近年、中小企業を中心に、人手不足が深刻化しています。政府の働き方改革によって対策は練られているものの、まだまだ人手が十分でなく、従業員の負担が増えているという企業は多いでしょう。
そこでおすすめしたいのが、RPAツールの導入です。RPAツールは、最新の技術で業務をサポートし、人手不足解消にも役立ちます。
今回は、RPAという言葉の意味から、RPAツールのメリットや選び方まで、詳しくご紹介しましょう。
RPAツールとは
まずは、RPAという言葉の意味や、RPAツールの概要についてご説明します。
RPAとは、ロボティック・プロセス・オートメーション(Robotic Process Automation)の略です。RPA(ツール)は業務を自動化できるソフトウェアロボットのことを指し、主に一連の事務作業を担います。
簡単にいうと、RPAツールは人間に変わって事務作業を行うロボットです。ロボットといっても産業用ロボットのように実態のあるものではなく、ソフトウェアとしてコンピュータ内で実働します。
RPAツールで遂行出来る業務
RPAツールは、「単純作業」「定型業務」「定期的な反復作業」の遂行を得意としています。そのため、定型的・反復的で単純な事務作業を代替することが可能です。
具体的には、RPAツールは以下のような業務を遂行できます。
RPAツールの遂行できる具体業務
- データ入力
- 帳簿入力
- 伝票作成
- 経費処理
- 顧客データの管理
- ダイレクトメールの発送業務
- コールセンターの自動応答、引き継ぎ
- 社内外の情報収集、集計、比較
- 資料作成・送付
一方で、複雑でイレギュラー対応が求められる業務にRPAツールは向きません。
ただしツールのレベルによっては、搭載されている学習能力やデータ分析機能により、複雑な作業を担えるものも存在します。
RPAツールを導入するメリット、効果
RPAツールの導入は、企業に大きなメリットをもたらす革新的なツールです。ここでは、RPAツールにおける代表的なメリットを3点ご紹介します。
メリット1-業務効率アップ、業務量削減
RPAツールを導入すれば、単純な事務作業の多くをRPAツールに任せられます。すると、従業員は人間にしかできない複雑な業務に集中することができるため、業務効率の向上が期待できます。
また、RPAツールが一部の業務を担うことで業務量が減れば、各従業員の負担が減り、残業も減少させられます。
メリット2-人件費の削減、人手不足解消
RPAツールを導入して事務作業を任せられるようになれば、企業は事務作業のための人件費を削減できます。人手が足りていない職場では、事務作業以外の業務に人手を割けるため、人手不足による業務の滞りも解消できるでしょう。
メリット3-業務スピード、正確性アップ
人の手で行う事務作業には、時間と手間がかかり、またミスや抜けが生まれやすいというデメリットがあります。しかし、RPAツールを導入し事務作業を任せれば、コンピュータならではのスピードで事務作業を処理でき、正確性もアップします。
このように、人の手で行う事務作業のリスクを補えることも、RPAツール導入のメリットです。
RPAツールの種類
RPAツールは、ツールによって種類分けされます。ここでは「導入形態」と「対応業務」の観点から、RPAツールの種類についてご説明します。
導入形態は「デスクトップ型」と「サーバー型」に分かれる
RPAツールの導入形態は、「デスクトップ型」と「サーバー型」の2種に分けられます。
- デスクトップ型
- 個々のパソコンにRPAツールをインストールするタイプ。小規模での導入が可能で、初期費用は低め。大量のデータ処理には向かない。
- サーバー型
- サーバーにRPAツールをインストールするタイプ。初期費用は嵩むが、複数のパソコンから利用可能で、大量のデータ処理を得意とする。
サーバー型はさらに、Web上のロボットシステムにアクセスする「クラウド型」と自社サーバーにロボットシステムを構築するオンプレミス型に分かれる。
RPAツール導入時には、どちらの型が自社に適しているかよく検討する必要があります。
対応業務は「汎用型」と「特化型」で異なる
RPAツールは、対応できる業務の範囲によって「汎用型」と「特化型」の2種に分けられます。
- 汎用型
- カスタマイズ性が高く、幅広い業務に対応できる。
- 特化型
- カスタマイズ性は低いが、専門性の高い業務に対応できる。
「汎用型」はあらゆる業務を自動化できるものの、設定には手間がかかります。
一方の「特化型」は専門性が高いものの、一連の業務を自動化するには複数のツール導入が必要になり、コストがかかります。
RPAツールを選ぶポイント
RPAツールはさまざまな企業からリリースされています。では、多様なRPAツールから自社で導入するツールを選ぶには、どのような点に注目すればいいのでしょうか。
ここでは、RPAツールを選ぶポイントを3点ご紹介します。
ポイント①どの種類のRPAツールが自社に適しているか
前章でご紹介したように、RPAツールは「デスクトップ型」と「サーバー型」、「汎用型」と「特化型」に分けられます。
まずは、自社の自動化したい業務を明確にし、どのタイプがその業務に合っているのか見極めましょう。
例えば、幅広く、大量のデータ処理を自動化するには「サーバー型」「汎用型」が、特定の業務を小規模に自動化するなら「デスクトップ型」「特化型」が適しています。
ポイント②コストは見合っているか
RPAツールは、長く運用していくものです。運用を続けるには、多くの場合導入時の初期費用だけでなく、毎月・毎年固定費がかかります。
そのため、自社の希望と実際にかかるコストが見合っているかという点も、RPAツール選定時の重要なポイントです。
初期費用はもちろん、月額(年額)料金についても事前によく確認しましょう。
ポイント③使いやすさ
RPAツール選定時には、ツールの使いやすさにも注目しましょう。
各ツールによって操作性は異なるため、トライアルが可能な場合は一度試してみる必要があります。使いにくさを理由に、導入後にツールが使われなくなってしまっては、コストや設定の手間が無駄になってしまう恐れがあるためです。
有益なRPAツール導入を目指すためにも、従業員が問題なくツールを使いこなせるかどうかは、慎重に判断しましょう。
主なRPAツールを比較
この章では、代表的なRPAツールである「UiPath」「Automation Anywhere」「Blue Prism」という3種のツールについてご紹介し、それぞれの特徴を比較していきます。
UiPath(ユーアイパス)
UiPathは、UiPath社によって提供され、世界中の企業に導入されているサーバー型(クラウド型)RPAツールです。
UiPathは、迅速な導入が可能でカスタムしやすく、パソコンが得意でなくても扱える操作性の高さが魅力。日本でも高いシェアを誇り、作業の管理や報告、監査、監視などを担います。
日本語マニュアルやトライアルが整備されており、コストをかけずに最新の機能を導入したい企業に向いています。
- 提供会社: UiPath株式会社
- 導入形態: サーバー型(クラウド型)
- トライアル:あり
- 費用:要問い合わせ
Automation Anywhere
Automation Anywhereは、セキュリティの高さ、操作性の高さを特徴とする、サーバー型(クラウド型)RPAツール。アメリカではシェアNo. 1を誇っています。
ビジネスプロセス管理や機械学習、自然言語処理技術などの機能が搭載されていて、作業への柔軟で効果的な対応を可能にしています。
RPAツールを使用する従業員が多い企業に向いています。
- 提供会社:オートメーション・エニウェア・ジャパン株式会社
- 導入形態:サーバー型(クラウド型)
- トライアル:あり
- 費用:月額料金750ドル〜
https://www.automationanywhere.com/jp/
Blue Prism
Blue Prismも、上記2種同様幅広い業界で導入されているサーバー型(クラウド型)RPAツールです。RPAの元祖とも呼ばれる歴史あるツールであり、特徴として高度なセキュリティ機能を持ち、特に医療系や金融系大企業におすすめです。
Blue Prismはカスタマイズがしやすく、高度な作業に対応しています。さらに、ドラッグ&ドロップによる簡単な操作性も、支持される理由のひとつです。
- 提供会社: Blue Prism株式会社
- 導入形態: サーバー型(クラウド型)
- トライアル:あり
- 費用:要問い合わせ
https://www.blueprism.com/japan/
まとめ
自社に合ったRPAツールの導入は、業務の問題を解消し、企業や従業員に多くのメリットを与えます。少子高齢化による将来的な労働力低下を鑑みても、今後可能な業務はRPAツールで自動化していくことが好ましいと言えるでしょう。
ただし、導入するRPAツールの選定は慎重に行い、自社の業務や従業員の特性にマッチしたものを選ぶようにしてください。
