日々の業務において、取引先にメールや郵送で資料を送付する機会は多々ありますが、資料送付時の案内メールのマナーを知らない方も多いようです。たとえ送り先が社内であっても、最低限の案内メールのマナーを守ることは重要です。
この記事では、資料をメールに添付したり郵送したりする際の案内メールのマナーについて詳しく解説し、参考になる例文も紹介します。案内メールのマナーを初めて学ぶ方や、マナーの確認をしたい方は、ぜひ最後までご覧ください。
資料送付の案内メールのマナー
資料をメールや郵送で送付する際は、必ず相手に資料を送ったことを伝える案内メールを送りましょう。資料送付の事実を伝えることで、相手に資料のことを意識してもらいやすくなります。また、丁寧なメールを送ることで好感度のアップにもつながります。
資料送付時の案内メールのマナーは、一般的なビジネスメールのマナーと同様です。最初に挨拶文を入れ、締めの挨拶と署名の間に資料送付の要件を記載してください。基本的なことですが、丁寧な言葉を使うことはもちろん、相手の名前や役職に間違いがないかも注意しましょう。
また、郵送で資料を送付した場合の案内メールは、資料送付後すぐに送信します。資料送付を希望された場合も、こちらから送付を提案した場合も、必ず資料送付の案内メールが必要です。
ビジネスメールで資料を送る際の書き方と注意点
ここからは、資料送付の案内メールの書き方を紹介します。
１ 資料送付時の件名の書き方
件名には送信する資料の目的を明記しましょう。
例えば、「〇〇資料送付のご案内」のように簡潔に伝え、受信者がメールを開く前に資料の内容を把握できるようにします。
具体的な例として、以下のような件名があります。
- 〇〇年〇〇月期売上報告書送付
- 〇〇プロジェクト提案書送付
- 〇〇セミナー資料送付
このように、件名を見ただけで資料の内容がわかるように、簡潔で具体的な表現を用いることが重要です。
２ 本文で送付ファイルを明確に伝える
本文には、何を送っているのかを明確に記載し、受信者がファイルの内容や重要性を一目で理解できるようにしましょう。
例えば、資料のタイトルや内容の概要、バージョンなどを記載すると、受信者はファイルを開く前に必要な情報を得ることができます。
３ 問い合わせ先を明記する
送付するファイルに関する問い合わせ先を記載することも忘れないようにしましょう。
特に、資料の内容に関する質問やファイルのダウンロードに関するトラブルが発生した場合に、スムーズな対応が可能になります。
問い合わせ先を記載する際には、担当者名、所属部署、電話番号、メールアドレスなどを明記し、受信者が簡単に連絡できるようにしましょう。
４ 郵送の場合には発送日時・到着予定日時を記載する
郵送で資料送付をした後の案内メールには、資料を発送したという事実だけでなく、発送日時・到着予定日時も明らかにしておきます。
事前に到着予定日時を伝えることで、相手に発送した資料の到着をより意識してもらいやすくなるでしょう。
郵送で資料送付した場合の案内メールの例文
郵送で資料を送付した場合の案内メールの例文は下記のとおりです。
資料を郵送後すぐに案内メールが送れるようにしてください。
件名「〇〇株式会社：資料送付のご案内」
△△株式会社 △△課 △△様
日頃より大変お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。
早速ではございますが、ご依頼いただきました資料の発送をお知らせいたします。
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発送日：○月○日（○）
到着予定日：○月○日（○）
送付内容：〇〇資料一式
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お手元に資料が届きましたら、内容をご確認いただきますようお願いいたします。
ご不明点やご質問などございましたら、〇〇までお気軽にお問い合わせくださいませ。
何卒よろしくお願いいたします。
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署名（連絡先を記載）
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添付ファイルで資料送付する場合の案内メールの例文
添付ファイルで資料を送付する際の案内メールの例文は下記のとおりです。
件名「〇〇株式会社：資料送付のご案内」
△△株式会社 △△課 △△様
日頃より大変お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。
早速ではございますが、ご依頼いただきました資料を添付ファイルにてお送りします。
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添付ファイル：〇〇資料（PDF：全3ページ）
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ご不明点やご質問などございましたら、〇〇までお気軽にお問い合わせくださいませ。
何卒よろしくお願いいたします。
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署名（連絡先を記載）
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添付ファイルを送る際の注意点
添付ファイルで資料を送る場合には、郵送での資料送付とは違った注意点があり、その注意点を理解していないと相手に迷惑を掛ける恐れがあります。
注意点を十分に理解した上で、案内メールを送るようにしましょう。
注意点１ 適切なファイル形式とサイズ
ファイル形式が受信者に対応しているか確認し、サイズが大きすぎないように気をつけましょう。
一般的なファイル形式としては、PDF、Word、Excel、PowerPointなどが挙げられます。
しかし、受信者の環境によっては、これらのファイル形式に対応していない場合もあるため、事前に確認が必要です。
例えば、古いバージョンのソフトウェアを使用している場合や、特定のファイル形式に対応していないOSを使用している場合などがあります。
また、ファイルサイズが大きすぎると、メールの送信に時間がかかったり、受信者がダウンロードする際に時間がかかったりすることがあります。
そのため、ファイルサイズを小さくするために、圧縮したり、必要な情報だけを抜き出して別ファイルにまとめたりするなどの工夫が必要です。
ファイルサイズを小さくする際には、以下の点に注意しましょう。
- 画像のサイズを縮小する
- 不要な情報やデータは削除する
- ファイル形式を圧縮形式に変換する
これらの工夫をすることで、ファイルサイズを大幅に削減することができます。
注意点２ セキュリティリスクを理解する
特に機密情報を含むファイルを送る場合は、セキュリティ対策について十分に確認しましょう。
機密情報を含むファイルを送信する際には、暗号化などのセキュリティ対策を施すことが重要です。
暗号化とは、データを第三者に解読できないように、暗号を用いて変換することです。暗号化されたファイルは、パスワードや鍵を持っている人しか解読できません。
また、ファイルのパスワードを設定したり、送信先を限定したりするなどの対策も有効です。
パスワードを設定することで、ファイルへのアクセスを制限することができます。また、送信先を限定することで、特定の人だけにファイルを送信することができます。
これらの対策を組み合わせることで、機密情報の漏洩を防ぐことができます。
注意点３ 重要な資料の送信には追加の確認をする
重要な資料を送る前には、上司や関係者と一度確認してから送信するようにしましょう。
特に、契約書や議事録など、重要な書類を送信する際には、誤送信を防ぐために、送信前に必ず確認が必要です。
誤送信を防ぐために、以下の点に注意しましょう。
- 送信先が正しいことを確認する
- 添付ファイルが正しいことを確認する
- 内容に誤りがないことを確認する
これらの確認を怠ると、誤送信によるトラブルが発生する可能性があります。
誤送信は、企業の信用失墜や顧客との信頼関係を損なう可能性があるため、十分に注意が必要です。
まとめ
資料を送付した際に送信する案内メールの書き方や注意点を説明いたしました。
資料を送付する際の案内メールは、ビジネスコミュニケーションにおいて非常に重要な役割を果たします。
メール添付や郵送に関わらず、送付の事実を伝え、相手に安心感を提供するために必須です。丁寧な案内メールを送ることで、相手に対する敬意を示し、信頼関係を築くことができます。
また、問い合わせの窓口を明確にすることで、迅速な対応が可能となり、相手にとっての利便性も向上します。これらのポイントを押さえて、効果的な案内メールを作成しましょう。
