【社内｜社外】経緯報告書の書き方とポイント、例文・テンプレート、顛末書との違いを解説

経緯報告書があれば、トラブルの経緯を社内外で共有出来るようになります。業務を続ける上でトラブルの発生を全て防ぐことは難しいものですが、経緯報告書を活用することで、問題の解決やサービス・商品の改善を改善可能でしょう。

この記事では、経緯報告書の書き方やテンプレートを紹介します。これから経緯報告書の作成をするのであれば、ぜひ参考にしてください。

経緯報告書とは

経緯報告書とは、未解決の問題やトラブルの進捗状況を上司や関係者に報告するための文書です。

この報告書を活用することで、問題の詳細や現状を関係者に正確に伝えることができます。

社内外で共有されることが多いため、内容は明確で分かりやすく書く必要があります。

経緯報告書と顛末書の違い

経緯報告書と顛末書の違いについて詳しく解説します。この二つの書類は似ていますが、用途や内容に微妙な違いがあります。

顛末書は、事件や事故などの発生状況を客観的に記録したもので、事実関係を明らかにすることを目的としています。

一方、経緯報告書は、事件や事故などの発生に至るまでの過程や原因を分析し、今後の対策を検討するために作成されます。

つまり、顛末書は過去を振り返るための書類であるのに対し、経緯報告書は未来を見据えた書類と言えるでしょう。

経緯報告書の書き方のポイント

経緯報告書はトラブルの内容を知らない相手でもその内容が把握出来るように、明確でいて分かりやすい書き方をしなくてはいけません。ここからは経緯報告書の書き方のポイントを紹介しましょう。

ポイント１　客観的な視点で報告する

発生したトラブルや現状を客観的にまとめ、事実のみを報告することが求められます。

感情的な表現や主観的な意見は避け、事実に基づいた記述を心掛けましょう。

ポイント２　5W1Hを意識した文章を作る

ビジネス文書の基本である5W1Hは、経緯報告書にも活用出来ます。

5W1Hを意識した文章は読む相手に伝わりやすく、必要な情報が漏れることがありません。

ポイント３　簡潔に書く

内容が長くなりすぎないように、シンプルかつ簡潔な文章を心掛けます。曖昧な表現や冗長な説明は避け、正確な情報を提供することが重要です。

例えば、「遅延が発生しました」とだけ書くのではなく、「製造ラインが停止し、納期遅延が発生しました」と具体的に記述します。

ポイント４　原因と対策を必ず記載する

トラブルの原因と、それに対する具体的な対策を必ず記載します。

複数の原因がある場合には、それぞれの対策も記述しましょう。

このような記載をすれば、原因と対策が複数になっても内容が複雑化しません。

社内向けの経緯報告書の書き方

発生したトラブルが自社内のみに影響があるもので、関係会社などに無関係であれば、経緯報告書は社内に向けたものだけを作成します。書き方のポイントは先ほど紹介したとおりですが、社内で速やかに経緯報告書が共有可能なように情報共有ツールなどを活用すると良いでしょう。

また社外向けと違い、謝罪の気持ちを強く表現したり、かしこまった対応をしたりする必要はなく、シンプルかつ明確に発生した事実と状況を記します。

社外向けの経緯報告書の書き方

顧客などの社外に報告が必要なトラブルには、社外向けの経緯報告書を作成しなくてはいけません。社外向けの経緯報告書では、社内向けのものに比べて挨拶文が長くなる傾向がありますが、なるべく簡潔にまとめられるようにしましょう。

発生したトラブルの内容や原因だけでなく、謝罪をし、今後の対策やトラブルの再発防止に努める旨を明らかにします。

また、社外向けの経緯報告書では発生した事実の全てを含めずに一部は伏せておく必要がある場合も考えられるため、その内容は上司に確認を取りながら作成しなくてはいけません。

社外向けの経緯報告書の例文

株式会社〇〇御中
作成日：〇〇年〇〇月〇〇日
作成者：〇〇株式会社〇〇課〇〇〇〇

拝啓　平素格別のお引き立てを賜り、厚くお礼申し上げます。
この度、弊社の不手際により貴社に多大なるご迷惑をお掛け致しましたことを、深くお詫び申し上げます。
今回の件に関しまして、以下のように経緯をご報告申し上げます。　敬具

内容
〇〇年〇〇月〇〇日13:00頃、弊社〇〇工場内で発生した停電により工場ラインが12時間ストップし、納品予定であった〇〇の納品遅延が発生いたしました。

現状
〇〇月〇〇日段階での納品遅延は〇〇個

経過
〇〇月〇〇日　01:00よりラインを再稼働〇〇月〇〇日　10:00より通常ラインの他臨時レーンを稼働させ不足分に対応〇〇月〇〇日　17:00段階での納品遅延は〇〇個〇〇月〇〇日　17:00段階での納品遅延は〇〇個（〇〇月〇〇日までに納品遅延解消予定）

原因
工場内の電気配線のうち一部に経年劣化による問題が発生いたしました。問題箇所の把握に時間が掛かり、復旧が夜間に至ったため時間を要しました。

対策
工場内全電気配線の劣化状況を確認し、順次全配線を〇〇月〇〇日までに新規システムに入れ替える予定です。

経緯報告書をメールで送る場合

メールの本文を使って経緯報告を行う場合には、経緯報告の内容がどこに記載されているかを分かりやすくします。どこからどこまでが経緯報告書なのかが分かりにくいと、相手が混乱してしまうためです。また、経緯報告のためのメールの件名は「〜に関する経緯報告書」と記載し、メールの内容が一目で分かるようにしてください。

経緯報告書は社外秘などの情報に該当する場合もあります。メールの本文に直接経緯報告を記載してもいいかは社内ルールをよく確認し、可能な限りパスワードを付けた添付ファイルで送付する方が望ましいでしょう。

経緯報告書のテンプレート

経緯報告書の作成にはテンプレートを活用することで、効率的かつ正確に報告書を作成することができます。

以下に社内向けと社外向けのテンプレートを紹介します。

経緯報告書の効果的な活用法

経緯報告書を効果的に活用するためには、いくつかの工夫が必要です。
以下に、さらに具体的な方法を紹介します。

定期的なレビューと更新

経緯報告書は作成して終わりではなく、定期的にレビューし、必要に応じて更新することが重要です。これにより、新たな問題や改善点を継続的に反映させることができます。

共有の徹底

経緯報告書は関係者全員に共有し、問題の経緯と現状を全員が把握できるようにします。これにより、迅速な対応とチーム全体での問題解決が可能になります。

フィードバックの収集

経緯報告書を読んだ関係者からフィードバックを収集し、次回の報告書作成に活かすことが重要です。フィードバックを基に報告書の内容を改善し、より分かりやすく、役立つものにしていきます。

報告書のアーカイブ化

過去の経緯報告書をアーカイブ化し、いつでも参照できるようにしておくことが重要です。これにより、過去のトラブルの再発防止や、類似の問題が発生した際の迅速な対応が可能になります。

まとめ

経緯報告書の書き方とポイント、社内向け・社外向けの例文、テンプレートの活用方法を紹介しました。迅速にトラブルの発生と状況を伝えられるように、分かりやすい経緯報告書を作成することが重要です。報告書には、トラブルの発生原因や対応策、今後の改善策などを明確に記載することで、関係者が理解しやすくなります。

また、情報共有ツールを活用し、書類の電子化や速やかな共有を進めることで、過去の経緯報告書の検索や閲覧も容易になります。これにより、同様の問題が再発した際に迅速な対応が可能となり、業務の効率化にもつながります。さらに、定期的なレビューを行い、報告書の内容を最新の状況に合わせて更新することも重要です。

経緯報告書を適切に活用し、業務の効率化とトラブルの再発防止に努めましょう。