日報には、情報共有、自分自身の実績の把握や備忘録など非常に多くの役割があります。しかし、毎日の業務を行いながら日報を作るのが負担に感じることもあるでしょう。
この記事では、日報アプリの基本的な知識と、おすすめの日報アプリの紹介をいたします。
日報作成をアプリで効率化させたいと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。
日報アプリとは
日報アプリとは、日報の作成・提出・管理を行うための機能が搭載されたツールのことで、日報システム・日報作成ツールと呼ばれることもあります。
日報アプリを活用すれば、日報作成にかかっていた時間を減らすことができるだけでなく、日報を確認・承認する立場の人の労力も削減出来るでしょう。
日報アプリは下記のようなタイプに分けられます。
①日報特化タイプ
日報アプリの基本的な機能と言える日報作成・提出・管理に特化したタイプのアプリです。
搭載されている機能を絞ることで、シンプルな使い心地であるため、パソコン操作が得意ではない社員にも使いやすいでしょう。
また、コストが低く抑えられるという特徴もあります。
②コミュニケーションタイプ
日報を作成する目的の一つでもある社内の情報共有を進めるためのアプリです。
コミュニケーションタイプの日報アプリには社内用のチャットやSNS機能が搭載されており、社員同士のコミュニケーションを促進させることが出来るでしょう。
③データベースタイプ
指定したフォームを使い、入力したデータを自動的にデータベース化します。
顧客情報や業務の進捗管理を行いやすく、特に営業部門で使われているタイプです。
日報アプリの主な機能
日報アプリに搭載されている、主な機能にはどのようなものがあるのでしょうか。
ここからは日報アプリの主な機能を紹介しましょう。
１ 日報作成機能
日報アプリの基本的な機能です。
多くのアプリに豊富なテンプレートが用意されており、パソコンだけでなくスマホやタブレットでも日報作成が可能です。
２ 日報提出機能
日報を印刷して上司に提出するという方法ではなく、日報をデータで共有することが出来ます。
上司やその他の社員からのコメントもリアルタイムで確認可能です。
３ 日報管理機能
日報は毎日作成するものなので膨大な量になってしまうため、しっかり管理する必要があるでしょう。
日報アプリでは、期間ごと・社員ごとに日報を分類して日報を管理することが出来るのです。
また、日報の既読・未読の表示や提出状態を把握することも簡単です。
４ コミュニケーション促進機能
日報アプリには日報を社内で共有させるだけでなく、SNS機能・チャット機能が搭載されているものもあります。
中にはLINEやFacebookのように「いいね」やスタンプ機能が用意されていることもあるため、簡単に閲覧済みの反応を返すことが出来るでしょう。
５ データ収集機能
日報に入力した情報をデータベース化する機能です。
訪問件数・受注件数・作業時間・売上などをデータ化し集計出来るため、業務の進捗を把握しやすくなるでしょう。
さらに日報とスケジュールや勤怠管理ツールを連携させれば、非常に効率良く業務を進められるようになります。
営業向けに日報アプリを導入するメリット
ここからは、営業向けに日報アプリを導入するメリットを紹介しましょう。
メリット１ コスト削減になる
日報を紙で運用していると印刷用紙代・印刷代がかかりますし、その日報を管理するための手間も必要になります。
日報アプリでは日報はデータ化され管理も容易に行えるため、コスト削減に役立つということです。
メリット２ 情報共有が出来る
日報アプリを使えば、日報を上司だけでなく社員間で共有出来るため、それぞれの業務にアドバイスやアイデアをコメントし合えるようになります。
業務全体をより良いものに成長させることが期待でき、優れたノウハウを共有可能でしょう。
メリット３ 業務に合わせた日報作成がしやすくなる
企業によっては日報のテンプレートが全社員で同じものを利用していることがありますが、日報の最適なスタイルは業務内容によって変わるでしょう。
同じ営業の業務を行っていても、外出があった日となかった日では書き方を変えた方が分かりやすい日報になることもあります。
日報アプリでは、自分のその日の業務内容に合わせてテンプレートを選ぶことが出来るため、いつも最適なテンプレートを使えるようになるのです。
メリット４ 進捗管理・業務改善がしやすい
日報アプリを使ってチーム全体の進捗を可視化すれば、目標に対してチームがどの段階であるかをわかりやすくすることが出来ます。
遅れやトラブルも把握しやすくなるため、迅速に問題点の改善やフォローを行えるようになるでしょう。
メリット５ 日報作成・提出・管理が効率化される
日報アプリは日報の作成・提出・管理を効率化するための手段です。
日報を作成するために多くの時間を割いている人はいないと思いますが、日報作成は毎日行うべきことなので、少しでも労力を短縮する必要があるでしょう。
アプリを使用して日報のために使っていた労力を減らすことが出来れば、本来の業務に集中しやすい環境が整えられます。
日報アプリを選ぶ際のポイント
日報アプリを導入すれば、多くのメリットが得られることが分かりました。
しかし日報アプリはさまざまな種類があるため、自社に最適なアプリを見つけなくては、その効果が感じにくくなってしまいます。
ここからは、日報アプリを選ぶ際のポイントをお伝えしましょう。
ポイント１ 利用目的を明確にしておく
どのようなツールを導入する時にも言えることですが、目的を明確にしないまま導入を進めても十分な効果を得ることが難しくなりますし、選定作業も難航します。
自社が何を目的として日報アプリを導入するのかを明確にした上で、アプリの選定を始めましょう。
この目的はアプリの導入時に社員に共有すれば、企業全体で同じ方向を向いて日報作成フローの改善が行えます。
ポイント２ 利用用途に対応しているか
自社の業務内容・人数などを考えた上で適した日報アプリを選びます。
社員が日報作成に利用する予定のデバイスが複数ある場合には、それぞれのデバイスで日報作成・提出・管理が可能かどうかも確認してください。
無料の試用期間を利用して、使い心地を試してみると良いでしょう。
ポイント３ コミュニケーションの取りやすさ
ほとんどの日報アプリには、さまざまな方法で社内のコミュニケーションを促す工夫がされています。
チャット機能や日報へのコメント記載機能の有無を確認し、自社が求めているコミュニケーションに対応しているかを確認しましょう。
現在使用している情報共有ツールやコミュニケーションツールがあるのなら、アプリと連携が可能かどうかも調べておく必要があります。
営業向けの日報アプリ○選
営業向けには多くの日報アプリが流通しているため、選定に時間がかかってしまうこともあるようです。
ここでは、おすすめ出来る日報アプリを紹介いたしますので、ぜひ参考にしてください。
kintone
kintoneはさまざまなファイル形式で社内に散在している情報を一つにまとめるためのツールです。
日報を元にチームの業務を見える化し、収集したデータを元にしたコミュニケーションが可能になります。
また、豊富なプラグインが用意されており多くの外部サービスとの連携が出来るため、kintoneだけを開いていれば多くの業務をスムーズに進められるようになるでしょう。
・ライトコース 780円／1ユーザー（外部サービスとの連携・プラグインの使用不可）
・スタンダードコース 1,500円／1ユーザー
※30日間の試用期間あり
まとめ
日報アプリの基本的な知識と、おすすめの日報アプリの紹介をいたしました。日報アプリのメリットでもある情報共有は、これからの企業に欠かせないポイントです。
日報を含め紙を使った情報管理をやめペーパーレス化を進めて、情報を組織全体で共有・管理出来るようにしましょう。