すぐに役立つ!ワークフロー図の作成手順|導入メリットとポイントを解説

ワークフローは業務を円滑に進めたり、改善したりするために欠かせないもので、業務フローと呼ばれることもあります。ワークフローが適切に機能していれば、申請・承認・決裁といった企業の意思決定がスムーズに進められるのです。

今回の記事では、ワークフローを図式化したワークフロー図の作成手順やメリット、ポイントについてまとめました。

これからワークフロー図を作成したいと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。

目次

ワークフロー図とは

ワークフロー図とは、ワークフローを図式化して視覚的に把握出来る形にしたものを指します。担当者や関係部署、工程が多い複雑なワークフローも図にすることで、誰にでも分かりやすいものになります。

ワークフロー図には定められた書式があるわけではありませんが、左から右・上から下に向かって業務の流れをまとめ、ワークフロー図そのものを1ページに収めるというルールが存在します。

そのためワークフロー図を作る事自体は誰にでも簡単に進められるのですが、「分かりやすく実践的なワークフロー図」を作るには、ワークフローシステムツールの導入や他社実例を見ながら工夫をする必要があります。

ワークフロー図の導入メリット

ワークフロー図を見れば、誰もが一目で業務の進め方が理解出来ます。そのためワークフローは業種を問わず非常に多くの企業に導入されているのです。

ワークフロー図を企業に導入することで得られるメリットには、次のようなものがあります。

メリット1 自分の業務への理解が深まる

ワークフロー図によって業務全体の流れが可視化されるため、社員が自分の業務内容への理解を深められます。

自分が担当していない業務や他部署の業務もワークフロー図を見るだけで分かることから、自分の業務が業務全体のどの工程にあたるのかや、他部署との相互関係も把握出来ます。

業務に関する部署間の理解も進みやすく、お互いの役割が見えてくるのです。

メリット2 現状の課題や問題点に気がつきやすくなる

ワークフロー図を見れば、既存業務の中に存在する課題や問題点が見えやすくなります。どの工程を改善する必要があるのかが分かれば、効果的な業務改善が進められるのです。

さらに、ワークフロー図の作成段階で複雑すぎる工程をシンプルなものに改善することも出来ます。一度作成したワークフローは類似の業務にも活用可能です。

ワークフロー図の作成手順

ここからは、具体的なワークフロー図の作成手順を説明します。どの工程も優れたワークフロー図を作成するために欠かせないステップです。

着実に一つひとつの工程が進められるようにしてください。

【手順①】情報収集

ワークフロー図を作成する目的を決め、該当の業務に必要な情報を集めます。

ワークフロー図完成後に業務改善を行っても良いですが、業務の改善点を修正した上で作成を進めれば、より早くワークフロー図の導入メリットが得られます。

業務に関わる担当部署・担当者に、実際の業務工程を確認した上で正確なワークフローが作れるようにしてください。

【手順②】情報整理

先ほどの手順で集めた情報から必要な情報を絞り込み、工程ごとに整理します。

関係部署や担当者が多いワークフローでは、列や枠を使って見やすくする工夫も必要です。

時系列で、工程ごとに担当者と処理を並べ、ワークフロー図を形にしてください。

どのような書き方が最も伝わりやすいワークフロー図になるかは、事例などを見ながら十分検討する必要があります。試行錯誤を繰り返して、分かりやすいワークフロー図を作ってください。

画像のようなデザインであれば、複雑なワークフローも把握しやすくなります。このワークフロー図では、スムーズに工程が進まなかった場合の差し戻し先と再申請のステップも明らかになっています。

【手順③】改善点の洗い出し

最後にワークフロー図全体を見直し、工程内容・順序・矢印の向きに間違いがないかを確認します。

また同時に、完成したワークフロー図は、関係者に共有する前に改善の余地がないかを再度検討してください。手動で行っている業務の自動化、重複している作業の一本化、遅延の原因になる工程の削減などが代表的な業務改善の例です。

昔からある既存のワークフローが正しいとは思わず、常に今の環境に適した最適なワークフローが作れるように意識してください。

ワークフロー図を作成する際のポイント

ここでは、ワークフロー図を作成する際に知っておくべきポイントについて説明します。これらのポイントを把握してワークフロー図を作成すれば、正確で分かりやすいワークフロー図が作れます。

ポイント1 ワークフロー図を作成する目的を明らかにする

何のためにワークフロー図を作成するのかが分かっていない状態では、実用的なワークフロー図を作成することが出来ません。

一般的なマニュアルとして活用するのか、部門内で業務フローを確認するために利用するのかなど、作成したワークフローの使い道を考え、ワークフロー作成の目的を明らかにしてください。

目的が明らかになっていれば、ワークフロー図作成時の情報収集や情報整理もスムーズに進められます。

ポイント2 情報が可視化された見やすいワークフロー図を作る

せっかくワークフロー図を作成しても、文字や図形・記号が細かすぎて見にくかったり、内容が分かりにくかったりする仕上がりでは、ワークフロー図自体が使われなくなってしまいます。

ワークフロー図は、該当の業務の知識がない社員が見ても業務全体の流れが理解出来るようなものでなくてはいけません。そのためには、業務の開始、時系列の流れ、条件によってフローが分岐する点を明確にする必要があります。

また、図形・記号・枠を活用して、複雑なワークフローもごちゃごちゃとした印象にならないように注意してください。シンプルで整然としたデザインを意識し、重要な要素のみ効果的な色を活用し、読みやすいように余白を設けるなどの工夫が効果的です。

ポイント3 ワークフロー図作成ツールを活用する

どんなに分かりやすさに配慮しても、複雑なワークフローになるほど、エクセルなどのソフトで見やすいワークフロー図を作ることが難しくなります。

そのため、実用的なワークフロー図を作成するためには、専用のワークフロー図作成ツールを導入するのも一つの手です。

ワークフロー図作成ツールは特別な知識がなくても簡単に優れたワークフロー図が作成可能で、更新も行いやすい機能が搭載されています。

作成したワークフロー図はデータですぐに確認・共有出来るため、テレワーク中の社員や出張中の社員でもワークフロー図を参考に業務を進められます。

また、申請・承認・決裁を電子化可能なシステムを導入すれば、いつでも・どこでも申請や承認が行えるようになり、決裁に必要な時間の短縮ができ、承認が滞る問題も防げるのです。

まとめ

ワークフロー図があれば、業務知識の少ない社員であっても、一目で業務全体が把握することが可能になります。業務全体を把握できることで、他部署や他の担当者との連携も行いやすくなるでしょう。

また、ワークフロー図を作成することは、業務全体の整理をすることでもあるため、ワークフロー図の作成により、現在の業務の中にある改善点に気づきやすくなります。

当たり前のように行っている業務の改善点は見えにくいものです。業務を効率化するためには、ワークフロー図の作成やそのためのツール導入など、今まで実施してこなかったことにヒントがあるかもしれません。新しいモノも進んで取り入れ、業務を改善していけるといいでしょう。

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