営業管理は企業の売上目標を達成するための重要な手法で、営業活動の進捗や成果を管理・改善します。
Excelを用いた営業管理は手軽でコストが低く、中小企業にとって有効です。
この記事では、営業管理の概要とExcelテンプレートのメリット・デメリット、必要な指標について詳しく解説し、おすすめのExcelテンプレートを紹介します。
営業管理とは
営業管理は、売上目標を達成するためにメンバーの行動と進捗を管理する手法です。具体的なプロセスには、目標値の設定、その進捗の定期的な確認、結果の分析と改善策の実施が含まれます。これにより、営業活動を最適化し、効率的に目標を達成することが可能となります。
営業管理は、単に数値を追いかけるだけでなく、各メンバーの強みや弱点を把握し、個別の指導やトレーニングを行うことも含まれます。例えば、商談のクロージングが苦手なメンバーには、クロージングに特化した研修を提供することで、全体の成約率を向上させることができます。
営業管理を効率化するツールとしては、SFAやCRM、MA等が一般的です。ただし、これらのツール導入には手間やコストがかかることが多いのが難点です。そこで候補に上がるのが、比較的手軽なエクセルでの営業管理です。
エクセルのテンプレートを活用すれば、ある程度の規模までなら十分なレベルの営業管理が行えます。そのため、中小企業が営業管理を始める場合には、そのツールとしてエクセルを選択肢に入れておいてください。
営業管理のメリット
メリット１ 営業レベルの向上
営業管理によって情報が見える化され、共有・蓄積が容易になります。
これにより、各メンバーの営業状況や実績が共有され、組織全体のスキルアップに繋がります。例えば、成功事例を共有することで、他のメンバーも同様の成果を上げやすくなります。
メリット２ 業務の効率化
Excelを用いた営業管理では、情報が整理され、付随業務の効率が向上します。
Excelは操作性も高く、教育や導入の手間が少ない点がメリットです。たとえば、自動計算やグラフ作成機能を活用することで、手作業でのミスを減らし、迅速なデータ分析が可能になります
メリット３ コミュニケーションの改善
定期的な営業会議や報告書の作成を通じて、チーム内のコミュニケーションが活発になります。
Excelテンプレートを用いることで、データの一貫性が保たれ、情報共有がスムーズに行えます。
営業管理のデメリット
Excelでの営業管理には、いくつかのデメリットもあり、情報共有のしにくさや属人化のリスクが挙げられます。
適切な運用ルールを策定し、効率性を重視する必要があります。また、Excelファイルはセキュリティ面でも注意が必要であり、アクセス権限の管理や定期的なバックアップが重要です。
例えば、ファイルのバージョン管理が適切に行われない場合、データの整合性が崩れるリスクがあります。
また、複数のメンバーが同時にファイルを編集すると、競合が発生することがあります。これらの問題を回避するために、クラウドストレージやバージョン管理システムの導入を検討することが重要です。
Excelでの営業管理に必要な項目（指標）とは
顧客管理
顧客管理は、営業活動の基礎となります。
顧客情報を適切に管理することで、顧客へのアプローチを効率化し、より効果的な営業活動を行うことができます。顧客管理には、以下の項目が含まれます。
- 顧客名
- 顧客情報（住所、電話番号、メールアドレスなど）
- 顧客属性（業種、規模、担当者名など）
- 顧客との取引履歴
- 顧客とのコミュニケーション履歴
- 顧客への対応状況
- 顧客からの問い合わせ内容
- 顧客への提案内容
- 顧客へのフォローアップ状況
顧客情報を一元管理することで、顧客のニーズを把握し、適切な商品やサービスを提供することができます。
案件（商談）進捗管理
案件（商談）進捗管理は、営業活動の進捗状況を把握し、適切なタイミングでフォローを行うために重要です。案件管理には、以下の項目が含まれます。
- 案件名
- 案件担当者
- 顧客名
- 案件内容
- 案件の進捗状況（新規、商談中、成約、失注など）
- 案件の発生日時
- 案件の最終更新日時
- 案件に関するメモ
- 次のアクション
- アクション期限
案件の進捗状況を可視化することで、営業担当者は、どの案件に注力すべきか、どの顧客にフォローすべきかを判断することができます。
行動実績管理
行動実績管理は、営業担当者の行動を記録し、分析することで、営業活動の効率化を図るためのものです。行動実績管理には、以下の項目が含まれます。
- 営業担当者名
- 行動日時
- 行動内容（電話、訪問、メールなど）
- 顧客名
- 行動結果
- 行動に関するメモ
行動実績を記録することで、営業担当者は、自分の行動を振り返り、改善点を見つけることができます。また、行動実績を分析することで、効果的な営業方法や顧客へのアプローチ方法を学ぶことができます。
目標管理
目標管理は、営業活動の目標を設定し、達成状況を把握することで、営業活動のモチベーションを維持し、目標達成を促進するためのものです。目標管理には、以下の項目が含まれます。
- 目標期間
- 目標値
- 達成状況
- 目標達成率
- 目標達成に向けた対策
目標管理を行うことで、営業担当者は、自分の目標を意識し、常に目標達成に向けて努力することができます。また、目標達成状況を定期的に確認することで、目標達成に向けた進捗状況を把握し、必要に応じて戦略を修正することができます。
営業管理におすすめのExcelテンプレート
営業管理にExcelを利用する場合には、既存のテンプレートが役立ちます。
ここでは、おすすめのテンプレートを5種ご紹介します。
1 Microsoft Office
Microsoft Officeには、ビジネスに活用できるテンプレートが多数用意されています。
「営業計画・管理」に分類されている「売上管理表」や「売上目標管理表」、「ビジネス振り返りシート」等が、営業管理向きのシートです。
https://www.microsoft.com/ja-jp/office/pipc/business#coreui-banner-9g1yuqn
2 bizocean
bizoceanは、2.8万点以上のビジネス系テンプレートを無料ダウンロードできるサイトです。
「営業管理」で検索すれば、複数のテンプレートが表示されます。
3 HubSpot
HubSpotのサイトでは、無料テンプレートとして「営業案件及び営業進捗管理エクセルテンプレート」が用意されています。
使い方ガイドが用意されているためすぐに利用を始められますが、ダウンロードには基本情報の入力が必要です。
https://offers.hubspot.jp/excel-crm-template
4 Excel Form 顧客管理
Excel Form 顧客管理は、エクセルでの顧客管理や売上集計といった管理テンプレートを提供するソフトウェアです。必要な項目を一覧表で印刷したりCSV出力したりすることも可能となっています。
宛名ラベルの印刷にも対応するので、DM作成にも活用できます。
https://www.vector.co.jp/soft/dl/winnt/business/se489409.html
5 エクセルカードHARI
エクセルカードHARIは、エクセルでのデータ管理をサポートするソフトです。自由なフォーマットで希望のテンプレートを作成でき、データ入力、共有、印刷まで対応します。
シンプルで汎用性に優れたテンプレートソフトです。
https://www.excel-access-japan.com/excelcard-hari/
Excelで営業管理を行う際のポイント
メンテナンスのルール作り
Excelテンプレートを使用する際には、定期的なメンテナンスが重要です。データの正確性を保つために、以下のルールを設定しましょう。
データ入力のルール
データ入力の際には、統一されたルールに従うことで、データの誤りを防ぎ、データの整合性を保つことができます。
データ更新のルール
データは定期的に更新し、最新の状態を保つようにしましょう。
データバックアップのルール
データの消失を防ぐために、定期的にバックアップを作成しましょう。
メンテナンスルールを設けることで、データの品質を維持し、正確な情報に基づいた営業活動を行うことができます。
作業効率の維持
Excelテンプレートを活用して、作業効率を維持するための工夫が必要です。以下のような方法があります。
入力作業の簡略化
データ入力の手間を減らすために、入力項目を絞ったり、ドロップダウンリストやチェックボックスなどを活用しましょう。
自動計算機能の活用
SUM関数やAVERAGE関数など、Excelの自動計算機能を活用することで、計算ミスを防ぎ、作業時間を短縮できます。
データの可視化
グラフやピボットテーブルを活用することで、データを視覚的に表現し、分析を容易にすることができます。
作業効率を向上させることで、営業担当者は、より多くの時間をお客様とのコミュニケーションや営業活動に集中することができます。
セキュリティ面への配慮
Excelファイルには、顧客情報などの重要なデータが含まれているため、セキュリティ対策を講じる必要があります。以下のような点に注意しましょう。
ファイルのパスワード設定
Excelファイルにパスワードを設定することで、不正アクセスを防ぐことができます。
ファイルの共有制限
ファイルの共有範囲を制限することで、必要な人にだけファイルへのアクセスを許可することができます。
ファイルの保存場所
ファイルは、セキュリティ対策が施された場所に保存しましょう。
セキュリティ対策を徹底することで、顧客情報の漏洩を防ぎ、企業の信用を守ることができます。
まとめ
営業管理は、営業効率を高め、売上目標を達成するために重要です。Excelを活用すれば、コストを抑えつつ効果的な営業管理が可能ですが、情報共有のしにくさや属人化のリスクに注意が必要です。
適切なツールの導入を検討し、営業活動の効率化を図りましょう。また、定期的に運用方法を見直し、常に最新の情報とツールを活用することが、成功の鍵となります。
Excelで営業管理を行う際、記載のルール化と運用のマニュアル化が極めて重要です。これらのプロセスが整っていないと、データの一貫性が保たれず、属人化や情報共有の困難さが生じる可能性があります。
そこで、AIマニュアル作成ツールのトースターチームの活用がおすすめです。
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