電子帳簿保存法とは?2022年の電帳法改正についてわかりやすく解説

電子帳簿保存法は2022年1月に施行された法律です。対象範囲が広いことから、企業はもちろん個人事業主も書類の取り扱い方法を見直さなければいけません。

今回は、電子帳簿保存法についての基本的な情報を詳しくまとめました。

目次

電子帳簿保存法の概要

日本ではこれまで、国税関係帳簿は紙で保存することを原則としていましたが、保存に必要なコストや負担を軽減するために、電子データでの保存も特例として認められるようになりました。

1998年に制定された電子帳簿保存法によって、国税関係帳簿が電子データでも扱いやすくなるためのさまざまな取り組みが進み、2022年の1月にはこの記事で紹介する重要な変更点を含む改正が行われたのです。

ただし、この電子保存の義務化には準備期間が設けられており、2023年の12月末まではこれまで通りの運用を続けても違反にはなりません。

電子帳簿保存法の対象事業者

事業規模に関わらず、ほとんどの事業主が電子帳簿保存法の対象事業者です。

青色申告を行う方はもちろん、白色申告で使用する文書も国税関係帳簿であるため、開業届を提出していない個人事業主も対象事業者になります。

電子帳簿保存法の対象書類

電子帳簿保存法で電子保存が可能となる書類は国税関係の帳簿書類です。具体的には、仕訳帳、総勘定元帳、貸借対照表、損益計算書などの決済関係書類や、領収書、契約書などの書類も対象です。

企業で扱う多くの書類が対象書類に該当すると言えますが、手書きで作成した書類は対象外になります。

電子帳簿保存法の要件

ここでは、電子帳簿保存法の要件について詳しく説明します。電子帳簿保存法では、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3種類に保存区分が分けられており、保存する書類の種類によって保存方法が変わります。

1 電子帳簿等保存

会計ソフトなどコンピュータを用いて自分で作成したデータを電子的に保存する方法です。仕訳帳や損益計算書などが該当します。該当書類のデータは、ハードディスクはもちろんクラウド上に保存することも可能です。

業務効率化が期待出来る方法だと言えますが、電子帳簿等保存を行うには最低でも下記の要件を満たす必要があります。

・真実性の確保
事務処理マニュアルやシステム概要書などのシステム関係書類を備え付ける。

・可視性の確保
電子帳簿保存を行う場所(パソコン・プリンタなど)に操作マニュアルを備え付け、電子データを正しく整えたうえで、十分判続可能な状態かつ速やかに出力可能にする。

・税務職員による電子データのダウンロードに対応している

また、これらの最低要件以外に「真実性の確保」「可視性の確保」をさらに厳密に行うことで、優良な電子帳簿として認められます。認められた事業主は、過少申告加算税が発生した場合に、その税率が10%から5%に免税されます。

追加で必要な「真実性の確保」「可視性の確保」は以下のとおりです。

真実性の確保

①帳簿が訂正または削除された履歴が分かるようにする。通常処理に必要な期間が過ぎた後にデータ入力を行った場合は、その事実を確認可能にする。

②関連がある帳簿データは、その関連性を相互に確認できるようにする。

可視性の確保

①主要な項目・日付・金額など複数の組み合わせで検索できるようにする。
※税務職員による電磁的記録のダウンロードに応じられるのであれば、主要な項目のみ検索条件に設定出来れば良い。

参考 国税庁 電子帳簿保存法関係「電子帳簿・電子書類 パンフレット」 国税庁「電子帳簿保存時の要件」

 2 スキャナ保存

スキャナ保存は、文字通り紙の書類をスキャンして電子データ化して保存する方法です。

紙で受け取った領収書や請求書をスキャナで読み込むことで、電子データと紙の両方を保存するような手間が省けます。

スキャナ保存においても「真実性の確保」と「可視性の確保」が必要ですが、電子帳簿等保存とは要件が異なります。

また、所得金額に直接影響を与える重要書類と一般書類に区別され、書類の種類によって幾つかの要件や制限があります。重要書類か一般書類かは、資金や物の流れに直結・連動する書類かどうかで区分されます。具体的には契約書、納品書、請求書、領収書などは重要書類に、見積書、注文書、検収書などは一般書類に分類されます。

スキャナ保存における「真実性の確保」と「可視性の確保」は以下のとおりです。

真実性の確保

①重要書類は概ね7営業日以内(業務サイクル方式の場合は最長2ヶ月経過後の7営業日以内)に入力しなくてはいけない。
②重要書類は解像度200dpi以上で赤・緑・青の階調が256以上あること。(一般書類はグレースケールでもよい)
③重要書類は日本データ通信協会が認定したタイムスタンプを約2ヶ月と7営業日以内に付与すること。
④訂正または削除を行った場合は履歴と操作内容が確認出来るようにする。
⑤重要書類は読み取り時の解像度・階調および書類の大きさなどの情報を保存する。
⑥入力者または監視者の情報が確認出来る。

可視性の確保

①関連性のある帳簿は相互にその関係性が確認出来るようにする。
②一定の要件を満たした見読可能装置を用意し、操作説明書を備え付ける。データは整理して拡大縮小印刷を可能にする。
③書類作成に使用したソフトなどの概要・操作説明書・開発時の書類や事務手続き書類を備え付ける。
④取引年月日と・その他の日付・取引金額・取引先で検索可能にする。

参考 国税庁 電子帳簿保存法関係「スキャナ保存 パンフレット」 国税庁 電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】「問12 スキャナ保存を行おうと考えていますが、どのような要件を満たさなければならないのでしょうか。」

3 電子取引

請求書や領収書を電子データで受け取る電子取引では、データ改善ができないツールを使用している場合に限りタイムスタンプが不要になります。

電子取引でも「真実性の確保」「可視性の確保」の要件が設定されています。

真実性の確保

以下の4つのうちいずれか1つを実施する。

①電子データにタイムスタンプが付与された後に、電子データを受け取る。
②電子データを受け取った後7営業日以内にタイムスタンプを付与し、保存者や保存業務監督者が情報を確認可能にする。
③電子データの内容が操作された場合に、その内容を確認できるシステムを導入する。または内容を操作出来ないシステムを導入する。
④内容の改ざんを防止する規定を定める。

可視性の確保

以下の4つを全て実施する。

①電子取引のデータ保存を行う場所(パソコン・プリンタなど)に操作マニュアルを備え付ける。
②電子データを正しく整え、十分判続可能な状態かつ速やかに出力可能にする。
③パソコンで使用する処理システムの概要書を備え付ける。
④帳簿の種類によって主要な項目・日付・金額など複数の組み合わせで検索可能にする。
※税務職員による電磁的記録のダウンロードに応じられるのであれば、主要な項目のみ検索条件に設定出来れば良い。

参考 国税庁 電子帳簿保存法関係「電子取引 パンフレット」 国税庁 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】「問9 電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存等を行う場合には、どのような要件を満たさなければならないのでしょうか。」

2022年1月に改正された電子帳簿保存法の変更点

ここでは、2022年1月に改正された電子帳簿保存法の変更点について説明します。

変更点1 税務署長による事前承認の手続きを廃止

これまでは電子データ保存やスキャナ保存を導入する前に、管轄の税務署長に事前手続きをする必要がありました。

法改正によって事前手続きが不要となったため、事前申請なしで国税関係帳簿を電子保存出来るようになったのです。

変更点2 スキャナ保存時のタイムスタンプの要件緩和

2022年1月1日より前は、スキャナ保存時に受領者が自署した上でタイムスタンプを3営業日以内に付与しなければいけませんでしたが、その期限が最長2ヶ月、概ね7営業日以内まで延長されました。

また、不正防止のための相互けん制や社内規定の整備などが廃止され、原本と画像の照合作業も不要になり、スキャナ保存にかかる労力が大幅に削減されたのです。

変更点3 電子取引における書面による保存の廃止

メールやクラウドなど電子データとして受け取った国税書類を、紙に出力して保存することが出来なくなります。

この電子データは、タイムスタンプの付与または検索要件を満たした方法での保存をしなくてはいけません。

多くの企業では、ほとんどの書類を電子データでやり取りしていることから移行準備期間が設けられ、2023年12月31日までは現行の方法での保存が認められています。

変更点4 罰則規定の強化

国税関係書類を電子データで扱う時に、隠ぺい・偽装があった場合、申告漏れに対して重加算税が10%加重されます。

まとめ

2022年1月の電子帳簿保存法の改正は、ほとんどの事業主に関係がある改正であり、設けられた猶予期間の間に対応可能な環境を整えなくてはいけません。行うべきこと・守るべき要件を理解し、正しく電子データで管理出来るよう、今から対応をスタートしてください。

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