現在日本ではリモートワークの定着が進み、Web会議システムの需要がどんどん高まっています。
Web会議システムのためのサービスも増えていることから、どのサービスを利用すれば良いかの判断が難しいと感じることもあるでしょう。
この記事では、Web会議システム導入のメリットやサービス選びのポイントについて説明します。Web会議システムの導入を検討しているのなら、ぜひ参考にしてください。
Web会議システムとは？
Web会議システムはインターネットを利用して会議を行うもので、インターネット環境とパソコン・スマホ・タブレットなどがあれば会議が可能になります。
特別な機器を用意する必要がなく、社内外問わずどこからでも自由に会議に参加出来るのが特徴です。
導入に必要なコストや労力が不要なことからリモート会議以外にも、企業でのWeb面接や教育現場での遠隔授業、オンラインセミナーなどさまざまな用途で活用されています。
Web会議とビデオ会議の違い
Web会議と似たものとしてビデオ会議というものがあり、その違いを理解していないという方が多いようです。
確かに二つのサービスは両方とも遠隔地にいる相手と会議をするためのものですが、実際には大きな違いがあります。
まず、Web会議と違いビデオ会議を始めるにはマイクやカメラなどの専用機器が必要で、導入前に接続工事をすることもあります。そのため高額な初期費用がかかり、専用機器を設置した会議室でのみ会議が可能になるのです。
インターネット環境さえあれば、どこでも会議が出来るWeb会議とビデオ会議は全く違ったものであることが分かるでしょう。
Web会議システム導入のメリットと効果
Web会議システムを導入すると企業ではどのようなメリットを得られるのでしょうか？
Web会議システムを導入するメリットを説明しましょう。
１ 会議コストの削減
Web会議システムで行う会議は、通常の会議と違い、会議室のレンタルや遠方から参加者が移動するなどの費用が発生することはありません。
移動時間もかからないため、時間の節約にもなるでしょう。さらに会議の場所の手配などの手間も省けます。
２ スケジュール調整がしやすい
会議を開催するには参加者のスケジュールを調整する必要がありますが、Web会議では参加者に移動の時間が不要になるので、本来参加が難しかった相手との会議もしやすくなります。
特に普段から会議に遠方から参加者が多い場合には、よりスケジュール調整が楽になると感じられるでしょう。
３ 会議の決定事項がスムーズに浸透する
今までは会議の結果を議事録という形で会議に参加しなかったメンバーに周知していましたが、Web会議システムを使えば会議そのものを録画可能です。
録画された会議の様子を見れば、会議中の様子や空気感までを知った上で会議の決定事項を理解出来るようになるでしょう。
４ コミュニケーションの活性化
メールやチャットでやりとりをしていた内容もWeb会議システムを利用することでお互いの顔が確認出来るため、実際に対面で会話をしている感覚で業務が進められるようになります。
リモートワークをしているとコミュニケーション不足に陥ってしまうという問題の解決にもなるでしょう。
５ 働き方改革の推進
Web会議システムを利用するとインターネット環境さえあれば、どこにいても会議に参加することが可能になります。そのためリモートワーク中も会議のために出社するようなことがなくなり、働き方改革の推進にも役立つのです。
天災が発生した時の安否確認などにも利用出来るという特徴もあります。
Web会議システムの主要な機能
Web会議システムを導入すれば多くのメリットを得られることが分かりました。
Web会議システムに搭載されている主な機能は下記になります。
- 音声・映像の共有機能
- ファイルの共有機能
- デスクトップの共有機能
- 録音・録画機能
その他、選択するWeb会議システムによっては独自の特徴的な機能を搭載しているものも多いです。
Web会議システムを選定するポイント
Web会議の需要が非常に高まっていることから、Web会議システムを提供しているツールも非常に多くの種類が用意されています。
組織の目的や状況にあったツール選ばなくては、期待するメリットを得られなくなってしまうため、Web会議システムを選定する時のポイントを理解しておきましょう。
- 音声や映像が安定しているか
- 必要と考えている機能が搭載されているか
- 想定している状況に対応可能か
- 誰でも簡単に操作出来るか
- 予算内で導入が可能か
- 十分なセキュリティ対策がされているか
上記の点を事前に整理、調査しておくことで、自社に最適なWeb会議システムが分かってくるでしょう。
無料で使えるWeb会議システムの機能や特徴を比較
複数あるWeb会議システムの中でも無料で使用出来る人気のあるツールの特徴を比較しましょう。
各ツールの機能一覧は無料プランを想定して作成しています。
Zoom
Zoomはクラウド型のWeb会議システムです。画面共有やブレイクアウトルーム機能など、Web会議に必要な主要機能が揃っており、オプション機能を追加すればウェビナーも開催できます。その他にもテレビ会議システムの「Zoom Rooms」やクラウド電話の「Zoom Phone」などの関連サービスも提供されており、あらゆる遠隔でのコミュニケーションをZoomでカバーできる点が特徴です。
外部サービスとの連携機能も豊富で、OutlookやGmail、iCalendarなどのサービスと連携して、簡単にミーティングのスケジュールや招待ができるのも便利なポイントです。
無料プランでは40分までのミーティングを利用できます。
【Zoomの料金プラン】
・基本：無料
40分までのミーティング・ホワイトボード3つまで
・プロ：¥2,000 / ユーザー / 月
100名までの時間無制限ミーティング・ホワイトボード3つまで・5GBのストレージ
・ビジネス：¥2,700 / ユーザー / 月
300名までの時間無制限ミーティング・ホワイトボード3つまで・5GBのストレージ
・ビジネスプラス：¥3,125 / ユーザー / 月
300名までの時間無制限ミーティング・ホワイトボード3つまで・10GBのストレージ・無制限通話
・企業：要問合せ
1,000名までの時間無制限ミーティング・ホワイトボード3つまで・10GBのストレージ・無制限通話（フル機能）
Webex Meetings
Webex Meetingsはクラウド型のWeb会議システムです。音声のノイズ除去やジェスチャー認識、自動文字起こしなどの多様な機能が特徴です。外部ツールとの連携も可能で、SlackやTwitterなど100種類以上のツールと連携して便利に活用できます。
Web会議以外にも電話やメッセージチャット、ファイル共有などの機能もあり、さまざまな場面でオンラインでのコミュニケーションツールとして利用できます。
無料プランでは40分までのミーティングを利用できます。
【Webex Meetingsの料金プラン】
・無料
主催者数1人・ミーティング時間制限40分まで・ミーティング参加可能人数100名まで
・スターター：¥1,700 / ユーザー / 月
主催者数1〜50名・ミーティング時間制限24時間まで・ミーティング参加可能人数150名まで
・ビジネス：¥2,700 / ユーザー / 月
主催者数最大100名・ミーティング時間制限24時間まで・ミーティング参加可能人数200名まで
・エンタープライズ：要問合せ
主催者数カスタマイズ可能・ミーティング時間制限24時間まで・ミーティング参加可能人数カスタマイズ可能
※年間払いの場合10%値引き
Google Meet
Google MeetはGoogleの提供するWeb会議システムです。同じくGoogleの提供しているグループウェア「Google Workspace」を利用していれば追加料金無しで全機能を利用できることから多くの企業で利用されています。画面共有や背景合成、外部ツール連携といった主要機能が揃っているため、あらゆる場面で快適に利用できます。
また、PCから利用する場合に専用アプリのインストールが不要なのも特徴です。多くのWeb会議システムは専用のアプリケーションからの利用を前提として開発されているため、Webブラウザから利用する際は一部機能に制限がかかる場合があります。一方でGoogle MeetはそもそもPCのアプリケーションが提供されておらず、Webブラウザですべての機能が利用できます。
Google Workspaceのアカウントを所有していなくとも、Googleアカウントがあれば無料でも利用できますが、ミーティング時間は40分までとなります。
【Google Meet（Google Workspace）の料金プラン】
・無料
ミーティング時間40分まで
・Buisiness Starter：¥680 / ユーザー / 月
カスタムメール・100人までのWeb会議・30GBまでのストレージ
・Buisiness Standard：¥1,360 / ユーザー / 月
カスタムメール・150人までのWeb会議・2TBまでのストレージ
・Buisiness Plus：¥2,040 / ユーザー / 月
カスタムメール・500人までのWeb会議・5TBまでのストレージ
・Enterprise：要問合せ
カスタムメール・500人までのWeb会議・カスタム可能なストレージ
V-CUBE ミーティング
V-CUBE ミーティングは株式会社ブイキューブが提供するクラウド型のWeb会議システムです。画面共有やマルチデバイス対応といった標準的な機能はもちろん、外国語会議でのリアルタイム翻訳機能なども備わっています。
基本的にはクラウド型のツールとして販売されていますが、企業毎にカスタマイズしたオンプレミス型としても提供されています。
国産ツールであるため、導入時やトラブル時のサポートも安心です。
料金：要問合せ
Microsoft Teams
Microsoft TeamsはMicrosoftが提供するコミュニケーションツールです。Web会議やチャット通話、共同作業といった遠隔地で仕事を進めるためのさまざまなコミュニケーション機能が備わっています。
Web会議の機能では、通常のWeb会議以外にもウェビナーなどを配信できるバーチャルイベント機能や電話会議機能もあり、さまざまなタイプのWeb会議を実施できます。もちろん画面共有やチャットといったWeb会議システムに必須の機能は搭載されているため、快適にWeb会議を実施可能です。
Microsoft Teamsでは無料プランが提供されており、その場合は3人以上のWeb会議では60分の時間制限がかかります。
【Microsoft Teamsの料金プラン】
・無料
1対1のミーティング30時間まで・グループミーティング60分・参加人数100名まで・1人あたりのストレージ5GBまで
・Microsoft Teams Essentials：¥430 / ユーザー / 月
ミーティング30時間まで・参加人数300名まで・1人あたりのストレージ10GBまで
・Microsoft 365 Business Basic：¥650 / ユーザー / 月
Microsoft Teams Essentialsに加えてMicrosoft 365の機能を利用可能・1人あたりのストレージ1TBまで
・Microsoft 365 Business Standard：¥1,360 / ユーザー / 月
Microsoft 365 Business Basicに加えてデスクトップ版のOfficeアプリ・ウェビナーの開催・出席者登録とレポートのツール・顧客の予約の管理
Skype
SkypeはMicrosoftが提供しているビデオ電話サービスです。パソコンだけでなくスマホやタブレットでなどさまざまなデバイスで使用が可能で、チャット機能や翻訳機能も搭載しています。
画面の共有も可能なので、自分のパソコンを相手に見せながらWeb会議を行うことも可能です。
| 録画・録音 | 最大接続人数 | Web会議の時間制限 |
| ○ | 50人 | 1日4時間まで（1ヶ月で100時間まで） |
Whereby
アプリなどのインストールが不要で、インターネット環境があれば利用出来る使いやすさが魅力のwerebyは、招待される側は受け取ったURLをクリックするだけで会議に参加可能です。
無料プランでは録画機能などが利用出来ませんが、シンプルな使い心地で誰でも簡単に利用しやすいという特徴があります。
| 録画・録音 | 最大接続人数 | Web会議の時間制限 |
| 有料プランのみ | 4人 | なし |
Slack
Slackはチャットを中心としたオンラインコミュニケーションツールです。いわゆるビジネスチャットのためチャットでのコミュニケーションやファイルの共有ができることに加え、ハドルミーティングと呼ばれるWeb会議の機能も搭載されています。
ハドルミーティングは本格的な会議ではなくオフィスでのちょっとしたやり取りのようなコンセプトです。そのため特に社内でのちょっとしたミーティングに適しているでしょう。
簡易的な機能ではあるものの、画面共有機能やハドルミーティング専用のスレッドにメモを取ることができる機能などチームの生産性を高められる機能が備わっています。
無料プランでは2人までのハドルミーティングを利用できます。
【Slackの料金プラン】
・フリー：無料
1対1のハドルミーティング・直近90日分のメッセージにアクセス可能
・プロ：¥925 / ユーザー / 月（月払の場合は¥1,050）
50人までのハドルミーティング・全期間のメッセージにアクセス可能
・ビジネスプラス：¥1,600 / ユーザー / 月（月払の場合は¥1,800）
シングルサインオン・メッセージのエクスポート・年中無休24時間のサポート
・Enterprise Grid：要問い合わせ
高度なセキュリティ・一元管理・専任サポート
Chatwork
Chatworkは中小企業向けのビジネスチャットツールです。チャット機能に加えてタスク管理やファイル管理、ビデオ通話機能が利用できます。
ビデオ通話機能ではグループチャットの単位でビデオ通話を利用できます。専用のWeb会議システムと比較すると機能は多くはありませんが画面共有などちょっとした相談であれば十分に活用できる機能です。
無料プランでは2人までビデオ通話に参加可能です。
【Chatworkの料金プラン】
・フリー：無料
1対1のビデオ通話・ユーザー数100人/組織まで・ストレージ5GB/組織まで
・ビジネス：¥500 / ユーザー / 月（月払の場合は¥600）
14人までのビデオ通話・ユーザー数制限なし・ストレージ10GB/1ユーザーまで
・エンタープライズ：¥800 / ユーザー / 月（月払の場合¥960）
セキュリティ/リスク管理機能・管理者向けチャットサポート
まとめ
Web会議を進めるために必要なWeb会議システム選びのポイントや、おすすめのWeb会議システムを紹介いたしました。
どのサービスも無料で利用が出来ますので、使い心地を比較してみるもの良いでしょう。この記事を参考にして、自社に最適な会議システムを選定するようにしてください。
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