あなたの会社には掲示板はありますか？
掲示板というと、ホワイトボードや壁面に書面を貼りつけるようなアナログな掲示板が思い浮かぶ方も多いかもしれませんが、今ではツールを利用したオンラインの掲示板を利用して情報の共有が行われることが当たり前となってきています。
ここではツールを利用した社内掲示板の活用方法や運用するメリットなどをチェックしていきましょう！
社内掲示板ツールとは
社内掲示板とは、企業の様々な情報を周知するための場所です。
これまではホワイトボードや掲示板に書面を貼ることで情報共有をすることが当たり前でしたが、このようなアナログな方法の場合は
- 情報量に限度がある
- 古い情報がそのままになってしまう
- 発信側は掲示板の場所まで行って、情報を記入したり掲示したりしなければならない
- 受信側は掲示板まで見に行く必要がある
- 全員に確実な周知できない（誰が見ているかわからない）
といった問題点がありました。
現在ではITの進化によって社内掲示板に特化したデジタルのツールがたくさんあります。
デジタルの社内掲示板ツールを活用すれば、以上の問題点を解決することができるのです。
社内掲示板ツールの主要な機能
社内掲示板ツールが持つ主な機能には以下のようなものがあります。
- 掲示板
- スケジュール管理
- タスク管理
- チャット
- コメント
掲示板の機能はもちろんのこと、他の従業員のスケジュールや部署のメンバーが抱えているタスクの量や進行状況がわかったり、社内外を問わずチャットで連絡を取り合ったりすることができるなどオンラインツールならではの様々な機能を揃えています。
ツールによっては議事録の作成や勤怠管理などを行えるものもあります。
社内掲示板ツールを利用するメリットと効果
１ 情報の検索が簡単にできる
社内掲示板ツールの一番のメリットは情報の検索ができることです。
アナログな掲示板では、紙が掲示されている場所に行く必要があったり、紙の書類をめくって必要な情報を探したりと知りたい情報を簡単に探すことは困難でした。社内掲示板ツールの場合は検索バーに確認したい情報を入力すれば、欲しい情報が簡単に見つけられます。オンラインやクラウドになっているので、オフィスはもちろん移動中やスマートフォンなどでいつでも見ることができます。つまり、場所やデバイスを選ばずいつでもどこでも情報を検索することが出来るようになるのです。
２ 情報が確実に周知できる
アナログな掲示板の場合、発信側は誰が見たのかを確実に把握することはできません。
回覧板に名前を書く欄を設けていたとしても、「忙しいから書くだけ書いて回そう」と、ロクに文書の内容を確認することなく次の人に回すこともあるでしょう。社内掲示板ツールの場合、閲覧履歴を残るようにすることができるため誰が見ているのかを把握することができます。
重要な情報を見ていない人がいることがわかれば確認するように促すこともできますので、周知徹底がしやすくなるのです。
３ 時間を効率的に使える
交通費精算や経費精算、源泉徴収など、全従業員に必要な社内手続きがあると思います。
手続きの仕方自体がわからない場合もありますが、それ以外にも制度が変わったり、生活状況が変わったりする度に確認しなければならない内容も出てきます。
それを毎回のように担当者に確認したり、逆に確認されたりすることはお互いにとって有意義な時間ではありません。そこで社内掲示板ツールを利用して精算方法などをマニュアルとして投稿することによって、「検索すればわかる」状態にすることができます。
担当者などに確認しなくてもマニュアルを見れば解決することができるようになれば、お互いが楽になり、他の業務に時間を使えるようになります。
他にも、他部署によく質問する（される）事項がある場合は、掲示板を活用すれば何度も直接やり取りする手間を省くこともできるでしょう。
このようにただの掲示板として以上に、時間を効率的に使うことができるようになるのです。
４ マニュアルとしても利用できる
先ほど「マニュアルとして投稿する」と記載しましたとおり、社内掲示板ツールはマニュアルとしても利用することができます。
マニュアルがあれば先輩社員が1から10までつきっきりで教える必要がなくなるため、先輩社員や上司の時間にゆとりができます。
また、既存社員もマニュアルを見て動くことができるようになりますので、作業の無駄などを省くこともできます。
社内掲示板ツールをマニュアルとして利用しない手はないといっても過言ではないでしょう。
社内掲示板ツールを選ぶポイント
このように便利な機能がたくさんある社内掲示板ツールですが、導入するに当たってどういったポイントを押さえておけば良いのか確認しておきましょう。
ポイント１ 目的を明確にする
何のために社内掲示板ツールを導入したいのか、目的をはっきりと決めておくことが重要です。
例えば、掲示板機能に加えてコミュニケーション向上やタスク管理などの機能を求めているのであれば、コミュニケーションを取りやすいもの、タスク管理がしやすいものを選ぶ必要があります。
ポイント２ 通知機能がある
通知機能があれば、情報が新しく更新された場合や、タスクの期限が近付いていることなどを知らせることができるので、おすすめです。
ポイント３ 更新が簡単に行える
掲示板の運用には、更新が必要です。
掲示板の編集や更新などの作業が難しく、手間がかかってしまうようでは長期的に見て運用が困難になってしまいます。
そのためこれらの作業が簡単に行えるツールを選ぶことが大切です。
ポイント４ 多くのデバイスで利用できる
パソコン以外にもスマートフォンやタブレットなど複数のデバイスからアクセスできるツールを選びましょう。
デバイスを選ばず利用することができれば、いつでもどこでも編集や閲覧ができるようになりますので、リアルタイムで情報の確認や共有をすることができるようになります。
おすすめの社内掲示板ツール
NotePM
NotePMは「社内版ウィキペディア」として、社員が情報を書き込み、蓄積し、それらを編集・検索・閲覧することで社内の知りたいことを簡単に確認することができる社内掲示板ツールです。
書き込みの内容は社内マニュアルや業務ノウハウ、製品設計書など様々です。
文書作成や情報整理が簡単で、社外メンバーとも連携をとれるなど使いやすく柔軟な対応が特徴となっています。
【料金プラン】
•スターター 3ユーザー：1,000円／月
• ベーシック 8ユーザー：3,600円／月
• スタンダード 15ユーザー：5,700円／月
• プラス 25ユーザー：9,500円／月
•プロ 50ユーザー：17,500円／月
• プレミアム 100ユーザー：30,000円／月
登録は1分でできるほど簡単で、30日間無料のお試し期間が設けられています。
Talknote
Talknote は、コミュニケーションを活性化させ、組織文化の醸成や浸透を行うことに特化した社内掲示板ツールです。
売上報告や日報、クレームなど様々な内容をテーマごとにコミュニケーションとして集約し、その内容を善し悪しの基準としていくことで価値観を共有して、全従業員が同じ価値観で行動することができるような仕組みとなっています。
チャット機能に「いいね！」やスタンプの機能が備わっているため、自分が発した内容の評価がわかりやすく、表現しにくいニュアンスもスタンプで伝えることができるなど、コミュニケーションがとりやすいだけでなくモチベーション向上にも繋がります。
【料金プラン】
初期費用＋基本プラン＋オプション
契約内容によって費用が異なるため要問い合わせとなっています。
Yammer
Yammer は、Microsoft社が運営する社内限定の社内掲示板ツールです。
対話集会や社内会議、トレーニングなどを簡単に作成して実施できます。
「一対多」のコミュニケーションを得意とするツールとなっており、大勢に一気に情報を伝えることができます。また、必要な情報を探しやすい良さがあります。
チャットのようにスピード感を持って伝達する能力は低いですが、固定的な情報や全社に対する情報提供などにおすすめです。
また、Microsoft社の高いセキュリティが利用できることも大きなポイントとなるでしょう。
【料金プラン】
Yammerは単体でのプラン提供は終了しています。
利用する場合はMicrosoft Office365に契約して、機能として含む形となります。
Yammerの一人あたりの料金プランは下記の通りです（全て年間契約）。
･Office 365 E1：870円／月
･Office 365 E3：2,170円／月
･Office 365 E5：3,810円／月
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/yammer/yammer-overview
まとめ
今や掲示板は掲示板以上の機能をもってデジタル化していることがわかりました。
この先ビジネスを行っていくために必要不可欠なツールになっているとも言えます。
導入する際には目的や導入するメリット、ランニングコストなどをしっかりと考慮して、自社に合ったものを選びましょう。