一緒に業務を行っているメンバーがどういった仕事を抱えているのか、どういったスケジュールで動いているのか、すぐに把握して連携を取ることができていますか？
プロジェクトメンバー間の仕事量が違いすぎるように感じる、他のメンバーのスケジュールを知らないので連携が取りにくいなどの理由からプロジェクトの進行が上手くいかないといった悩みを抱えている方は決して少なくないと思います。
その悩みを解決することができるのが「プロジェクト管理ツール」です。
プロジェクト管理ツールとは
プロジェクト管理ツールとは、仕事を一元管理することができるツールのことです。
プロジェクト管理ツールがあれば、1つのツールでプロジェクトメンバーが抱えているタスクやスケジュールを確認することができますし、進捗状況も自動的にグラフで表示されるため把握がしやすくなります。
プロジェクトの全体像が把握しやすく、一目で進捗状況がわかりますので、遅れている作業や負担が大きいメンバーのフォローを行えるようになります。
ツールによっては在庫や予算の管理もできるものもありますので、進捗管理だけにとどまらず広い視野でプロジェクトを管理できるようになります。
プロジェクト管理ツールの主な機能
プロジェクト管理ツールが持つ主な機能について、それぞれの機能ごとにチェックしておきましょう。
１．ヒトの管理
プロジェクトメンバーのタスク管理はもちろん、業務実績やスキルなども管理することができます。
仕事の振り分けもツール上で行えますので、進捗に遅れが出ているタスクを把握し、他の人に振り分けることも可能です。
他にもプロジェクトメンバー同士のコミュニケーションを取るためのチャット機能があるツールもあります。中には絵文字を使ってフランクなコミュニケーションを取ることができるものもありますので、コミュニケーションが活発になり円滑にプロジェクトが進むのに役立つでしょう。
２．時間の管理
プロジェクト全体のスケジュールやプロジェクトメンバーごとのスケジュール管理も可能です。
プロジェクトメンバー全員のスケジュールをまとめてチェックすることができるので、スケジュールの把握が容易になります。
また、ツールによっては勤怠管理もできますので、プロジェクトメンバーの勤務時間の管理も行えます。
３．モノの管理
プロジェクトに関する「モノ」を管理する機能です。
例えば製造業の場合は原材料の在庫数や発注数を、デスクワークの場合でも端末（パソコンやスマートフォンなど）の管理を行うといった機能です。
４．カネの管理
プロジェクトを進める際には予算や経費を考慮する必要があります。
決められた予算の中で製品やサービスを作成しなければなりませんので、それに対応した「原価計算」や「経費管理」「予算比」など様々なお金に関する管理ができる機能です。
また、プロジェクトや作業に限らず交通費などの経費も管理することができるツールもあります。
５．情報の管理
プロジェクトに関する契約や顧客の情報などをメンバーが共有することができる機能もあります。
プロジェクトが進行している間は企業内外から多くの情報が集まってきます。
それらの情報を適切にメンバーに共有することはプロジェクト進行には必要不可欠です。
他にもワークフローシステムとして各種申請や電子決済ができる機能を備えたツールもあります。
プロジェクト管理ツールの導入メリット
メリット１ 正しい進捗状況を確認することができる
プロジェクト管理ツールを利用しなくてもExcelなどでガントチャートを作成してプロジェクト管理を行っている企業は多く存在します。仮に手書きでもガントチャートを作成することはできるのですが、プロジェクトの進捗状況は常に最新で正確でなければなりません。
そのため進捗に変更があった場合に反映を怠ったりミスが発生したりすると、正しい進捗状況を把握することができず、プロジェクトの進行に影響が出てしまいます。
プロジェクト管理ツールを利用することによって、リアルタイムで柔軟かつ簡単に進捗状況の反映やスケジュールの変更などを行うことができますので、常に正しい進捗状況を確認することができるのです。
メリット２ メンバーの進捗や負荷を把握することができる
プロジェクトの進行中に遅れが発生したり、特定のメンバーに負荷が集中してしまうことがあります。
このような状況を把握できずそのままにしておくと、プロジェクトの進行が計画通りに行かず、大幅な遅れやプロジェクト自体の失敗に繋がります。
契約によっては、期限を守れなかったことについて損害賠償が発生するなど損失を出してしまう可能性もあります。
そうした状況に陥らないようにするためには、メンバーが持つタスクの進捗状況や負荷を把握して、遅れや偏りがあればタスクを再度振り分けなければなりません。
プロジェクト管理ツールがあればガントチャートなどによって一目で進捗や負荷を判断することができますので、タスクの振り分け直しをスムーズに行えるでしょう。
また、タスクや期限に変更があった場合には、通知機能でお知らせすることができますので「変更されたことを知らなかった」という連絡ミスも防ぐことができます。
プロジェクトを順調に進めることができれば残業をして対応をせずに済むという一面もありますので、コストカットの面でもメリットがあるといえます。
主要のプロジェクト管理ツールを比較
Wrike
Wrike（ライク）は「圧倒的な使いやすさと分かりやすさで現場と経営層の両方から支持されているワークマネジメントツール」で、世界で2万社、国内1,000社以上の導入実績があります。
プロジェクト管理だけでなく作業時間を集計するタイムトラッキング、ワークフローの機能など機能が充実しているため、世界のトップ企業にも選ばれるツールとなっています。
また、400種類ほどの外部ツールと連携することができますので、既に導入しているツールも無駄なく使える可能性があります。
費用は最大5名までなら基本的な機能を無料で利用することができます（ガントチャートは使えません）。
5名以上の場合は月額9.80＄／1ユーザー～となります。
トライアル期間も設けられているため、1度試してみる価値があるでしょう
Backlog
Backlogは「開発からマーケティング、人事・総務まで様々な職種で使われているプロジェクト管理ツール」です。
シンプルで使いやすいシステムになっているため、メンバーがすぐに使えるようになるというメリットがあります。
こちらも0円のフリープランが用意されており、10名まで利用可能ですがガントチャートは使えません。
ガントチャートが利用できるのは2段階上のスタンダードプランからで、月額12,980円となりますがユーザー数に制限はありませんので、Wrikeと比較するとかなり安く利用することができます。
Lychee Redmine
Lychee Redmineは「シンプルなタスク管理から大規模なプロジェクト管理まで幅広く対応」しているツールで、基本的なタスク管理やガントチャートはもちろんのこと、機械と人を一元管理することができる「機械管理」機能が備わっているため多くの機械を利用する企業などにおすすめです。
2,000社を超える企業が導入しており、有名企業の名前を見ると「製造」に関する企業が多い印象です。
Lychee Redmineはフリープランからガントチャートが利用可能となっています。
10名以上の場合は月額800円／ユーザーのスタンダードプラン以上の契約が必要となります。フリープランを除く全てのプランはユーザー数無制限となっています。
Trello
Trelloはタスクを「カード」に登録し、付箋のような形で管理を行う（カンバン方式といいます）プロジェクト管理ツールです。
ガントチャートは搭載されていませんので複雑な管理が必要なプロジェクトには不向きですが、無料でカードもユーザーも無制限で使うことができますので、単純なタスク管理や小規模なプロジェクト管理におすすめです。
また、複雑な管理が必要ないからといって小規模な企業のみが使用しているかというとそういうわけではなく、世界で100万以上のチームが利用しており、多くの人が毎日利用するような世界的なIT企業も利用しています。
ビジネス用に利用したい場合は月額12.50＄（／ユーザー）のビジネスクラス以上がおすすめです。
Jooto
Jootoは「ふせんを貼ったり、はがしたりするような感覚で使える、カンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツール」です。
操作が簡単で、専門知識がなくても使いやすいツールとなっています。
4人までならカンバン方式のタスク管理やガントチャートといった基本機能は全て利用可能で、4人を超えたら月額500円（／ユーザー）が必要です（4人までは無料なので、10人利用するのであれば月額6人分3,000円）。
まとめ
プロジェクトを計画通りに進めるため、メンバー間の業務の偏りを無くすためなど様々な理由でプロジェクト管理ツールの導入を検討している企業があるかと思います。
また、昨今ではテレワークを導入する企業もかなり増えていることから、直接タスクの進捗状況を確認することが困難になっているという面からもプロジェクト管理ツールの需要が高まっていると考えられます。
テレワーク支援としてトライアル期間を長く設けているツールもありますので、まずは１度試してみてはいかがでしょうか。
また、チームでの仕事を円滑に進めるためには、情報共有ツールの導入も有効です。プロジェクト管理ツールだけでなく、様々なツールの導入を検討してみるといいでしょう。