ビジネスにおいて、情報共有は重要な意味を持つ経営手段のひとつです。情報を共有することによるメリットは大きく、現在では多くの企業が情報共有に重きを置いています。
そして近年では、このような流れに伴い、高性能な情報共有ツールがリリースされ、企業に採用されるようになりました。
では、この情報共有ツールにはどんな魅力があるのでしょうか。
そこで今回は、情報共有ツールについて、メリット・デメリットや選び方のポイント、具体的なツール例など詳しくご紹介しましょう。
情報共有ツールとは
情報共有ツールとは、名前の通り情報共有を行うためのコンピューターツールのことです。
業務に関する既存の情報を従業員が入手できたり、従業員同士の情報交換ができたり、またツール内で共同作業ができたりと、情報を企業内および従業員間で活用するための機能が、情報共有ツールには搭載されています。
情報活用は、企業活動にとって多くのメリットをもたらす有益なものです。そのため、近年情報活用の仕方は経営手段のひとつとして注目されており、さまざまな情報共有ツールがリリースされてきました。多様な情報共有ツールは、それぞれが特徴的な機能や使用方法を搭載し、企業の情報活用に用いられています。
情報共有ツール導入により期待できる効果
まずは、企業内で情報共有ツールを用い、情報を共有することにより期待できる効果についてご紹介しましょう。ツール利用による情報共有に期待できる効果は複数ありますが、中でも大きなものとしては、「業務効率化」と「ノウハウの蓄積」が挙げられます。
業務効率化
情報共有は以下のような理由により、業務効率化に繋がります。
- 業務手順の情報共有により業務の均質化が可能になる
- 専門知識の共有により業務の属人化を防止できる
- 勝ちパターンの情報共有により全体の成績がアップする
業務の質にばらつきがあったり、業務そのものが属人化してしまったりすれば、その業務は効率的に進まず、滞る恐れがあります。しかしこれは必要な情報を共有することで解決することが可能です。
また、有益な情報を共有すれば、知識を持った従業員が増え、業務の成功率は向上します。
このような情報共有による業務効率化は、企業にとっての利益を生み、企業価値の上昇にも繋がるため、情報共有の大きな目的として据えられています。
ノウハウの蓄積
ビジネスに関するノウハウは、個人の経験によって培われていきます。しかし、このノウハウを情報として共有しなければ、個人が培ったノウハウは個人だけのものとなり、十分に生かすことができません。ノウハウを持った人が企業から転職してしまえば、そのノウハウ自体も企業から流出してしまいます。
そこで重要視されているのが、情報共有によるノウハウの蓄積です。個人の持っているノウハウを企業の情報として共有し蓄積していくことで、企業は経験に基づいた重要な情報を保持することができます。
このような情報は企業にとっての財産となるため、ノウハウの蓄積は情報共有における重大な目的となっています。
ツールを使うメリット・デメリット
情報共有には、専用の情報共有ツールの使用が便利です。現在ではさまざまな情報共有ツールが開発されており、高い機能性で企業のニーズに応えています。
そこでここでは、情報共有ツールを使用するメリットとともに、頭に入れておきたいデメリットについてもご紹介しましょう。
ツールを使うメリット
効果的な情報共有システム導入が簡単に行える
各情報共有ツールには、既に備わっている機能やテンプレートがあります。そのため、一からシステムを構築する必要がなく、汎用性の高い機能やテンプレートを用いて、早く簡単に情報共有システムを導入することが可能です。
ただし、自社の課題解決にマッチするツールを選択する必要があるため、事前の課題洗い出しとツールの機能確認は必須でしょう。
誰もが必要な時に必要な情報を引き出せる
多くの情報共有ツールは、パソコンやタブレット、スマートフォンに対応し、企業内の人間であればいつでもどこでも情報を共有できるようになっています。個々の従業員が必要な時に必要な情報を引き出せ、効率的な業務遂行が叶うのは、大きなメリットでしょう。
このような情報が手に入れやすいツールがあることにより、従業員はスムーズに業務を進められ、企業としての従業員満足度も向上します。
ノウハウの蓄積がしやすい
情報共有ツールは、ノウハウの蓄積がしやすいのも特徴です。個人のノウハウを情報としてツール内に入力していけば、ツールが情報ボックスとなり、培われたノウハウを企業のものとして蓄積していくことができます。そして、ツールを利用することにより、個人のノウハウを企業内の従業員が活用することが可能になります。
ただし、ノウハウを情報に変換し入力するのは簡単な作業ではないため、なるべく入力しやすく活用しやすいツールを選ぶことが大切です。
ツールを使うデメリット
直接のコミュニケーションが減る
情報共有ツールがあれば、人に聞かずに情報を得ることができます。また、多くのツールにはチャットやメールなどのコミュニケーション機能が搭載されているため、あらゆる連絡がツールを使うことで事足りてしまいます。
これによるデメリットとして挙げられるのが、従業員同士の直接のコミュニケーションが減ってしまうことです。業務によっては、直接コミュニケーションを取ることによって、新しいアイディアが出たり、ニュアンスが伝わったりするものもあるでしょう。また、直接のコミュニケーションでは団結力や協調性も培われます。
情報共有ツールと直接的コミュニケーションの両方のメリットを得るには、場面によった使い分けが必要です。
こまめな情報整理が必要
共有する情報は常に最新の情報にアップデートしておく必要があるため、こまめな情報整理が必須です。また、ノウハウを持った個々の従業員は、情報を受け取る側としてだけではなく、情報を発信する側としてもツールを活用しなければなりません。
このように、情報共有ツールは導入しっぱなしでは生かされず、企業全体で常に情報整理を行なっていく必要があります。この管理労力が必要だという点は、ひとつのデメリットだと言えるでしょう。
情報共有ツールの代表的な機能
情報共有ツールには、各ツールによって多様な機能が搭載されています。ここではその中から、多くの情報共有ツールに搭載されている代表的な機能をご紹介しましょう。
１．マニュアル機能
マニュアルとは、業務のフローや注意事項、判断基準などをまとめたものです。各業務のマニュアルを情報共有ツールに入力しておけば、従業員は必要な時にマニュアルを確認できます。
マニュアル作成は情報共有の代表的な手段のひとつであり、多くのツールに機能として取り入れられています。
２．チャット機能
情報共有ツールによく搭載されているのが、チャット機能です。チャット機能があれば、直接聞いたりメールをしたりするよりも効率的に相手とのやり取りができ、その内容をデータとして残せます。
情報共有ツールの中には、チャット専用のものも、一機能としてチャット機能を搭載しているものも存在し、コミュニケーションツールとして利用されています。
３．ファイル、スケジュール共有管理機能
ファイルやスケジュールの共有管理機能も、情報共有ツールによくある機能のひとつです。各種ファイルや個々のスケジュールを、わざわざメール添付したり報告したりせずに、ツールから共有することができるため、効率的な業務遂行に役立ちます。ファイルを同時編集できるケースも多く、これも業務の効率アップに繋がります。
４．翻訳機能
情報共有ツールには、入力した情報を翻訳できる機能を持ったものも登場しています。対応言語はツールによって異なりますが、翻訳機能があることで国内外における情報共有が叶うのが大きな魅力です。海外工場にマニュアルを共有することが可能になったり、海外との情報共有により新しいアイディアが生まれたりと、翻訳機能付き情報共有ツールは、特にグローバルな取り組みを目指す企業に重宝されています。
ツールを選ぶ時のポイント
情報共有ツールを企業の利益に繋げられるかどうかは、ツール選びに左右されます。そこで、情報共有ツールを選ぶ時に気をつけたい3つのポイントについてご説明します。
ポイント1.課題を解決できる機能があるか
情報共有ツール選定にあたっては、まず自社の課題を洗い出す必要があります。「どのような課題を情報共有によって解決したいのか」「課題解決のためにはどのような機能が必要か」を明確にした上で、自社の課題解決にマッチした機能を持つツールを見極めましょう。
情報共有ツールには、単一機能のものも複数機能のものも存在するため、どちらを取り入れるべきかも慎重に検討する必要があります。
ポイント2.ツールの使いやすさ
課題解決にマッチした機能があるからといって、すぐに導入する情報共有ツールを決めてはいけません。情報共有ツールを導入しても、機能が使いにくいものであれば、そのツールは活用されなくなってしまいます。
ツール選定においては、まずお試し版で使い心地を確かめるなどし、操作が複雑であったり使い心地が悪かったりするものは選ばないようにしましょう。
ポイント3.コストは予算に見合っているか
情報共有ツールは、長期にわたって活用していくものです。そのため、機能面だけでなく、コスト面の調整も重要になります。情報共有ツールの中にはユーザー数によって料金が異なるものも、無料のものも、オプションによって料金が変わるものも存在し、その相場はさまざまです。
情報共有ツール導入の際には、コストは予算に合っているか、より低価格・高サービスのツールはないか、よく検討するようにしましょう。
おすすめ情報共有ツール
ここからは、実際にリリースされているおすすめの情報共有ツールを5種ご紹介しましょう。
おすすめ情報ツール
トースターチーム
toaster teamは、ナレッジ共有に特化した情報共有ツールです。
マニュアル・手順書作成やノート作成、ニュース共有、タスク管理が主な機能で、画像や動画、外部コンテンツとの連携に対応しており、柔軟なドキュメント作成ができます。
また、共同編集機能やフィードバック機能、用語集機能、グループ作成機能なども搭載されていて使いやすく、セキュリティに重きが置かれているのも特徴です。
費用(2021年3月より)
| ライトプラン | 3.5万円(月額) |
| スタンダードプラン | 6万円(月額) |
| ビジネスプラン | 12万円(月額) |
| エンタープライズ | 要相談 |
※別途初期費用あり
Teachme Biz
Teachme Bizはマニュアル作成に特化した情報共有ツールです。使用するツールに合わせてテキストや画像を表示するため、視覚的にわかりやすいマニュアル整備が叶う他、追加されたトレーニング機能は人材育成にも役立ちます。
また、ダイレクト翻訳機能を利用すれば、最短1時間で質の高い翻訳マニュアルが納品されるのも特徴で、グローバルビジネスにもおすすめです。
| スターター | 5万円(月額) |
| ベーシック | 10万円(月額) |
| エンタープライズ | 30万円(月額) |
※別途初期費用あり
Chatwork
Chatworkは、ビジネスチャットアプリの中でもよく利用されるツールです。個人単位でも組織単位でも利用が可能で、管理しやすいページ設定により、従業員同士、またクライアントと円滑にコミュニケーションを取ることができます。
低コストで導入が可能で、フリープランなら無料利用も可能です。
| フリー | 無料 |
| パーソナル | 400円(月額) |
| ビジネス | 500円(月額) |
| エンタープライズ | 800円(月額) |
Dropbox Business
ファイル共有に活用しやすい代表的な情報共有ツールが、Dropbox Businessです。通常のDropboxの管理機能を強化したビジネス版だと考えればいいでしょう。
各種ドキュメントやシート、スライドなどを作成・保管・共有できるため、チームでの効率的な共同作業に役立ちます。また、zoomなどの外部ツールを埋め込み、一括管理することも可能です。
| プロフェッショナル(個人) | 2,400円(月額) |
| スタンダード | 1,500円(月額) |
| アドバンスド | 2,400円(月額) |
| エンタープライズ | 要相談 |
Google Workspace
Google Workspaceは、Googleが提供するグループウェアです。Gmailやチャット、ドライブ、ドキュメントなどGoogleの各種アプリケーションをデータ容量やセキュリティ、管理機能に特化した状態で利用できます。
Googleのアプリケーションは使い慣れている人が多いため、Google Workspaceはビジネス用の情報共有ツールとしても人気となっています。
| ビジネススターター | 680円(ユーザーあたりの月額) |
| ビジネススタンダード | 1,360円(ユーザーあたりの月額) |
| ビジネスプラス | 2,040円(ユーザーあたりの月額) |
| エンタープライズ | 要相談 |
まとめ
情報共有ツールについてご紹介しました。
情報共有は、これからの社会の中で企業価値を高め生き残っていくために、欠かせない手段のひとつです。導入時にはツール選定やノウハウの情報化など大きな労力が必要ですが、うまく導入ができれば、その後の業務は効率的になり、レベルアップしていくでしょう。
情報共有ツール導入の際には、ご紹介したポイントを参考にし、自社の課題に合ったシステムを慎重に選択するようにしましょう。