業務効率化ツールとは、業務の生産性を向上させるためにあります。業務に必要な時間や労力を減らし、削減できた時間や労力を企業利益のために使えるように変えるのです。
この記事では、業務効率化ツールを導入するメリットや選定ポイントと、おすすめのツールを紹介しましょう。業務効率化ツールの導入を検討しているのなら、ぜひ参考にしてください。
業務効率化ツールが必要とされている理由
業務が効率良く進むことは組織として望ましいものですが、なぜ今業務効率化ツールの必要性が高まっているのでしょうか？
その理由について、説明いたします。
理由１ DXの推進
DXとはデジタルトランスフォーメーションの略で、デジタル技術を活用して企業や顧客をあらゆる面で良い方向に変化させることを意味しており、業務効率化ツールの導入もDXの取り組みに含まれます。
DXの取り組みを進めることにより既存の業務がデジタル化されれば、企業全体の業務効率化や生産性の向上が期待でき、常に変化し続けるビジネス環境の変化にも対応可能になるでしょう。
理由２ 労働人口の減少
少子高齢化が進む日本では、今後労働人口不足が加速すると言われています。
業務量が変わらないのであれば人手不足に陥る恐れがあるため、早い段階で生産性を高めなくては、労働者一人ひとりの負担がより重くなってしまうのです。
理由３ 多様な働き方への対応
コロナ禍の収束の目処は立っておらず、元の生活に戻るためにはある程度の年月が必要だと言われています。
そのため、感染症対策としても有効なテレワークやオンライン会議など、なるべく人と直接接触しない働き方がしばらくは継続すると考えられるでしょう。遠隔でも業務が進められるシステムや環境整備は今後も重要だということになります。
業務効率化ツールではスムーズな情報共有を可能にする機能が備えられているため、多様な働き方にも対応出来ます。
業務効率化ツールの導入メリット
業務効率化ツールを導入すれば下記のようなメリットが得られます。
・コスト削減
・社員満足度の向上
・品質向上
業務効率化で社員に時間や労力に余裕が生まれれば、サービスの向上も期待でき、顧客満足度を高める効果もあるでしょう。
業務効率化ツールの選定ポイント
業務効率化が重要視されている今、多くの業務効率化ツールが流通しています。
自社に最適な業務効率化ツールを選定するには、まずツールを使って何を効率化させたいのかを明確にするようにしましょう。
機能が豊富なものは便利ではあるものの、使いにくさを感じる社員もいるため、出来るだけ必要最低限の機能が搭載されたシンプルな使い心地のものを選ぶと良いです。
多くの業務効率化ツールには無料の試用期間が設けられているので、実際に使い心地を確認して選定作業を行うようにしてください。
業務効率化ツールの種類
業務効率化のためのツールは導入を希望する機能によって、選択するべき種類が変わります。どのような種類があるのかを知っておきましょう。
①マニュアル作成ツール
マニュアルに適したテンプレートが用意されており、マニュアル作成にかかる労力を減らすことができます。また、ツールを利用することでマニュアルが電子化されるため、マニュアルの共有や管理も行いやすくなります。
動画マニュアルの作成機能が用意されているツールを活用すれば、紙のマニュアルでは伝えられなかった内容をマニュアル化出来るでしょう。
②情報共有ツール
情報を開示する側・閲覧する側の両方の負担を減らし、社内で情報を共有しやすい環境を構築します。
社内に点在している情報を一カ所に集めて管理できる機能や、書類の作成・共有が簡単に行える機能など、ビジネスを行う上で必要な機能が豊富に搭載されています。
③コミュニケーションツール
チャット機能やビデオ会議システムなど社員のコミュニケーションを促すための機能が搭載されているツールのことです。
ビジネスに特化したコミュニケーションツールには、安心のセキュリティと使いやすい機能が搭載されています。
④RPA
RPAは「Robotic Prosess Automation」の略で、定型業務やデータ集計などを自動化するロボットのことを指します。
RPAは膨大な量のデータ処理が必要な業務の効率化を得意としています。反復作業が多いような業務も、大幅に効率化出来るでしょう。
多くの場合、AIのように自力で問題を解決することは出来ませんが、あらかじめ指定したシナリオどおりに正確に早く処理を行うことが可能です。
⑤名刺管理ツール
名刺を紙で管理するのではなく、データとして社内で一元管理して共有する方法です。
今まで名刺管理にかかっていた時間を有効に使えるようになるだけでなく、営業ツールとしても活用可能です。
⑥タスク・プロジェクト管理ツール
チーム内でタスクを共有しながら管理すれば、スケジュールの遅れやタスクの漏れなどに気づきやすくなり、進捗管理がスムーズに行えます。
一連の業務が見える化するため、改善点も見えやすくなるでしょう。チーム全体でプロジェクトを管理する意識が芽生えやすく、チームワークの向上にも役立ちます。
⑦ペーパーレス化ツール
紙で管理していた情報をデータ化し、クラウド上で管理します。
テレワークが進みやすくなり、印刷代や書類の管理にかかるコストも抑えられるでしょう。
ペーパーレス化ツールは社内に点在している情報を集約するため、高いセキュリティが確保され検索機能に優れたものを選ぶと良いです。
おすすめの業務効率化ツール
ここからは、先ほど説明した業務効率化ツールのおすすめを紹介しましょう。
Slack（コミュニケーションツール）
Slackでは、プロジェクトごと・チームごとに細かくチャットルームを分けることが可能です。
チームごとにチャットを分けたい場合などに活用しやすいでしょう。
・フリー
・プロ 850円／月
・ビジネスプラス 1,600円／月
・Enterprise Grid 要見積
※試用期間あり
Zoom（コミュニケーションツール）
無料のプランでも100名までの会議が開催可能なZoomは、URLのクリックで会議参加が可能なため、相手に登録の手間がかからないという特徴があります。
・フリー
・ビジネスプラン 1,900円／月
・エンタープライズプラン 2,200円／月
・プロプラン 1,600円／月
https://zoom.us/jp-jp/meetings.html
BizRobo!（RPA）
BizRoboでは職場のルーチン作業を代行して効率化するため、社員が生産性や創造性の高いコア業務に集中出来る環境を整えます。
製品自体の種類が多く、スモールビジネス向けの手軽に導入可能なものから、大企業向けの手厚いサポートが用意されているものまであるので、自社に最適な製品を見つける必要があるでしょう。
・初期費用 20万円～
・基本料金（年額） 90万円～
※製品ごとに異なる
※1か月間の無料トライアルあり
https://rpa-technologies.com/products/first/
Eight（名刺管理ツール）
名刺を写真に撮るだけでデータ化可能なEightでは、名刺管理にかかる時間を大幅に削減します。最大4枚の名刺を同時にデータ化することが可能です。
名刺交換をした相手とのコミュニケーションを促すビジネスSNS機能が用意されているため、一度の出会いを継続的な付き合いに変えられるでしょう。
・基本使用料 10,000円／月
・アカウント料 400円／1ユーザー
Backlog（タスク・プロジェクト管理ツール）
プロジェクトの一連の流れをタスク管理出来るBacklogは、全タスクをガンチャートで視覚化し、簡単に把握しやすい状態にします。
期限や担当者の設定が出来るので、チームのメンバーが多い場合にも全体の流れを確認しやすくなるでしょう。
・スタータープラン 2,640円／月
・スタンダードプラン 12,980円／月
・プレミアムプラン 21,780円／月
・プラチナプラン 55,000円／月
※30日間の試用期間あり
セキュアSAMBA（ペーパーレス化ツール）
オンラインでファイル管理・共有が可能なセキュアSAMBAでは、外出先でもオンラインストレージからデータを確認出来るようになります。
社内のデータが集約されていれば、テレワーク導入もスムーズに進められるでしょう。
・フリープラン
・ライトプラン 15,000円／月
・ビジネスプラン 35,000円／月
・カスタマイズ 要見積
まとめ
業務効率化を進めるために欠かせない存在である業務効率化ツールを導入するメリットやポイントの他、用途別におすすめのツールを紹介いたしました。
業務効率化ツールは多機能であれば良いのではなく、自社が求めている機能を搭載しているシンプルな使い心地のものを選ぶと良いです。
まずは何を効率化させたいのかを考え、業務効率化ツールの選定を行いましょう。