議事録とは会議の中で決まったことや、会議中の発言をまとめた記録のことです。
議事録を確認すれば、会議に参加しなかった社員にも会議の内容や決定事項を伝えることが出来るでしょう。
しかし議事録の作成には多くの時間と労力がかかるため、議事録作成ツールを導入して効率良く議事録作成を進める必要があります。
この記事では、議事録作成ツールの機能やメリットと主要の議事録作成ツールを紹介しましょう。議事録作成ツールを導入したいと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。
議事録作成ツールとは
議事録作成ツールには、議事録作成に必要な機能が備えられています。そのため、議事録作成ツールを活用することで、誰にでも短時間で優れた議事録が作成出来るようになります。
また、会議の音声を自動でテキスト化する機能を使えば、会議中に議事録作成のためのメモを取る必要もありません。
議事録作成ツールを使えば、会議に参加しなかった社員への情報共有だけでなく、参加者の備忘録にもなる分かりやすい議事録が簡単に作れるでしょう。
業務の効率化が重要視されている今では、多くの企業で議事録作成ツールの導入が進められているのです。
議事録作成ツールの主な機能
議事録作成ツールには議事録を作るために必要な多くの機能が搭載されています。その主な機能を紹介します。
まずは、自社に必要な機能な何かを考えてみてください。
①テンプレート機能
通常、議事録作成ツールには豊富な種類の優れたテンプレートが用意されています。
テンプレートを活用すれば短時間で優れた議事録が作成可能で、社内の議事録の書式を統一することも出来るでしょう。
②音声の文字起こし機能
AIの音声認識機能によって、会議中の音声をリアルタイムで文字起こしします。
会議の終了と同時に会議内容がテキスト化されていることになるため、議事録作成時には文字起こしされた素材を調整するだけで、議事録が完成するでしょう。
③外国語への翻訳
議事録作成ツールに他言語化機能が備わっていれば、作成した議事録を簡単に翻訳可能です。
つまり、外国に支店がある企業でも、スムーズに情報共有が出来るということです。
ツールによって翻訳可能な言語が変わりますので、自社で必要とする言語を確認しておきましょう。
議事録作成ツールの導入メリット
議事録作成ツールを導入すれば、企業はどのようなメリットを得られるのでしょうか？
ここからは議事録作成ツールのメリットを紹介します。
メリット１ 議事録作成の負担を軽減する
会議が多く頻繁に議事録を作成する必要がある企業では特に、議事録作成をする担当者が抱える負担も重くなります。
議事録担当者は本来の業務を行う時間を削って議事録を作成するため、その負担が業務全体に悪い影響を及ぼすこともあるでしょう。
議事録作成ツールを使えば、短時間でサクサクと議事録が作成可能になり、議事録担当者の負担を軽減出来ます。
また今までで議事録担当者は、議事録の作成のためにメモを取る必要があることから会議で発言が出来ないことが多かったですが、音声による文字起こし機能を使えば、議事録担当者も会議に参加可能になります。
メリット２ 素早く議事録を共有出来る
議事録は会議に参加しなかった社員に会議の内容を伝えるため、または会議参加者の備忘録として活用されます。
そのため、一般的には「会議開催日の当日中に議事録を共有すること」という目安があるように、議事録は会議終了後に可能な限り早く共有する必要があるのです。
議事録作成ツールを使えば、議事録作成自体にかかる時間を短縮可能なため、議事録の共有も素早く行えるでしょう。
会議の決定事項をすぐに周知出来れば、次に求められるアクションが社員に迅速に伝わります。
メリット３ 分かりやすい議事録が作成出来る
議事録は多くの社員が閲覧するものですので、読みやすく分かりやすいものでなくてはいけません。
議事録担当者の力量によって質が左右されることがないようにする必要があるでしょう。
議事録作成ツールを使用して議事録の書式を統一して作成すれば、誰でも簡単に優れた議事録が作成出来るようになるのです。
議事録作成ツールの選定ポイント
議事録作成ツールは非常に多くのサービスが存在することから、選定に時間がかかってしまうことがあるようです。
ここからは議事録作成ツールを選定する時のポイントを説明しましょう。
ポイント１ ツールの操作性・使いやすさ
議事録作成ツールは社内の誰もが使いやすいと感じるものでなくてはいけませんが、社内にはパソコンの操作が得意でない社員もいると思います。
そのため、議事録作成ツールは余分な機能が搭載されておらず、シンプルな操作性のものを選ぶようにしましょう。
議事録作成ツール自体を使いこなすまでに多くの時間が必要になってしまうと、ツールの使用が社内で定着しにくくなります。
使用予定のデバイス全てで、実際の使い心地を確認した上でツールの選定を行ってください。
ポイント２ 音声認識機能の精度
自動の文字起こし機能を使用する予定の場合には、その音声認識機能の精度を確認する必要があります。
音声認識機能が搭載していれば安心というわけではなく、機能の性能にはツールによって大きな差があるためです。
ツールの選定には実際にツールを使用している企業の口コミを参考にするという方法もありますが、無料の試用期間などを活用して、可能な限り精度を自分の目で確かめるようにしてください。
ポイント３ 希望するテンプレートが用意されているか
議事録作成ツールによって用意されているテンプレートが変わります。
自社が利用したいと考えているテンプレートが用意されているかを確認しておきましょう。
社内の議事録の書式を統一出来れば、議事録の作成に必要な時間を短縮するだけでなく、議事録閲覧者にも内容がより理解しやすくなります。
議事録作成ツールを利用する際のコツ
議事録作成ツールを利用するには知っておくべきコツがあります。
会議前の準備を怠らず、より議事録作成ツールを有効に使えるようにしましょう。
コツ１ 自動文字起こし機能を使用する場合には録音もしておく
会議の音声を自動でテキスト化していても、念のために音声データを残しておくようにします。
音声があれば、万が一テキスト化に問題があった場合にも、困ることがありません。
また、文章の内容を修正したいときにも、録音された音声が役立つことがあります。会議のエビデンスとして音声を保管することも出来るでしょう。
コツ２ 発言者の声を聞き取りやすくしておく
優れた音声認識機能や予測変換機能が搭載されていても、ツールが聞き取る音声に雑音が混じってしまっては正しい結果につながりません。
なるべく静かな会議室を用意し、雑音が入り込まないようにしたり、マイクを発言者に近づけるようにしたりするなどの方法で、クリアな音声が拾えるようにしましょう。
まとめ
議事録作成ツールの基本的な機能や、主要の議事録作成ツールを紹介いたしました。
議事録作成ツールを使えば、優れた議事録が短時間で作成出来るようになり、議事録担当者の負担を大幅に軽減することが可能です。
また、作成した議事録の共有には情報共有ツールの利用が便利です。
せっかく議事録作成ツールを利用して、短時間で優れた議事録を作成しても、議事録の確認依頼や欠席者への共有に手間がかかっては、ツールを利用した意味が無くなってしまいます。
議事録作成後も、スムーズに確認依頼や共有ができるように、ITツールの導入を検討しみてはいかがでしょうか。