ペーパーレスの流れは急速に進み、文書や資料、請求書など様々な書類がデータ化され、手書きの文書も撮影するだけでデータ化されるようになりました。
これまでビジネスの世界では当たり前に使われてきた名刺ですが、名刺にもペーパーレスの流れが来ています。
リモートワークの影響で直接名刺交換ができない現状もありますが、アプリでの名刺管理は紙での名刺管理とは異なるメリットもあり、多くの人に名刺管理アプリが利用されています。
名刺管理アプリのメリットや利用する際の注意点など確認しておきましょう。
名刺管理アプリとは
名刺管理アプリとは、交換した名刺をスマートフォンなどのデバイスで撮影することによって、名刺の内容をテキストデータ化し、登録することができるアプリのことをいいます。
名刺の内容を簡単に登録することができるのはもちろんのこと、検索や管理も容易になります。名刺交換の機能を備えているアプリを利用すれば、名刺交換から内容の登録までアプリ１つで対応することができるようになります。
名刺管理アプリを利用することによって、名刺の内容を入力したり、紙の名刺を整理したりする手間がかからなくなりますので非常に便利です。
無料名刺管理アプリは名刺管理アプリの無料版で、様々な種類が存在しています。
名刺管理アプリのメリット
名刺管理アプリのメリットについて、詳しくみていきましょう。
１ 保管が簡単
交換した名刺はアプリの中でデータ化されて保管されます。
紙ではないので整理する手間が省け、紙の名刺をファイリングしたり、束ねたりする必要がなくなります。
また、いただいた名刺の方の部署や役職が変更になった場合は、データ上で変更することができるので、常に最新のデータを保管することができます。
２ 検索が簡単
何十枚、何百枚の紙の名刺から特定の方の名刺を探すことは、どれだけきれいにファイリングしていたとしても簡単ではありません。
名刺管理アプリには検索機能がありますので、必要な時にすぐデータを表示することができます。
情報として名前だけでなく例えば「●●展示会で会った人」などグループとしてまとめておくことも可能ですので、相手の名前が思い出せくても場面などで簡単に検索することもできるようになります。
３ マナーを気にしなくて良い
名刺交換には、最低限のマナーが必要です。
「名刺入れを枕にして両手で持つ」「受注側が先に差し出す」など細かくマナーが決まっています。
名刺管理アプリを選択する際に名刺交換の機能を持つものを選べば、アプリ内で名刺交換をすることができますので、このような細かいマナーは必要ありません。
また、保管や管理を行うことが名刺管理アプリの主な目的ですが、新型コロナウィルスの影響で名刺交換の場が少なくなっていることや手で触れないように配慮するという意味でも、名刺交換機能を備えているものを選択するケースが増えています。
４ 社内で共有することができる
アプリによっては社内で名刺を共有することができます。
退職や異動に伴って取引相手が変わる場合には前任者が持っていた人脈を引き継ぐことができますし、部門を超えて関係者を知ることができるなど、取引先の企業や社内で持つ人脈を可視化することができるようになるため、名刺の共有は非常に便利な機能です。
無料名刺管理アプリの選び方
無料名刺管理アプリには様々な種類があり、無料である以上様々な制限が付いていたり、機能を追加するために料金がかかったりすることがあります。
そのため、選ぶ前にまずいくつか確認しておくべき事項がありますのでチェックしておきましょう。
①登録枚数
名刺管理アプリには登録枚数の上限があります。無料の名刺管理アプリの場合、登録できる名刺の枚数が少ない可能性がありますので、今現在どのくらいの数の名刺を持っていて、今後どのくらい数が増えるのかという点を考慮して選びましょう。
②データ化の方法
名刺の内容はテキストデータ化されて登録されますが、テキストデータ化する方法が２種類あります。
一つは名刺の画像から文字を読み取って登録する方法（OCR機能）と、画像をサーバーに送ってオペレーターに手動で入力してもらう方法の２種類です。
OCR機能によるデータ化の場合、読み取りの精度はアプリによって異なるため精度が悪ければ自分で修正する手間がかかります。
手動入力の場合、スキルの高いオペレーターが入力してくれるので修正する手間がかかる可能性はかなり低くなりますが、データの反映には時間がかかります。
無料の名刺管理アプリの場合、OCRによるデータ化がほとんどですが、データ化の方法は登録される内容の精度に関わってくるため、採用しているデータ化の方法やその精度にも着目しましょう。
③アプリの操作性
アプリの操作をしやすいものを選ぶのはもちろんですが、表示画面の見やすさも使いやすいものを選んだほうが良いでしょう。
無料のものは広告が表示されることが多いので、広告が邪魔にならないか、使いやすいかなどアプリの評価をチェックしてみたり、実際にインストールしてみて試用してみると良いでしょう。
④既存システムとの連携
無料名刺管理アプリはスマートフォン内の電話帳と名刺情報を連携できるものが多くありますが、スマートフォンだけでなくパソコンや既存システムとの連携ができたほうが便利です。
SFA（営業支援システムツール）やCRM（マーケティング活用ツール）などのツールを導入している企業であれば名刺情報と紐づけたほうが利便性が高まります。
無料名刺管理アプリのデメリット
あくまで「無料」ですので、デメリットは少なからず存在します。
以下の点に注意して導入する必要があるでしょう。
１ セキュリティ面
悪質なアプリをインストールしてしまった場合、情報が漏洩してしまうというリスクを抱えることになります。
事前にセキュリティ対策やアプリの評価を必ず確認するようにしましょう。
２ 機能が充実していない
登録枚数に上限があることや、出力形式が限られているため外部ツールと連携することができないなど、ビジネスとして利用するには向いていない可能性があります。
有料アプリなどの場合はセキュリティの充実はもちろん、外部ツールとの連携も利用することができるものが多いので、ビジネスとして利用するのであれば、有料アプリや他の名刺管理機能のあるツールを検討してみるといいでしょう。
おすすめの無料名刺管理アプリ
まとめ
ペーパーレスの流れはもちろんのこと名刺の管理や検索を簡単に行うため、そして直接渡す機会が減っている今こそ名刺管理アプリが必要になってきています。
無料で使える名刺管理アプリは多くあります。登録枚数や必要な機能などを精査し、自社に合ったアプリを選択しましょう。