文書のペーパーレス化が進んだ今は、企業で膨大な量のデータを管理しなくてはいけなくなりました。今後も企業が扱うべき文書の種類も年々増えていると言えるでしょう。
そのため、これからの企業には「いかに効率良く文書を管理するか」が業務効率を左右する大きなポイントになります。
この記事では、PDF等の文書を管理するために必要なシステムの基本的な知識を説明し、おすすめ出来るシステムを比較していきます。これから文書管理システムの導入を考えているのなら、ぜひ参考にしてください。
文書管理システムとは
文書管理システムとは、電子文書を保管し管理するために利用されるものです。
今まで紙で管理していた文書を電子化すること自体は難しいものではありませんが、電子文書には紙の文書とは違った管理が必要です。
電子文書を適切に管理しないまま放置すると、必要なデータを見つけることが出来なくなり、保管の必要があるデータを失ってしまう恐れもあるでしょう。
文書管理システムを利用しなくてもフォルダ管理・階層区分などで電子文書を管理すること自体は可能ですが、文書量や文書を扱う人数が増えれば増えるほど管理が困難になります。
一人で業務が完結するのであれば話は別ですが、一般的に企業で電子文書を管理するためには文書管理システムが欠かせないということです。
文書管理システムの主な機能
文書管理システムがあれば、膨大な電子文書の管理が出来ることをお伝えしました。文書管理システムに搭載されている具体的な機能にはどのようなものがあるのでしょうか。
ここでは文書管理システムに搭載されている一般的な機能を紹介いたしますが、自社で求める機能は何かを事前に考えておくと良いでしょう。
機能１ 保管機能
文書管理システムの基本とも言える文書の保管機能には、単にデータを保管するだけでなく、細かな分類やタグ付けが出来るようになっています。
この機能によって検索がしやすくなり、必要な情報をスムーズに手に入れられるようになります。
機能２ セキュリティ機能
企業で取り扱う情報には契約書など多くの機密情報が含まれているため、外部から侵入を防ぐ高いセキュリティ機能が欠かせません。
また「いつ・誰が・どんな操作をしたか」が記録として残る監視機能が搭載されていれば、万が一社内で不正が行われた時にも、その事実を明らかに出来るでしょう。
その他にも、スクリーンショットに透かしを加える機能などを搭載しているシステムもあります。
機能３ 検索機能
必要な情報をすぐに見つけられるように多くの文書管理システムでは「全文検索」が可能になっています。
取り扱う文書量が増えるほど優れた検索機能が重要になるため、全文検索以外にも完全一致検索など検索時に細かな設定が出来るシステムも増えているようです。
機能４ アクセス権限の設定
社内でも文書一つ一つに対してアクセス権限を変える必要があるでしょう。
部署ごとだけでなく個人ごと・グループごとなど、より細かなアクセス権限が設定出来れば、情報を希望の範囲内だけで共有することが可能になります。
文書管理システムの導入メリット
文書管理システムには電子文書を管理するために必要な多くの機能が用意されていることが分かりました。ここでは、システムの導入によって得られるメリットを理解しておきましょう。
メリット１ 必要な文書を見つけやすくなる
紙で印刷された文書を探すためには、実際に書庫などに行ったり、目次を確認したりして文書を探さなくてはいけません。複数の文書を探そうと思うと、非常に多くの時間がかかってしまうでしょう。
また、物理的に離れた場所に保管されている文書を探すのは不可能です。
文書管理システムを使えば、検索をするだけで必要な文書を手に入れられるのです。
メリット２ 紙の文書を保管・管理する必要がなくなる
印刷された膨大な量の文書は保管するだけで多くのスペースを必要としますし、文書を管理するための人件費もかかります。
文書管理システムで文書を電子文書にすれば、多くのコストが削減出来るということです。
メリット３ いつでも資料の閲覧が出来る
クラウド上で文書管理を行えば、出張中やリモートワーク時にも簡単にデータを閲覧することが可能になります。
データを確認出来ないために判断が遅れるなどのトラブルもなくなるでしょう。
メリット４ 高いセキュリティが保たれる
印刷された紙の文書は盗難や紛失の恐れがあり、またアクセス権限などの制限も設けられませんでした。
電子文書であれば情報漏洩のリスクを防ぎながら、必要な範囲内でのみ情報を共有出来るのです。
また、データを消去しなければ何十年でも文書を保管することが可能になり、劣化の心配も不要です。
文書管理システムの選定ポイント
文書管理システムは多くの企業で導入が求められていることから、現在では非常に豊富な種類のサービスが流通しています。
自社に最適なシステムを選定出来るよう、文書管理システムを選定する時のポイントを知っておきましょう。
ポイント１ 導入形態が希望に合っているか
文書管理システムは大きく分けてオンプレミス型・クラウド型の2種類のタイプがあります。
オンプレミス型は自社サーバーなどにソフトウェアをインストールして社内のLAN環境内で文書管理を行うため、高いセキュリティと通信の安定性が確保出来ますが、導入コストや導入までの時間がかかるというデメリットがあります。
クラウド型ではインターネット経由ですぐにサービスを利用でき、導入コストも抑えられるものが多いです。また、インターネット環境さえあればどこにいても文書を確認することが出来るでしょう。
両方の特徴を理解した上で、自社が求めるタイプの文書管理システムは、どちらであるかを最初に決める必要があります。適していないタイプのシステムを選択してしまうと、業務を非効率なものにしてしまう恐れがありますので、注意してください。
ポイント２ 必要な機能が備えられているか
文書管理システムはサービスによって搭載されている機能が変わります。そのため、自社で活用したいと考えている機能を明確にした上でシステム選定を行う必要があるでしょう。
現在使用しているツールとの連携も求めるのであれば、連携機能が搭載されているシステムを探します。
ポイント３ 高いセキュリティが確保されているか
企業で扱う文書には機密情報が含まれているものが多いため、文書管理システムには高いセキュリティが欠かせません。
特にクラウド型のサービスを選ぶ場合には、通信が暗号化されているか、不正アクセスが防止されるかなどネットワークのセキュリティ対策を十分に確認する必要があるでしょう。
ポイント４ サポート体制が充実しているか
システムを導入後に何らかのトラブルが発生する可能性はゼロではありません。迅速な対応が可能なサポート体制が用意されているシステムを選ぶ必要があるでしょう。
具体的にはサポートの範囲・対応時間・対応の方法をしっかり確認しておきます。
主要の文書管理システムを比較
まとめ
文書管理システムを導入するために知っておくべき情報と、おすすめの文書管理システムを比較しました。
今や電子文書は仕事には欠かせないものであり、その管理をするシステムも欠かせないものになるでしょう。
また、文書の保管だけでなく、マニュアルなどの文書の作成や文書の共有も便利に行いたいなら、マニュアルツールや情報共有ツールの利用もおすすめです。文書管理システムと同様にペーパーレス化が叶い、いつでもどこからでも文書を検索・閲覧することができるものです。
ぜひ自社に合ったシステムやツールの導入を検討してみてください。