営業メールとは、一般的な営業活動を訪問ではなくメールで行うものです。
メールで営業を行えば相手の都合を確認せずに営業が出来ますが、使用方法を間違えてしまうと相手に悪い印象を与えてしまう恐れもあるでしょう。
この記事では、営業メールを利用するメリット・デメリットの他、具体的な書き方や例文を紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
営業メールのメリット
営業メールの最大のメリットは、相手の都合を確認せずに相手にアプローチが出来るということです。
特に、なかなか対面のチャンスが得られない相手には、営業メールで自社の商品やサービスに興味を持ってもらう手段が有効でしょう。
営業メールを受け取った側は、自分の都合の良いタイミングで内容を確認出来るため、相手に負担をかけません。
営業メールのデメリット
営業メールのデメリットは、メールが読まれたかが確認出来ないことと迅速なフォローが不可能なことです。
受け取った営業メールに対して相手が不安や疑問を感じた場合、対面であればその点のフォローが可能ですが、メールではそれが出来ません。
また、メールによる営業を「読まない」「重要視しない」顧客が一定数存在することも知っておく必要があるでしょう。
営業メールの書き方・ポイント
ここからは、具体的な営業メールの構成について説明していきます。
・挨拶と自己紹介
・メールの趣旨
・本文
・結びの挨拶
・署名
それぞれの内容と作成時のポイントを順番に沿って説明しましょう。
件名
まずはメールのタイトルと言える件名です。件名は、その他のビジネスメールと同じように、件名を見て内容が推測出来るものにしてください。
例えば「ご案内」「ご紹介」のような件名では、相手に興味を持ってもらうことは出来ませんし、迷惑メールと判断されて開封すらしてもらえない恐れがあります。
宛名
送り先の会社名、役職、氏名を記載します。漢字の間違いがないようによく注意してください。
挨拶と自己紹介
最初に挨拶を記載します。初めてメールを送る相手であれば、特に丁寧な説明を行うようにしてください。
普段から付き合いのある相手に営業メールを送る場合には、自己紹介を省いて名前を名乗るのみでいいでしょう。
メールの趣旨
なぜ営業メールを送ることになったのかという理由を相手に伝えます。
理由が明確であれば、闇雲に営業メールを送り付けているという印象がなくなるでしょう。
本文
あまりに文章量の多過ぎるメールは、読む相手に負担を与えてしまうため、伝えたい内容を絞って簡潔に記載するようにします。自社の商品やサービスをアピールするだけでなく、提案を受け入れた相手が得られるメリットを明らかにしてください。
箇条書きや改行を使用し、読みやすさにこだわると良いでしょう。また、商談の日程をこちらから提案する場合には、1日ではなく複数の日時を提案します。
結びの挨拶
提案をしてすぐにメールを締め括ると、事務的な印象が残ってしまいます。メールが長文になってしまった場合には、その謝罪を含め、提案を検討いただくための言葉を添えてください。
結びの挨拶があるかないかで、メールに残る印象は大きく変わります。
署名
署名にはメールの送り主の身分を明らかにするという役割もありますが、提案に対しての問い合わせ先としても欠かせないものです。
自分が確実に対応可能な連絡先を記載し、いただいた質問には迅速に答えられるようにしてください。
シチュエーション別の営業メールの例文
次に、営業メールのシチュエーション別の例文を紹介します。
すでに取引がある顧客への営業メールの例文
「情報共有ツールに関するご案内（株式会社〇〇）」
△△株式会社 △△様
いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。
先日は打ち合わせのお時間をいただき、ありがとうございました。
以前お話いただいた「情報共有の課題」につきまして、弊社の情報共有ツールが貴社の課題解決に役立てられないかと思い、ご連絡を差し上げました。
よろしければ、直接お伺いして、お話させていただければと思います。
つきましては、下記日時のご都合はいかがでしょうか。
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・○月○日（△） △時〜
・○月○日（△） △時〜
・○月○日（△） △時〜
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時間は1時間程度を予定しており、ツールの機能説明や導入事例をお伝えしたいと思います。
上記日程で差し支えなければ、お手数ですがご都合の良い日程をお知らせいただければ幸いです。
よろしくお願い申し上げます。
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署名
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初めてメールを送る相手への営業メールの例文
「情報共有ツールに関するご案内（株式会社〇〇）」
△△株式会社 ご担当者様
突然のご連絡、失礼いたします。
〇〇株式会社で、情報共有ツールの担当をしております〇〇と申します。
貴社のサイトを拝見し、弊社のツールがお役に立てるのではないかと考え、ご連絡いたしました。
弊社が提供する情報共有ツールは、IT業界のお客様を中心に〇〇件の会社に導入いただき、多くの課題を解決しているという実績があります。
少しでもご興味をお持ちであれば、直接お伺いさせていただきたく存じます。
下記日程で差し支えなければ、お手数ですがご都合の良い日程をお知らせいただければ幸いです。
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・○月○日（△） △時〜
・○月○日（△） △時〜
・○月○日（△） △時〜
——————————————–
時間は1時間程度を予定しており、ツールの機能説明や導入事例をお伝えしたいと思います。
突然の不躾なご連絡で大変申し訳ありませんが、ご検討いただけますようお願いいたします。
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署名
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営業メールで使いがちな間違った表現
ここからは、営業メールで使いがちな間違った表現を紹介します。
お世話になっております
メールの書き出しに「お世話になっております」という言葉を使うことが習慣化されている人が多いようですが、初めてメールを送る相手に対しては適していない言葉です。
「突然のご連絡失礼致します」「お世話になります」などを使うようにしてください。
了解しました
「了解しました」は尊敬語ではなく、丁寧語です。
「承知しました」「かしこまりました」などの尊敬語を使うようにしましょう。
御社
御社は口語で使用する言葉であり、文書で使用することは間違いです。
メールで相手の会社を表現する場合は「貴社」を使用します。
営業メールの作成を効率化させる方法
営業メールには丁寧な文章を用意する必要がありますが、毎回作成に多くの時間を割くわけにもいきません。
効率良く営業メールを作成するには、メールテンプレートを活用すると良いでしょう。メールテンプレートを使えば、メールの誤字脱字リスクを減らす効果も期待出来ます。
ただし、いかにも「使い回された」印象を与える営業メールは、相手にもテンプレートを使っていることが伝わり、そのメールの価値が下がってしまいます。テンプレートを活用しつつ、相手に最適な文言に変えたり、文言を追加したりするなどの工夫をするようにしてください。
まとめ
営業メールの書き方やポイント、例文を紹介いたしました。優れた営業メールが作成出来れば、メールを起点とした営業活動が行えるでしょう。
また、営業メールのデメリットである、メールや営業資料を読んでもらえたか分からないという点は、営業ツールを利用すれば解決することが可能です。相手が営業資料のどこを読んだのかなども分かり、アプローチしやすくなるでしょう。営業メールのブラッシュアップと併せて、便利なツールの活用も検討できるといいでしょう。