ユーザグループを作成する
ユーザをグループ化して管理する「ユーザグループ」の作成方法（条件によるグループ作成・ユーザを指定して作成）の手順がわかります。
はじめる前に
職位を条件に利用する場合は、事前に「運用管理」メニューでの職位マスタの登録およびユーザへの職位登録が必要です。
「ユーザを指定して作成」でインポートできるのは1回50,000ユーザまでです。
ユーザグループとは・・
ユーザをグループ化して管理する機能です。ユーザグループを作成することで、特定のグループにコースの受講割当を行うことができます。
ユーザグループの作成方法は以下の2通りがあります。
条件によるグループ作成：メンバーになる条件を設定し、条件に合致するユーザを自動追加する方法
ユーザを指定して作成：グループのメンバーを直接指定する方法
条件によるグループ作成
所属組織・入社年月日・職位などの条件を指定し、条件に合致するユーザが自動的にグループへ追加されます。
例：「営業部の課長」だけに特定のコースを受講させたい場合
→ 組織：「営業部」、職位：「課長」と条件を設定したユーザグループを作成し、そのグループにコースを割当します。
ユーザの所属組織や職位が変更（異動・昇格など）された場合も、新たに条件に合致したユーザは自動的にグループへ追加され、該当コースを受講できるようになります。
※職位を条件に利用する場合は、事前に「運用管理」メニューでの職位マスタの登録及びユーザへの職位登録が必要です
※条件として指定できる社員情報マスタは「職位」のみとなります。
ユーザを指定して作成
空のユーザグループを作成し、ファイルのインポート機能でユーザを一括登録する方法です。
例：社内公募の合格者だけに特定のコースを受講させたい場合
→ 合格者リストからインポートファイルを作成し、ユーザを一括登録したグループにコースを割当します。
以下のようなケースに適しています。
条件によるグループ作成では設定できない条件がある場合
グループ内のユーザを固定したい場合
それぞれの作成方法の詳細は、以下の項目を確認してください。
ユーザグループの作成
手順
組織・ユーザ管理から、「ユーザグループ管理」を選択します。
「新規作成」をクリックします。
必須項目を入力します。項目は、下表を参照ください。
項目表 (★は必須項目になります)
入力項目 | 説明 |
|---|---|
ユーザグループコード★ | 検索や並び替えに必要な為、半角英数字で入力します。 |
ユーザグループ名★ | ユーザグループ名を入力します。 |
ユーザグループ概要 | ユーザグループの概要を入力します。 |
ユーザグループメモ | メモを入力します。 |
グループの条件★ | グループの作成条件を選択します。 |
「登録」をクリックすると、選択した作成方法に応じたユーザグループ表示画面が表示されますので、以下のいずれかの方法で情報を登録します。
(1)条件によるグループ作成
手順
グループ条件を設定します。条件を設定できる項目の詳細は、下表を参照ください。
下図の「グループ条件」部分に条件を設定すると、「所属ユーザ一覧」部分に条件に合致したユーザが表示されます。
初期状態では、条件が何も設定されていないため、この会社に登録されているユーザ全員が「所属ユーザ一覧」部分に表示されています。
※初期状態のまま「保存」するとユーザ全員を含むユーザグループとなります
項目表
入力項目 | 説明 |
|---|---|
入社年月日 | 入社年月日の範囲を指定できます。 |
主務・兼務 | 所属組織で条件を設定する際に、組織に所属登録されているユーザについて「主務」または「主務・兼務」のどちらを対象とするかを指定できます。
|
所属組織 | 所属組織を指定できます。
※組織がひとつも選択されていない場合は、この会社に登録されているユーザ全員が対象となります |
職位名 | 職位を指定できます。 |
条件を指定して作成されたユーザグループの対象ユーザは、登録されているユーザ情報の変更に応じて自動的に変動します。
例：ユーザAの所属組織を「営業部」から「企画部」に変更した場合
→ ユーザAは「営業部」を条件にしているユーザグループから自動的に除外され、「企画部」を条件にしているユーザグループに自動的に追加されます。
条件を指定して作成されたユーザグループがコースに受講割当されている場合、条件に合致するユーザには自動的にコースが割当されます。
例：上記の場合
→ ユーザAは「営業部」を条件にしたユーザグループに割当されたコースは受講できなくなり、「企画部」を条件にしたユーザグループに割当されているコースが受講できるようになります。
「所属ユーザ一覧」部分に、設定した条件に当てはまり、かつステータスが「有効」なユーザが表示されます。
下図の場合、「営業部」に主務または兼務で所属登録されている2名のユーザが表示されています。
※条件を設定・変更した場合は必ず「所属ユーザ一覧」部分にて対象者を確認してください。
「保存」をクリックします。
「OK」をクリックします。
ワンポイント
無効ユーザも含めて確認したい場合は、「無効ユーザを表示」にチェックをいれると表示できます。
(２)ユーザを指定して作成
インポートファイルの作成
ユーザグループ新規作成画面で、「ユーザを指定して作成」を選択して、「登録」をクリックします。
ユーザグループ情報が表示されますので、「グループユーザインポート」をクリックします。
「フォーマットファイル」をクリックし、フォーマットファイルをダウンロードします。
フォーマットファイルを開き、必要な項目を入力し、ファイルに上書き保存します。
項目は、下表を参照ください。
項目表 (★は必須項目になります)
入力項目 | 説明 |
|---|---|
ユーザグループコード★ | ユーザグループのコードを入力します。（グループの条件が「ユーザを指定して作成」として登録されているもののみが指定できます） |
ユーザID★ | 登録済みのユーザIDを半角英数記号で入力します。 |
ファイルのインポート
「グループユーザインポート」を選択します。
「参照」をクリックし、該当するファイルを選択します。
選択されたファイル名を確認し「読込」をクリックします。
タスク受付完了画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
※登録状況は左メニューの「タスク処理管理」をご確認ください。100％で完了となります。
※完了すると、ユーザグループに対象ユーザが登録されます。
※所属ユーザ一覧に表示されるのはユーザのステータスが「有効」に設定されているものだけです。
ワンポイント
1回の操作で、50,000ユーザまで登録できます。
50,000ユーザ以上のユーザ情報を登録する場合は、操作を複数回に分けて行ってください。
無効ユーザも含めて確認したい場合は、「無効ユーザを表示」にチェックをいれると表示できます。
既に対象のユーザグループを使ってコースに割当している場合、新たにユーザグループに追加されたユーザには割当設定は自動的に適用されません。
割当をしたい場合は、再度、割当画面で割当処理を実行してください。
