わかる!稟議書の基本的な書き方と手順|例文や作成ポイントも解説

稟議書は物品購入や人材採用などの承認を得るために作成する書類のことで、会議を開いて承認を得るよりも、ずっと効率良く決裁を進められる方法です。

稟議書の質次第で申請が承認されるかどうかが決まりますが、稟議書の作成に多くの時間を割くわけにもいかないでしょう。
しかし、何度も差し戻しされるような質の悪い稟議書を作成していると、逆に時間がかかってしまい、承認者からの印象も悪くなります。

今回の記事では、稟議書の書き方や作成時のポイントとともに、活用しやすい例文を紹介します。稟議書作成に苦手意識がある方は、ぜひ参考にしてください。

目次

稟議書の基本的な書き方手順

まずは、稟議書の基本的な書き方についてまとめました。稟議書の作成方法は非常にシンプルな流れで進みます。

【手順①】テンプレートを準備する

稟議書はテンプレートを使用すれば、短時間で作成可能です。企業によっては、会社全体で指定された共通のテンプレートが存在することも珍しくありません。

テンプレートが統一されていれば、稟議書作成の手間が省けるだけでなく、承認者も稟議書の内容を確認しやすいのです。
指定のテンプレートが用意されていない時には、チームや部署内だけでも稟議書のテンプレートを統一することをおすすめします。

稟議書のテンプレートはインターネット上に公開されているものも多く、ほとんどのものが無料です。

一度テンプレートを決めてしまえば、その後の稟議書作成にかかる時間を大幅に削減出来ます。

【手順②】テンプレートに必要な情報を記入する

稟議書に必要な情報をテンプレートに記入していきます。申請内容によって細かな部分は変わりますが、下記の項目は必ず記入してください。

決裁区分

最終的な承認結果を表示する部分で、決裁者は「可決」「保留」「差し戻し」「否決」などの言葉を、この欄に記入します。

申請日

申請者が申請日を記入します。

決裁日

決裁者が決裁日を記入します。

承認欄

承認者、決裁者のサインや押印をする部分で、差し戻し理由や注意事項のコメント記入欄を設ける場合もあります。

件名

稟議内容を短くまとめた件名を記載する欄です。件名を見ただけで稟議書の内容が想定可能なものにしてください

稟議の内容

稟議の内容を記載します。本文にあたる部分であり、稟議書の中で最も重要な項目です。

金額

稟議に必要な金額を記載します。すでに見積りがあるのなら、一緒に添付してください。

発注先・取引先

金額の見積もり先である発注先や取引先を記載します。概要・所在地・資本金などの情報も一緒に説明する場合もあります。

稟議書を作成する際のポイント

稟議書は必要な情報をただ記載すれば良いというものではありません。説明が不足していたり、分かりにくかったりすると、優れた内容の提案であっても、承認されない可能性があるのです。

ここでは、稟議書を作成する際に知っておくべきポイントを紹介します。

ポイント1 誰が読んでも理解出来る内容にする

稟議書は複数の人の手に渡るものなので、分かりやすく読みやすい内容でなくてはいけません。

ただ細かな説明をすれば良いというわけではなく、箇条書きを使うなどの方法で、短時間で内容を理解出来るものに仕上げる必要があるのです。

また、現場で仕事をしていない承認者の中には専門用語を理解していない人がいる可能性も考え、可能な限り専門用語を使わないようにするか、注釈を設けるようにしてください。

客観的な判断が難しいという方は、慣れるまで上司に相談しながら稟議書を作成することをおすすめします。

ポイント2 申請の理由・メリットを簡潔かつ分かりやすく記載する

なぜこの稟議を申請するのか?という稟議の背景は、承認を左右する重要な部分です。

現場で働く社員からすれば業務上欠かせない事柄だとしても、承認者がその事実を把握していない可能性もあります。どのような理由で申請を行うのかを明らかにしてください。

また同時に、稟議が承認されることで得られるメリットについてシミュレーションなどを踏まえた説得力のある説明をします。

「業務効率アップ」などの曖昧な表現は避け、「導入によって◯%の経費削減が期待出来る」「必要な人員が約◯%カット可能」などの明確な書き方をしてください。

ポイント3 想定されるデメリットやリスクについても説明する

非常に優れた提案であっても、デメリットやリスクが一つも存在しないことはありません。

そのため、メリットばかりの説明でデメリットやリスクが隠された申請は、承認者に不安を感じさせてしまうのです。

考えられるデメリット・リスクを明らかにし、さらに対応策や想定されるメリットによってカバー可能であることを記載してください。

そうすることで、デメリットやリスクを把握した上での申請である事実が承認者に伝わります。

ポイント4 事前に根回しをしておく

多くの人は初めて目にする稟議書に警戒心が高くなる傾向があります。可能であれば、承認者に稟議の内容について前もって説明をしておいてください。
この際、承認者全員に事前説明する必要はありません。申請内容からキーパーソンになりそうな承認者に見当をつけてください。キーパーソンが分からなければ、上司やチーム内のメンバーに確認するといいでしょう。

「この前話を聞いた件だ」と思ってもらえるだけでも、稟議書に対する印象が大きく変わるのです。この際の説明は簡単なもので構いません。

また、年初計画などで事前に承認済みの稟議であれば、その事実を伝えるだけでも承認のハードルが下がります。

稟議書の例文

ここでは、営業社員にノートパソコンを支給するという内容の稟議書の例を紹介します。

稟議内容やテンプレートが変わっても、基本的な書き方は変わりません。自分が使いやすいようにアレンジしてください。

【件名】
営業社員にノートパソコンを購入する件について
【詳細】
・現在営業部で使用しているノートパソコンは8年前に購入したものであり、バッテリーの劣化・容量不足などの問題から作業効率を下げているという申し出があった。
・一部の社員は故障の可能性も指摘しており、現在は予備のものを利用している社員もいる。
・予備のノートパソコンは在庫があと1台となっており、早急に対応する必要がある。
【想定される効果】
・提案書作成、見積書作成、日報作成などの営業活動が効率化し、1件の営業に必要な時間が◯分削減出来る。
・1日に営業可能な顧客数が増え、成約率の◯%向上が期待出来る。
【想定されるリスクと対策】
・新規導入したパソコンの操作に慣れるまで一定期間作業効率が低下する恐れがある。
・新規導入のパソコンをシステム部門が設定しなくてはいけない。
・事前にマニュアル配布及び研修を実施し、作業効率の低下を最小限に抑える。
・一斉導入ではなくチームごとの導入などを検討し、システム部門の負担を減らす。
【導入パソコン名】
〇〇社製〇〇〇〇
【数量】
営業社員30名に対して1人一台及び出張者貸出を含む予備用3台:合計33台
【想定価格】
98,000円/台×33台 合計:3,234,000円(株式会社〇〇からの見積もりを添付します。)

まとめ

稟議書は申請を決裁まで進めるために欠かせないものであり、その内容や書き方次第で申請が承認されるかどうかが変わります。基本的な稟議書の書き方だけでなく、稟議書を作成する際のポイントも理解し、質の高い稟議書が作れるようにしてください。

また、紙の稟議書を使用している場合は、ツールを利用して、稟議を電子化することも併せて検討するといいでしょう。電子化すれば、不在の承認者のデスクに稟議書が放置されることがなくなり、稟議が滞ることが無くなります。また決裁後の稟議を閲覧したいときにも検索しやすくなります。

稟議の書き方だけでなく、稟議申請のやり方そのものも改善できれば、決裁までスムーズに進むでしょう。

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