ワークフローの承認ルートとは|3種類のタイプと重要な理由を解説

ワークフローとは業務の流れのことを指しており、業務フローと呼ばれることもあります。ワークフローが非効率なものであると、業務全体の効率が下がってしまいます。

特に日本では昔ながらの承認ルートが採用されたままになっている企業が多く、現在の働き方に合わず「承認が進まない」「業務が滞る」ような状態に陥っている可能性があります。

今回の記事では、ワークフローの承認ルートが重要な理由や、承認ルートのタイプについて説明しましょう。

目次

ワークフローの承認ルートとは

ワークフローの承認ルートとは、申請された内容が承認を経て決裁されるまでの道筋のことを指しています。ワークフローの作成時には承認ルートを設定する必要があり、状況に合わせた定期的な見直しが欠かせません。そのため、企業には独自の承認ルートが存在しています。

また、申請内容によって必要な承認者や承認者数が異なり、重要度の高い申請ほど多くの承認者が必要な複雑な承認ルートを辿ることになります。

必要な承認ルートを設定すれば、関係部署に情報が行き渡らないまま決裁が下りてしまったり、プロジェクトが進んでしまったりする問題を防げます。

ワークフローの作成に承認ルートが重要な理由

ワークフローを作成する際、または見直す際に承認ルートが重要である理由には、次のようなものがあります。

承認ルートの重要性を理解し、自社のワークフローに問題がないかを考えてみてください。

理由1 スムーズにワークフローを進める

ワークフローが定められていても、承認ルートが明確でなければ決裁が進まずに業務が滞ってしまいます。

承認者が一人であれば承認ルートの設定は不要な可能性がありますが、重要度の高い事柄やいくつもの部署に関係性のある申請は、複数の承認者を設定しなくてはいけません。

順序良く承認を進めていくためには、適切な承認ルートが必要です。

理由2 ミスや不正を予防する

承認ルートが用意されていない状態では、ワークフローの中でミスや不正が発生していることに気づきません。

チェックしなければいけない事項をチェックすべき人が確認しないと、許可できない内容の稟議を承認してしまうケースが発生します。単に記載ミスであれば、まだいいですが、悪意のある不正を見抜けなければ大問題です。

また、必要な承認が得られていないまま決裁が下りることも問題でしょう。

理由3 代理承認者の設定で稟議が滞らない

複数の承認者が設定されている場合、承認者の一人が出張などで不在になってしまうと、長期間稟議が進まないことがあります。その結果、決裁が下りずビジネスチャンスを逃してしまう可能性が考えられるのです。

承認ルートに承認者不在時の代理の承認者を設定しておけば、承認者が不在でも問題なく稟議が進みます。

特に、申請内容に適した承認ルートが設定出来れば、ワークフロー自体を効率良く進められるようになります。

承認ルートのタイプ

承認ルートには直線型・並列型・条件分岐型の3種類のタイプがあります。ここでは、それぞれの承認ルートの特徴や違いを分かりやすくまとめました。

こちらを参考に申請内容に合わせて、適切な承認ルートを設定してください。

直線型

基本の承認ルートであり、その名称通り一直線で決裁を進めていきます。

申請内容で承認者が変動しない時には、この直線型ルートを導入すれば、シンプルな承認ルートが作れるのです。

その他の承認ルートも同様ですが、申請者の上司が承認者1、さらに上層部の上司が承認者2というような流れで、承認が進むほど承認者の階級が高くなります。

【担当者の例】
・申請者:一般社員
・承認者1:課長
・承認者2:部長
・決裁者:社長

この承認ルートは並列型や条件分岐型の承認ルートを作る際にも、最初に設定するべきです。直線型の承認ルートは、全ての承認ルートの基本の形になります。

並列型

複数の部署に関係する事柄の決裁を進めるためには、複数の承認ルートを辿らなくてはいけません。

並列型の承認ルートを作る場合は、最初に先ほど紹介した直線型の承認ルートを作った上で、複数の承認ルートに分割していきます。

承認者の設定方法は直線型と同じように、決裁を進めるほど高い役職の社員の承認を必要としてください。

並列型は最も複雑な承認ルートであり、大規模なプロジェクトなどでは、複数の部署・ルートで承認が進んでいきます。

また、並列型の承認ルートでは、次の3種類の承認方法があり、これらの方法を組み合わせる場合もあります。

AND承認

全ての承認者の承認を得なければいけない一般的な承認方法を「AND承認」と呼びます。

設定された承認者全員の承認を得ながら決裁を進めます。

OR承認

いずれかの承認者の承認のみで決裁を進められる「OR承認」は、承認者の一部が不在の時でも承認が滞ることのない承認方法です。

「OR承認」では承認者全員の承認を集める必要がないため、急ぎで決裁を進めたい時には有効です。

多数決承認

多数決や、人数を指定したうえで過半数以上の承認が得られた時に稟議を進める承認方法を「多数決承認」と呼びます。

多くの承認者が存在する時に導入しやすい承認方法です。

条件分岐型

条件分岐型の承認ルートは、金額や申請内容によって承認ルートが変わる時に活用します。

あらかじめ承認ルートを分岐する条件を明らかにしておき、それぞれの条件に承認担当者を設定するのです。

具体的には「10万円未満の物品購入の最終決裁者は部長」「10万円以上の物品購入の最終決裁者は社長」などが分かりやすい条件分岐の設定条件です。

条件分岐型の承認フローは、条件によって承認ルートが変わることを、社員に把握してもらう必要があります。

また、他の承認ルートと同じように承認が進むほど承認者の役職が上がり、申請内容の重要性や金額が大きくなるほど承認者数も増えていきます。

ワークフローの作成はワークフローシステムで効率化できる

昔ながらの紙を使った決裁を進めている企業では、テレワークや働き方の多様化の影響を受けて承認が滞りやすい状況に陥ってしまいます。

紙ベースの申請・承認を電子化すれば、テレワーク時でも稟議を効率良く進められるのです。

その際に有効なツールが、ワークフローシステムです。ワークフローシステムを導入すれば、申請内容を自動的に判別して、適切な承認ルートを選択することが出来ます。パソコンはもちろんスマホやダブレット端末でも利用可能なシステムを選ぶことで、働く場所に縛られずに稟議の申請・承認が可能になります。

決裁の状況も可視化できるため、承認に滞りがあれば承認担当者に確認するなどの迅速な対応も行えます。ワークフローの作成をワークフローシステムで電子化すれば、多くのメリットが得られるのです。

まとめ

ワークフローには、承認ルートの設定が欠かせません。承認ルートには直線型・並列型・条件分岐型があり、自社に適した承認ルートを用意する必要があります。

これまでワークフローや承認ルートの見直しを行ってきていないのであれば、現在の承認ルートに問題点がないか点検し、適切な承認ルートが設定されているか確認してください。

同時に、ワークフローシステムの導入も検討してみるといいでしょう。現在、様々な業務を効率よく進めるためのツールが多く存在しています。他の業務も含め効率化を検討してください。

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