業務フローチャートで使う図形とは|作成ポイントの基本と例外を紹介

業務フローチャートは仕事の流れを視覚化するために存在します。複雑な業務であっても、業務フローチャートを使うことで業務の全体像を把握しやすくなるのです。

フローチャートで使用される図形や記号には一つひとつ意味があり、その意味を知ることで分かりやすいフローチャートが作れます。

今回の記事では、フローチャートで使用する図形や記号について画像付きで分かりやすくまとめました。フローチャートの作成を考えているのなら、ぜひ参考にしてください。

目次

業務フローチャートを作成する際のポイント

業務フローチャートを作成する際には、次の点を把握しておく必要があります。ポイントを理解していれば、誰にでも質の高いフローチャートが作れます。

ポイント1 業務フローの作成目的を明確にする

冒頭でもお伝えしたように、フローチャートは業務の流れを分かりやすくするためにあります。フローチャートが存在すれば、複雑なステップを辿る業務でも、多くの人に全体の流れが共有出来るのです。

しかし、フローチャートを作成する目的が曖昧なままでは、期待する効果が得られません。作成するフローチャートの用途を考え、記載するべき内容を決めてください。

ポイント2 担当者は部門で表示する

フローチャートでは「誰が(担当者)」「いつ・何をきっかけに(フローのスタート)」「何を(作業内容)」「どのように実施するか(方法)」を簡潔に分かりやすく記載することが重要です。

中でも、不明瞭なままにすると業務が滞りやすい担当者については、個人名ではなく部門や階層表現を使うようにしてください。

下図が担当者表記の表示例です。

ポイント3 図形や記号を使って見やすくする

文字だけのフローチャートは視覚性が悪く、十分な役割を果たせない恐れがあります。

特に先ほどお伝えした4つの要素のうち「いつ・何をきっかけに(フローのスタート)」「何を(作業内容)」「どのように実施するか(方法)」は図形で表現してください。

つまり、最低でも3種類の図形があれば、見る人に伝わりやすい業務フローが作成出来るのです。使用する図形については、次の章で説明します。

また、フローの流れは上から下・左から右というポイントは必ず守らなくてはいけません。適度なスペースや文字の大きさにも配慮し、見やすさにこだわったフローチャートを作ってください。

【基本】業務フローチャートで使う図形

業務フローチャートは「いつ・何をきっかけに(フローのスタート)」「何を(作業内容)」「どのように実施するか(方法)」を3つの図形と線や矢印で表現することで分かりやすくなります。

ここでは、基本の3つの図形の使い方をまとめました。

開始と終了の図形(端子)

フローの開始と終了はこのような「端子」と呼ばれる角が丸い四角形(角丸四角形)で表現します。フローチャートのスタートやゴールを表すものであり「開始図形」または「終了図形」と呼ばれる場合もあります。

「毎月第一営業日」「申請書の受け取り」「契約書受け取り」などが、この図形の利用例です。

開始と終了の図形を使う時には、次のポイントを押さえてください。

・タイミング、条件、きっかけ
・担当者、担当部署

処理図形

処理図形は四角形の図形のことで、フローチャート内の処理・プロセス・ステップなどの内容を表します。フローチャート内で最も使用頻度の高い図形であり、図形内には作業内容を簡潔かつ分かりやすく説明してください。

基本的には一つの処理図形には一つの処理を記載するようにし、文字数が増えないように注意します。

「申請書提出」「所定ツールへの入力」「稟議書作成」などが処理図形に書き込む処理の例です。

判断・条件分岐図形

フローチャートには「ある・なし」や「はい・いいえ」のような判断と、その判断結果による条件分岐が存在します。ひし形の図形は、この判断が発生するタイミングで活用してください。

判断図形からは2つの矢印が出ていき、先の処理に進めるのか・差し戻しになるのかなどを表現します。

具体的には「申請書の不備の有無確認」「登録・未登録」などが、判断図形で用いられる内容の例です。

判断図形はフローチャートに欠かせない存在ですが、あまりに多くの判断図形を使用すると、フローチャートが複雑になり過ぎて分かりにくいものになってしまいます。

基本の図形のみで作成した業務フローチャートの例

次に、先ほど紹介した3つの基本図形のみで作成した業務フローチャートの例を紹介します。

基本の図形を使うだけで、シンプルなフローチャートに仕上がりました。多少複雑な内容であっても、それぞれの図形を正しく使うことで、誰が見ても内容が把握しやすいフローチャートが出来るのです。

【例外】業務フローチャートで使う図形

開始と終了の図形である角丸四角形、処理を表す四角形、判断の意味を持つひし形の3つの図形を使うことで、多くのフローチャートが作成可能ですが、業務内容によっては別の図形も用いた方が伝わりやすい場合もあります。

ここでは、基本図形以外の図形や記号についてまとめました。

準備記号

作業を準備するために必要なステップは準備記号で表し、準備のためのステップと完了のためのステップを区別するために使われます。

工場や倉庫で使用されるフローチャートでは、準備記号の活用頻度が高くなる傾向があります。

手作業記号

作業が自動化されておらず、手作業で行わなくてはいけない時に利用します。

保存・保管記号

文書や帳票の保管が必要な作業では、逆三角形を用います。逆三角形の中に保管場所を記載すると、実用的な業務フローチャートになるのです。

システム・データベース記号

検索や並び替えが可能なストレージデバイスに情報を入力・出力することを指します。

対応するシステムやデータベース名も記載しておいてください。

データ・出入力記号

平行四辺形は、外部データを参照する・書き込む、ファイルに出入力するなどの作業を表す記号です。

帳票・書類記号

帳票や書類など人が読みとることが出来るデータを表現しています。この際、手書きか印刷かは関係ありません。

作業ごとに発生するため、処理図形と一緒に使用する機会が多いです。

結合子記号

複雑かつ長いフローチャートを作成する際、フローチャートが複数のページを跨ぐ時に使用します。

記号の中にページ番号を記載し、前工程・後工程を明らかにしてください。

定義済み処理記号

業務フローチャートの中で、別の業務フローチャートで定義している処理を記載する際に利用します。

業務フローチャートを複雑にし過ぎないためには、頻繁に行う業務や処理はそれだけで別のフローチャートにすると、長くなりすぎることがありません。

遅延記号

必要な処理が完了していない状態を表現しています。

遅延時間を記号内に表示すれば、どの作業がどの程度遅れているのかが明らかに出来ます。

まとめ

フローチャートを作成する際に知っておくべき図形を紹介しました。
フローチャート作成時の図形・記号については、使い方を理解しておく必要がありますが、最も重要なのは分かりやすいフローチャートを作成することです。
人によって使用する図形が違ったり、図形や記号を多用し過ぎたりすると、フローチャートが分かりにくくなるため、それは避けなくてはいけません。

そのためには、業務フローチャート作成のルールを決め、社内で共有しておく必要があります。
業務フローチャートの作成には、ツールを活用することも出来ます。作成ルールや完成したフローチャートを社内で共有することにも使えますので、ツールの活用も検討するといいでしょう。

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