SNSといえばTwitterやInstagram、LINEのような老若男女問わずみんなが使っているコミュニケーションツールをイメージするのではないでしょうか。
それを社内で？となると一体どういったものになるのでしょうか。
社内SNSとは何かを知り、導入するメリットを確認していきましょう！
社内SNSとは？
SNSは不特定多数の人が利用するコミュニケーションツールで、情報発信だけでなく連絡手段としても生活に欠かせないものになってきています。
社内SNSは業務用に利用するコミュニケーションツールのことを指します。
導入企業が増えている理由
導入する企業が増えている理由としては、従業員間のコミュニケーションや情報共有のための手段として利用する目的が挙げられます。
「そんなの直接会って話すなり、研修をするなりしたらよいのでは？」という意見もあるかと思いますが、例えばメールや電話をするほどではない気軽な内容、部署間の連絡などはSNSのほうが行いやすいのです。
また、大人数を会議やミーティングなどの名目などで集めなくてもSNSのグループチャットでナレッジ（知識・知見）を共有をすることが可能になることも理由の1つです。
さらに言えば2020年のコロナ禍によるテレワーク・在宅勤務など出社することなく仕事をする機会が増えていることによって、ますますコミュニケーションが取りにくくなったこと、その中でもスピーディーに連絡を取り合うために必要とされています。
これらのことから導入する企業が増加しているのです。
導入することのメリット・デメリット
社内SNSは導入するメリットがありますが、少なからずデメリットも存在します。メリット、デメリットを両方理解した上で導入し、円滑に運用・活用ができるようにしておきましょう。
社内SNS導入のメリット
１ 社内コミュニケーションが活性化する
「働きやすい会社」の特徴として共通しているのが「人間関係が良い」「風通しが良い」ということです。そのためには気兼ねなく発言や意見ができる、気軽に相談できるなど円満な関係を築くことが大切です。そのためのツールとして役立つのが社内SNSです。中には「いいね！」を利用してモチベーション向上をしている企業もあります。
２ 情報共有が簡単にできる
社内SNSを利用すれば、ナレッジの共有だけでなく、スケジュールやマニュアルなど様々な情報を共有することができます。各種情報が共有できることによって、効率的に作業を進めることができるようになり、部署間を超えて「誰に聞けば良いのかわからない」という問題が解消できるようになります。
社内SNS導入のデメリット
１ 公私混同してしまう
業務だけでなくプライベートでも社内SNSが使われるようになると、社内SNS本来の正しい利用方法ではなくなるおそれがあります。例えば、業務に関係ない飲み会の連絡や仕事以外の話で盛り上がってしまうといったように正しく使われないケースなどです。そうなってしまうと社内SNSを見るのが嫌になってしまい、重要な連絡を見落とすなど本来の目的を果たさないツールになってしまうのです。
導入前に利用目的をきちんと決めておくことが大切です。
２ 定着するとは限らない
全ての従業員が最初から社内SNSを使いこなせるわけではないので、活用方法がわからない、SNSの使い方を知らないという人もいるでしょう。使いこなせない従業員を放っておくと使えないままになってしまい、社内SNS自体がそのまま浸透せず無駄になってしまうというケースがあります。
社内SNSを全従業員に浸透するように工夫する必要があるでしょう。
３ 過度なコミュニケーションをとってしまう
コミュニケーションも行き過ぎると疲れてしまいます。例えば何でもかんでも返信を求められてしまうと、仮に忙しくて返事ができない状態だったとしても、返信をしていないことに対してストレスを感じることもあるでしょう。
そのため『既読機能があるので「確認しました」は必要ない』『「お疲れさまです」などの挨拶は入れなくて良い』など事前にルールを決めておく必要があります。
社内SNSツール導入で得られる効果
社内SNSツールを導入することによって得られる効果はいろいろあるのですが、中でも以下に挙げる効果が最も重要な効果となります。
作業効率アップ
社内SNSツールを利用することによって、重要度・緊急度の高いタスクをリアルタイムで共有することができるようになります。
優先順位がはっきりするため、無駄を省くことができるようになり、作業効率が飛躍的に上がります。
また、社内SNSが浸透している企業は誰でも気軽に情報発信を行うことができる傾向にあります。
例えば、担当しているお客様の情報の発信を定期的に行っていけば、担当外の従業員や他部署の従業員も一から相手のことを調べなくてもある程度の情報を得ることができますので、こういった面でも作業効率アップに繋がります。
モチベーション向上
社内SNSもSNSの１つですので、メッセージに対する返信はもちろん、スタンプによるリアクションをすることもできます。つまり自分が送ったトークに対するコメントやスタンプがもらえるということです。
仮に情報発信として小さなアイデアやトレンドを発信したとします。
その発信を誰が見てくれているのかがはっきりわかりますし、ただ発信をしているだけではなく「素敵ですね」「ありがとうございます」や「了解しました」など、コメントやスタンプでコミュニケーションを取ることができるので、モチベーション向上にも繋がります。
円滑なコミュニケーション
多くの企業で上司と部下間のコミュニケーションの課題を抱えています。
中でも上司から部下に対するコミュニケーションは行えても、部下から上司に対するコミュニケーションが行いにくいといった課題が挙げられるのですが、そういった課題も社内SNSであれば一方的なコミュニケーションになりにくいため、報告・連絡・相談が円滑に行えるようになります。
また、日頃なかなか顔を合わせることができない他部署の従業員同士のやりとりも行いやすくなるため、部署間の情報交換もできるようになります。
社内SNSツールの主な機能
導入するツールによってサービスは異なりますが、だいたいどのツールにも共通して備えられている主な機能というのは「チャット」「グループ」「アップロード」の機能です。
それぞれの機能についてチェックしておきましょう。
チャット
チャットはメールのように宛先などを入力する手間が省けるため、簡単に従業員間でメッセージのやりとりを行うことができます。
また、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットなど端末を限定せず利用できるサービスや製品が多いので、場所を選ばず連絡が取ることもできるでしょう。
リアルタイムにコミュニケーションを取ることができるため、急ぎの要件などがあってもすぐに確認を取ることができるようになります。
グループ
プロジェクトチームや部署など、組織や目的ごとにグループを作成することができます。
例えば参加メンバーを限定してグループを組めば、グループ内で必要な情報やメンバーのスケジュール、プロジェクトの進行状況、タスク管理など様々な情報の共有をメンバー間で簡単に行えるようになります。
もちろん全従業員をグループにすれば全員に対して業務連絡などを行うことができますし、ツールによっては取引先の方をグループのメンバーに加えることができます。
必要に応じたグループを作成することによって、業務の効率化を行えるようになります。
アップロード
社内SNSツールにはWordやExcel、PDFなどの文書ファイルや画像・動画などのデータなどをアップロードすることができます。
中には顧客情報の呼び出しができる機能を備えているものもあります。
このアップデート機能を利用することにより、常時必要な情報を得ることができます。
社内SNSツールを選定するポイント
社内SNSツールには多くの種類がありますので、選定は自社に適したものでなければなりません。
選定する場合は次の3つのポイントを押さえておきましょう。
ポイント１ 導入目的に適したツールを選ぶ
まずは「何のために導入するのか」という導入目的をはっきりとさせておく必要があります。
情報共有のためなのか、コミュニケーションを活性化させるためなのか、在宅勤務を推奨するためなのか…など、導入する目的は企業によって異なるはずです。
仮に「事業所間のコミュニケーションの活性化」が目的なのだとしたら、ビデオ会議の機能が充実したツールを選ぶといったように目的に合ったツールを選びましょう。
ポイント２ 使いやすいツールを選ぶ
ツールを導入する企業がIT系であれば自分たちでカスタマイズできるなど拡張範囲が広いツールを選ぶ、日頃パソコンを使わないような企業であればシンプルで使いやすいツールを選ぶなど、導入後に社員が使いやすいツールを選ぶ必要があります。
導入したのはいいものの、使いにくいため浸透しなかったというのでは意味がありません。まずは無料プランやお試し期間などを利用して試用期間を設けてみて、使いやすさを確認してみても良いでしょう。
ポイント３ セキュリティ面などを考慮して選ぶ
気軽に使えるチャット機能なども、その内容には企業の重要な情報や個人情報などが含まれることがあります。
それらの情報が外部に流出してしまったら「大変」では済まない事態になってしまいます。
そのためセキュリティ面はしっかりと考慮しなければなりません。
それぞれのツールや料金プランごとにセキュリティの範囲や管理システムなどが異なりますので、どこまでのセキュリティを求めるのか、どこまで情報の管理を行うのかということはあらかじめ決めておくことが大切です。
おすすめ社内SNSツール
ここからはおすすめの社内ツールを紹介していきます。
それぞれのツールが得意とする機能や料金を確認しておきましょう。
LINE WORKS
LINE WORKSは、私生活でも馴染みがある「LINE」のビジネス版です。
企業やチームなど団体ごとで登録して利用します。
登録した「管理者」がメンバーの招待や追加をすることでメンバーが増えていきます。
LINE WORKSの主な機能
●セキュリティ機能
- メンバー追加や権限付与など管理者操作
- メンバーによるサービスの利用モニタリング
- セキュリティーリスクとなるサービスの利用防止
- デバイスやアカウント情報の紛失など情報漏洩につながる人的なミスにも迅速に対応
●普通のLINE＋ビジネス機能
- 通常のトーク（チャット）
- メール
- アドレス帳
- 掲示板（社内周知ができる）
- カレンダー（他の従業員の予定把握ができる）
- Drive（資料やファイルの保存・閲覧ができる）
- アンケート（社内外のユーザーに実施可能）
このように多くの機能が付いているうえ、いつものLINEのように使えるので、老若男女を問わず便利で使いやすいツールとして多くの大企業（東京海上日動、安田生命、みずほ銀行など１０万社以上）も導入されています。なお、料金プランも無料のものから有料で高機能のものまで４種類から選ぶことが可能です。
料金プラン
- フリー
無料のプラン。
１００名まで利用可能。基本の機能は全て使えるがストレージ容量が少ない、セキュリティに限度があるなど制限も多いので初めて利用する企業におすすめ。 - ライト
１ユーザーにつき３００円／月のプラン。
フリープランの機能が全て利用でき、ストレージ容量も大幅に増える。また、セキュリティの制限や広告表示もなくなるなど機能が充実する。 - ベーシック
１ユーザーにつき５００円／月のプラン。
ライトプランの機能が全て利用でき、メールやDrive、タスク管理などの機能も追加される。 - プレミアム
１ユーザーにつき１，０００円／月のプラン。
ベーシックプランの機能が全て利用でき、アーカイブ機能も追加される。
https://line.worksmobile.com/jp/
slack
Slackを簡単に言うとビジネスチャットツールです。
「チャンネル」という単位でグループを作成し、その中でチャットのやりとりを行っていきます。
また、GoogleドキュメントやOneDrive、Outlook Calendarなど2,200を超える外部Webサービスと連携することができるので、例えばGoogleドライブと連携していれば、slackのワークスペースからGoogleドキュメントのファイルを新規作成できたり、ファイルを共有できたりするようになります。
外部Webサービスとの連携の柔軟さは大きな魅力の１つです。
ASKULやリクルートをはじめ、全世界で７５万社以上が利用しているサービスとなっています。
slackの主な機能
- チャット
グループチャットや非公開でメッセージを送れるダイレクトチャット、共有チャンネルを利用すれば社外ともコミュニケーションを取ることができます。 - 検索
発言の検索や、フィルタリングを行えば人やチャンネルの検索、投稿時期による検索をすることができます。 - ファイル
ファイルのアップロードやダウンロード、プレビュー機能があります。 - ビデオ通話
ビデオ通話だけでなく、画面の共有や書き込みができます。
料金プラン
LINE WORKSと同じくフリーを含めて４つの料金プランから選ぶことができます。
グレードアップするにつれて使えるサービスが増えていきます。
- フリー
無料のプラン。アクセスはチームの直近１万メッセージまで、ビデオ通話は１対１のみなど制限が多いので、少人数の利用や試用におすすめ。 - スタンダード
１ユーザーにつき８５０円／月のプラン（年払いの場合）。
ここからメッセージは無制限にアクセスできるようになり、ビデオ通話は最大１５名まで可能に。また、外部組織やゲストとコラボレーション（共有チャンネル）が可能になるなど機能がかなり広がる。中小企業におすすめ。 - プラス
１ユーザーにつき１，６００円／月のプラン（年払いの場合）。
スタンダードプランに加えて高度なID管理、コンプライアンス要件の充足、２４時間体制のサポートなどの機能が付いてくる。大企業におすすめ。 - Enterprise Grid
料金は営業担当者に問い合わせて確認することになる。
専任のアカウント／スタマーサクセスチームによるニーズに合わせたサポートがつくなど、規制が多い企業や複雑な組織を持つ企業などにおすすめ。
Chatwork
Chatworkはグループチャットやビデオ通話を行えるサービスです。
Chatworkは日本の企業が提供するサービスで、シンプルで使いやすく、すでに３０万社近い企業で導入されています。
ホームページも料金もかなりシンプルになっており、わかりやすい印象です。
Chatworkの主な機能
- チャット
社内外のユーザーと案件や部署単位でチャットルームを作成することが可能で、複数人で会話を進めることも可能。 - タスク管理
タスクの作成・編集することができる。
自分のタスクを把握するためだけでなく、相手に仕事を依頼する際に使用することが可能。
自分用に作成したタスク、または相手から割り振られたタスクを完了させると、チャットに通知されるため相手に知らせることができる。 - ファイル管理
オフィスファイル（Excel、Wordなど）や画像ファイル（PDFなど）などをアップロードすることができる。 - ビデオ・音声通話
料金プラン
- フリー
無料のプラン。
コンタクト無制限で、１４グループチャットまで行うことができる。ビデオ通話も可能だが１対１のみ。 - ビジネス
１ユーザーにつき５００円／月のプラン（年払いの場合）。
ストレージ容量が増えて、広告表示が無くなる。 - エンタープライズ
１ユーザーにつき５００円／月のプラン（年払いの場合）。
不正アクセスのブロックや情報漏洩の防止、サービス品質保証制度（万が一の場合の料金返還）などセキュリティ面が充実する。
まとめ
今やSNSはプライベートだけではなくビジネスにも必要不可欠なツールであることがわかりました。
デメリットもありますが、上手な導入・運用をすることで多くのメリットが得られます。社内で円滑なコミュニケーションをとり、モチベーションを上げることで業務の質や生産性の向上をしていきましょう！