テレワークの電話問題を解決！クラウドPBXのメリットを徹底解説

新型コロナウイルスの影響もあり、テレワークを実施している企業が増えましたが、テレワークでの課題のひとつに「電話」があるのではないでしょうか。
会社に電話がかかってくるから誰かは出社しなくていけなかったり、テレワーク中の社員あての電話は取り次げないので必ず折り返しにする必要があったりするなど、手間がかかっているケースもあるでしょう。

そこで役に立つのが「クラウドPBX」です。
「クラウドPBX」とは何か、その機能やメリットについて解説していきますので、電話に課題を感じている方はぜひ参考にしてください。

クラウドPBXとは

PBXとは「Private Branch Exchange」の略で構内交換機とも呼ばれる「電話交換機」のことです。
PBXを導入することで、外線電話を内線電話につなぐことや、内線電話同士の通話、保留、転送などができるようになります。

クラウドPBXは、言葉通りPBXをクラウド化したもののことです。
クラウドPBXは、インターネットを通じて電話交換機のサービスを利用でき、電話交換機の機械を設置したり、回線の工事をしたりする必要がありません。そのため通常のPBXより、導入に費用がかかりません。

クラウドPBXの主な機能

ではPBXの主な機能について確認しておきましょう。

①デバイスや場所を選ばず代表番号での発信・着信ができる

クラウドPBXを利用すれば、代表電話にかかってきた電話を様々なデバイス（固定電話、スマートフォン、パソコンなど）で受けることができます。そのため自分のデスクだけでなく、席を離れていても、外出先でもスマートフォンから電話を取ることができます。

電話をかける際も同様に、会社の代表番号で発信することが可能です。
個人で所有しているスマートフォンを使用しても、プライベートの番号を知られずに仕事用として利用することができます。

②保留・転送機能

電話を取り次ぎたい相手が異なるフロアなどにいる場合でも、その相手の内線番号に電話することで、電話を転送して取り次ぐことができるようになります。
また、かかってきた電話を保留した電話機以外でも、保留した番号などを伝えることで、その電話に出ることができるようになります。
このような、保留や転送の機能はオフィスなどで広く利用されていますが、一般の電話では利用できない機能です。

③内線通話機能

内線同士で通話できるようになります。

④自動音声機能

営業時間外に「本日の営業は終了いたしました」、定休日に毎週水曜日は定休日となっております」などのアナウンスを自動で流すことができる機能です。

⑤振り分け機能

自動音声ガイダンスによって着信の一次対応を行い、その内容に応じて順次適切な取り次ぎ先に自動で振り分けをする機能です。

クラウドPBXの導入メリット

クラウドPBXを導入すると多くのメリットを得ることができます。

メリット１　どこでも電話を受けたり、かけたりすることができる

デバイスや場所を選ばず電話対応ができますので、外出先や出張先、テレワークでも会社の電話番号で電話することができます。
そのため、電話番をするためだけに出社する必要もなくなります。

メリット２　スマートフォンを内線電話として利用できる

クラウドPBXを導入すれば、スマートフォンを内線電話として利用することができるようになります。
会社にかかってきた電話をスマートフォンに転送することができ、電話をかける際も会社の電話番号が利用できます。
顧客から会社にかかってきた電話をそのまま転送できるので、外出先やテレワークで自宅にいる時などでも、いちいち電話をかけ直す必要がなく、スムーズに電話に出ることができます。
また、内線同士の通話は料金がかからないため、例えば会社から外出中の社員のスマートフォンにかける場合も通話料がかかりません。

メリット３　経費削減になる

電話交換機を設置する必要がありませんので、設置にかかる回線工事や機械の初期費用がかかりません。
また、従業員が所有している個人のスマートフォンを仕事にも利用できれば、会社用のスマートフォンを貸与する必要が無いためその費用がかかりません。

メリット４　サービス利用開始までの期間が短い

工事などをする必要が無いため、申込みから数日以内にサービスの利用を開始することができるようになります。

メリット５　顧客対応がスムーズになる

顧客表示機能を利用すれば、電話を着信した際に登録されている顧客の情報をパソコンなどに表示できますので、これまでの顧客とのやりとりの履歴をすぐに確認することができます。
また、録音機能があれば会話のやりとりなども確認できますので、顧客対応がよりスムーズになるでしょう。

クラウドPBXの選定ポイント

クラウドPBXを導入する際に、注意するべきポイントを確認しておきましょう。

ポイント１　事業規模や電話頻度の検討

クラウドPBXを費用が抑えられるからという理由だけで選ぶのはおすすめできません。
社員の人数や外出、出張の頻度、電話の頻度を事前に考え、本当にPBXが必要なのか検討が必要です。
人数が少なく、電話も多くないのであれば、一般の電話回線の導入費用も確認し、比較した方がいいでしょう。

ポイント２　通話の品質

クラウドPBXを利用した通話は、通信環境などによって影響を受けることがあるため、通話の品質は一般の電話回線より劣ります。
無料のトライアル期間などを利用し、実際に通話の品質を確認した方がいいでしょう。

ポイント３　設定変更のしやすさ

オフィスのレイアウト変更や人事異動などで電話番号の割り当てや転送先などを変更する場合、Web上の管理画面から行うことが可能です。
設定変更の方法や操作性も事前に確認しておくといいでしょう。

主要のクラウドPBXを比較

ひかりクラウドPBX

ひかりクラウドPBX はNTT東日本が提供するクラウドPBXです。
専用アプリケーションを用いることによって、スマートフォン1台について①内線番号②代表番号③携帯電話番号使い分けることができます。

https://business.ntt-east.co.jp/service/pbx/

MOT/TEL

MOT/TEL （モッテル）は業界最安値級の価格で、多くの顧客が導入しているクラウドPBXです。20,000社を超える企業の導入実績があります。
MOT/TELのアプリやソフトは自社開発されており、日本人にマッチする使いやすい画面設計となっています。
基本的な機能が充実しており、例えばFAXの送受信やチャット、名刺管理、顧客情報表示機能、電話会議などは基本料金で利用することが可能です。
オプションには録音機能や勤怠管理、リモートアクセス（外出先や自宅から会社内のパソコンやサーバーにアクセスできる機能）などの機能がありますので、テレワークを行う際にも便利な機能を追加することができます。

https://www.mot-net.com/mottel

まとめてクラウドPBX

まとめてクラウドPBXは初期費用が不要です。
また、通常のインターネット環境を利用するサービスとなっているため、既に環境が整っている場合は新しく準備をする必要はありません。
また、アカウント開設、ソフトのインストール、セットアップが完了すればすぐに使うことができるようになりますので、「たったの5分」の入力で申込みが完了するというほど導入が簡単になっています。
代表回線1つに内線5回線が含まれており、必要に応じて1回線ごとに月額料金をプラスして利用することが可能です。

http://www.fleapbx.com/

まとめ

PBXをクラウド化することによって、会社内に限らず外出先や自宅でも電話が利用することができるようになります。
テレワークを導入している会社が増えている今こそ、仕事をしやすい環境を整えることができるよう見直しをする良い機会かもしれません。
お試し期間や無料返金期間を設けているサービスもあるため、まずは１度試しに使ってみてはいかがでしょうか。

また、仕事をしやすい環境を整えるのであれば、情報共有ツールなど他のクラウドサービスの導入も併せて検討してみるのもいいでしょう。
テレワークでも仕事がスムーズに進められるようになり、より仕事がしやすくなるでしょう。