとの違いを交えてご説明しました。手順書は、生き残り競争が激しい現代企業にとって、有益な経営手段のひとつです。また、ひとつの企業に長く勤めることが少なくなった現代では、人材の流動性が高いため、ノウハウの継承という点においても手順書は役立ちます。
未だ手順書やマニュアルを活用していない企業においては、手順書をはじめとしたノウハウの形式化および書式化が急務です。
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