よく「ドキュメント」という言葉を目にしますが、ドキュメントを説明するのってちょっと難しい…
そんな方のためにこの記事では「ドキュメント」とは何か、またドキュメント作成ツールがマニュアル作成におすすめな理由などをお伝えします！
ドキュメント作成ツールとは
「ドキュメント」は次の意味を持っています。
①記録。文書。文献。
②コンピューターで、ソフトウエアの仕様書、開発の過程を記録した文書、使用方法の説明書などの総称。
ビジネス用語として用いられるドキュメントというと、Wordで作成するような文章をイメージするとわかりやすいと思います。
この記事でお伝えしたいのはマニュアル作成におすすめのドキュメント作成ツールです。
もちろんWordで作っても良いのですが、お伝えしたいのはWordよりも簡単に作成することが可能で、かつオンライン上で操作することが出来るドキュメント作成ツールのことです。
ドキュメント作成ツールを導入するメリット
ドキュメント作成ツールを利用するメリットには次のようなものがあります。
メリット１ テンプレート機能がついている
テンプレート機能とは文章のひな形ことを指します。
テンプレート機能を使えばデザインやレイアウトが設定されているため、入力していけばマニュアルを完成させることが出来る仕組みになっています。
メリット２ 画像の挿入が簡単
Wordでも画像や動画の挿入は可能ですが、ドキュメント作成ツールの場合は、クラウドで繋がっていればスマホで撮った画像などをパソコンに取り込む手間なく、すぐに使うことができます。
また、Wordで作成する場合は画像などをたくさん貼ると重くなる心配がありますが、オンラインで作成するので容量を心配する必要もありません。
メリット３ 既存のマニュアルを再利用することが出来る
ツールにもよりますが、既存のマニュアルをコピーすることができるものもあります。
コピーしたものを利用することでマニュアル作成をスムーズに進めることができますし、文字サイズやフォント、フォルダ形式などのフォーマットの統一もできますので企業内で同じフォーマットのマニュアルを作ることが可能です。
他にも
・パソコンでなくてもスマホやタブレットなどの媒体で見ることができる（場所を選ばない）
・紙に印刷することもできる
・自分が調べたいワードを検索バーに入力すれば検索することができるので検索が簡単
・コメントを投稿することができる
など様々なメリットがあります。
ドキュメント作成ツールの主な機能
では、メリットを踏まえた上で主な機能について確認しておきましょう。
１ テンプレート
前述したとおり、ドキュメント作成ツールにはテンプレート機能がついています。
何もない白紙の状態からマニュアルを作るのは大変ですので、元々備わっているデザインやレイアウトがあったほうが作成を進めやすくなります。
また、先ほども少し触れましたが、マニュアル作成時に気をつけたいポイントとして、デザインだけでなくフォントや文字サイズなどのフォーマットを統一したほうが見やすくなります。
ツールを利用すればこれらも全て統一された状態となりますので、見やすいマニュアルを作ることも可能になるのです。
２ 編集
オンライン上のマニュアルであれば画像はもちろん動画も使ってさらにわかりやすい内容にしていくことになるでしょう。
Wordでも画像の貼り付けなどは可能ですが、例えば手順など一連の作業を画像にしたい場合は1つの作業ごとに手を止めて画像にして残したり、動画を撮影してから必要な部分だけをキャプチャ（パソコンなどの画面に写っている内容を画像にすること）するなどの作業が必要となります。
マニュアル作成ツールの中には画像をキャプチャする機能やついているものもありますので、そういったものを選べばキャプチャなどの編集作業が簡単にできるようになります。
他にもファイルサイズが大きくなってもPDF化できるためファイルサイズが大きくなっても対応できるなど、動画・画像の編集機能はマニュアル作成に欠かすことができない機能とも言えるでしょう。
３ マルチデバイス
オンライン上で共有されるため、パソコンはもちろんスマートフォンやタブレットなど多くのデバイスで利用することができます。
書面ではないため同時に複数人が見ることができますし、外出先で確認することもできます。
４ eラーニング
ツールによりますが、eラーニングの機能を備えているものもあります。
eラーニングを利用すれば既存の従業員が一から十まで教育する必要がなくなりますし、集合研修などを行う必要もなくなります。
そのため付きっきりで教育する手間を省いたり、集合研修にかかる場所代や交通費などを削減することができます。
特に新型コロナウィルスの影響もあって研修を行うことが困難になっている状況を考えても、eラーニングの機能を備えておきたいところです。
ドキュメント作成ツールを選定するポイント
目的に合ったものを選ぶ
接客マニュアルや手順書、作業マニュアルなどマニュアルには様々な種類があります。
作ろうとしているマニュアルは何なのか、画像を多用したいのか、動画を多用したいのか、パソコンを主なデバイスとして使うのかなどという点も考えておかなければなりません。
どういった種類のマニュアルをどういった目的で、どういった作り方をするのかなどを明確にして、それらを達成できるツールを選ぶ必要があります。
操作しやすいものを選ぶ
すでにITツールを利用していて新しいITツールの導入に抵抗のない会社と、これまで全くITツールを利用してこなかった会社では、適したツールは異なります。
同じツールを導入したとしても、一方では使いやすく、他方では使うのが難しいと感じることもあるでしょう。
使いこなせないツールを導入してしまうと、慣れるまでに時間を要してしまい、使えないので「使わない」という結果になる可能性があります。
使わないということは、目的を果たすことができない結果になってしまいます。
そのため、従業員全員が使うことができるツールを選択することが大切です。
サポートが充実しているものを選ぶ
ツール導入後に利用方法の問い合わせや機能の追加などに柔軟に対応してくれるものを選んでおいたほうが良いでしょう。
利用してみないとわからない点や、追加したい機能ができたときにサポートを受けることができたほうがスムーズに運用ができる可能性が高くなります。
無料期間やトライアルの時点で企業の担当者と連絡を取って、どういったサポートを受けることができるのか確認しておきましょう。
おすすめのドキュメント作成ツール
ではまず有名なドキュメント作成ツールである「Googleドキュメント」から参考に見ていきましょう。
Googleドキュメント
GoogleドキュメントとはGoogleが提供するドキュメント作成ツールのことで、クラウドで管理されているため複数のユーザーが同時にドキュメントを編集できたり、内部だけでなく外部の人とも簡単にドキュメントの共有を行えたりします。
Wordに近い形で利用することが出来るツールですが、大きな違いがいくつかあります。
それは以下のような点です。
- インストールをする必要が無い（Googleアカウントは必要）
- データはクラウドで保存・管理される
- 共有したドキュメントはリアルタイムで反映される
- 編集履歴が自動保存される（バックアップの必要が無い）
- 更新履歴を遡れるので過去のデータを確認することができる
- チェック機能が付いている（文字カウント、スペルチェック、データ検索など）
- デフォルトの書式設定をすることができる
- 形式を選択してダウンロードをすることができる（WordやPDFにすることが可能）
Wordに近いので使いやすいことや無料で使用することができることなども魅力の１つです。
https://www.google.com/intl/ja_jp/docs/about/
Microsoft Office
Microsoft OfficeもGoogleドキュメントと同じような機能を持っています。
Microsoftアカウントを持っていれば、Microsoft社が提供しているWordやExcel、PowerPoint、OneNote、Outlook、Skypeなど様々なツールをクラウドで利用することができます。
有料版のMicrosoft365というのもありますが、有料版でなくても優秀なツールであるため無料で使用している人も多いのが特徴です。
Googleドキュメントとの違いはというと、まずは使用できるテンプレートの数が少ないことが挙げられます。検索していけばたくさんの種類があることがわかるのですが、そのほとんどはMicrosoft365を契約しなければ使えません。また、ユーザー独自のスタイルは作れません。
他にもMicrosoft365を契約していなければ使えない機能が多くあるため、不便に思う点が出てくる可能性が高いというのはデメリットではあります。
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/products-apps-services
Dropbox Paper
Dropbox PaperはDropboxが提供しているサービスの1つで、Googleドキュメントなどと同じくクラウドを利用するサービスです。
クラウドサービスなのでDropboxに登録していればパソコンでもスマホでも利用することができます。
１人でも、チームや組織など複数人でも１つのドキュメントを編集することができます。
世界で５億人以上が利用しており、オンライン上で共同作業ができるワークスペースとして利用されています。
Dropbox Paperには便利な機能が多く、Dropbox社員の方は次のような利用方法をしているとしています。
- 会議の議事録を作成する
- ブログのコンテンツを作成する
- プロジェクトのタスクリストを作成する
- ブレーンストーミングのツールとして活用する
- 報告書やレポートを作成する
- 書籍などの文章コンテンツを作成する
仕事以外でもバースデーパーティーの企画をDropbox Paperで出し合って、その企画に対してコメントするといった使い方もでき、その利用方法は様々です。
Dropbox Paperでは作業中のドキュメントから、現在そのドキュメントで作業していない人たちを呼び出すという便利な機能があります。呼び出された相手は、｢一緒に作業してください｣という通知を受け取ります。
パソコンに保存されている画像を貼り付けることや、YouTubeなどの外部サイトの動画を貼り付けることも可能です。
また、ドキュメント内にスケジュールを貼り付けることもできますので他のメンバーのスケジュール把握もしすくなります。
Wordと比較すると慣れないと使いにくく感じる部分もありますが、使い慣れたら便利な機能を利用して「見やすくわかりやすいドキュメント」を作成することができます。
フォントなども統一されていますので、使いやすいマニュアルを作ることができるでしょう。
https://www.dropbox.com/ja/paper
Zoho Docs
Zohoは、オンライン上でビジネスアプリケーションを提供しているサービスです。世界中で６００万人以上が会員登録しています。
Zoho Docsは、オンラインドキュメント編集ツールで、ドキュメント作成をするユーザーが作業に集中できるようなシンプルな作りになっているのが特徴です。
Wordでできることの多くはZohoででき、ヘッダーフッダーを付けることもできますし、ブログの投稿なども可能です。
他にも電子署名のサポートなど高度なオプションも備えてあります。
また、チャット機能も備わっているため、他のメンバーとチャットをしながら作業を進めることができます。
使いやすさも含めてマニュアル作成に向いているツールとも言えます。
まとめ
働く人でスマホを持っていないという人は少ないので、ほとんどの方がどこでも気軽に見ることができるクラウド型のドキュメント作成ツールでマニュアル作成をすることはかなりおすすめできる方法です。
ツールを導入する際には、導入目的や操作性などを考慮しながら、自社に最も合ったものを見つけましょう。