現在日本ではリモートワークの定着が進み、Web会議システムの需要がどんどん高まっています。
Web会議システムのためのサービスも増えていることから、どのサービスを利用すれば良いかの判断が難しいと感じることもあるでしょう。
この記事では、Web会議システム導入のメリットやサービス選びのポイントについて説明します。Web会議システムの導入を検討しているのなら、ぜひ参考にしてください。
Web会議システムとは？
Web会議システムはインターネットを利用して会議を行うもので、インターネット環境とパソコン・スマホ・タブレットなどがあれば会議が可能になります。
特別な機器を用意する必要がなく、社内外問わずどこからでも自由に会議に参加出来るのが特徴です。
導入に必要なコストや労力が不要なことからリモート会議以外にも、企業でのWeb面接や教育現場での遠隔授業、オンラインセミナーなどさまざまな用途で活用されています。
Web会議とビデオ会議の違い
Web会議と似たものとしてビデオ会議というものがあり、その違いを理解していないという方が多いようです。
確かに二つのサービスは両方とも遠隔地にいる相手と会議をするためのものですが、実際には大きな違いがあります。
まず、Web会議と違いビデオ会議を始めるにはマイクやカメラなどの専用機器が必要で、導入前に接続工事をすることもあります。そのため高額な初期費用がかかり、専用機器を設置した会議室でのみ会議が可能になるのです。
インターネット環境さえあれば、どこでも会議が出来るWeb会議とビデオ会議は全く違ったものであることが分かるでしょう。
Web会議システム導入のメリットと効果
Web会議システムを導入すると企業ではどのようなメリットを得られるのでしょうか？
Web会議システムを導入するメリットを説明しましょう。
１ 会議コストの削減
Web会議システムで行う会議は、通常の会議と違い、会議室のレンタルや遠方から参加者が移動するなどの費用が発生することはありません。
移動時間もかからないため、時間の節約にもなるでしょう。さらに会議の場所の手配などの手間も省けます。
２ スケジュール調整がしやすい
会議を開催するには参加者のスケジュールを調整する必要がありますが、Web会議では参加者に移動の時間が不要になるので、本来参加が難しかった相手との会議もしやすくなります。
特に普段から会議に遠方から参加者が多い場合には、よりスケジュール調整が楽になると感じられるでしょう。
３ 会議の決定事項がスムーズに浸透する
今までは会議の結果を議事録という形で会議に参加しなかったメンバーに周知していましたが、Web会議システムを使えば会議そのものを録画可能です。
録画された会議の様子を見れば、会議中の様子や空気感までを知った上で会議の決定事項を理解出来るようになるでしょう。
４ コミュニケーションの活性化
メールやチャットでやりとりをしていた内容もWeb会議システムを利用することでお互いの顔が確認出来るため、実際に対面で会話をしている感覚で業務が進められるようになります。
リモートワークをしているとコミュニケーション不足に陥ってしまうという問題の解決にもなるでしょう。
５ 働き方改革の推進
Web会議システムを利用するとインターネット環境さえあれば、どこにいても会議に参加することが可能になります。そのためリモートワーク中も会議のために出社するようなことがなくなり、働き方改革の推進にも役立つのです。
天災が発生した時の安否確認などにも利用出来るという特徴もあります。
Web会議システムの主要な機能
Web会議システムを導入すれば多くのメリットを得られることが分かりました。
Web会議システムに搭載されている主な機能は下記になります。
- 音声・映像の共有機能
- ファイルの共有機能
- デスクトップの共有機能
- 録音・録画機能
その他、選択するWeb会議システムによっては独自の特徴的な機能を搭載しているものも多いです。
Web会議システムを選定するポイント
Web会議の需要が非常に高まっていることから、Web会議システムを提供しているツールも非常に多くの種類が用意されています。
組織の目的や状況にあったツール選ばなくては、期待するメリットを得られなくなってしまうため、Web会議システムを選定する時のポイントを理解しておきましょう。
- 音声や映像が安定しているか
- 必要と考えている機能が搭載されているか
- 想定している状況に対応可能か
- 誰でも簡単に操作出来るか
- 予算内で導入が可能か
- 十分なセキュリティ対策がされているか
上記の点を事前に整理、調査しておくことで、自社に最適なWeb会議システムが分かってくるでしょう。
無料で使えるWeb会議システムの機能や特徴を比較
複数あるWeb会議システムの中でも無料で使用出来る人気のあるツールの特徴を比較しましょう。
各ツールの機能一覧は無料プランを想定して作成しています。
Zoom
無料でも最大100名の相手とWeb会議が可能なZoomは、安定した音声や通話環境が整えられており、会議中に通信トラブルが発生しにくいと言われています。
招待される側は送られてきたURLをクリックするだけでWeb会議に参加出来るという特徴もあり、非常に多くの企業で導入されているWeb会議システムです。
| 録画・録音 | 最大接続人数 | Web会議の時間制限 |
| ○ | 100人 | 40分まで |
https://zoom.us/jp-jp/freesignup.html
Skype
SkypeはMicrosoftが提供しているビデオ電話サービスです。パソコンだけでなくスマホやタブレットでなどさまざまなデバイスで使用が可能で、チャット機能や翻訳機能も搭載しています。
画面の共有も可能なので、自分のパソコンを相手に見せながらWeb会議を行うことも可能です。
| 録画・録音 | 最大接続人数 | Web会議の時間制限 |
| ○ | 50人 | 1日4時間まで（1ヶ月で100時間まで） |
Google Meet
Googleが運用しているGoogle Meetは、Googleアカウントがあれば誰でも無料で使用出来るサービスです。
GoogleカレンダーやGmailとの連携も可能なので、現在Googleのツールを利用しているのなら、導入もスムーズに進むでしょう。
| 録画・録音 | 最大接続人数 | Web会議の時間制限 |
| 有料プランのみ | 100人 | 1対1の場合は24時間 参加者が3人以上の場合は1時間 |
https://apps.google.com/intl/ja/meet/
Microsoft Teams
Microsoft TeamsはMicrosoftが運営するサービスで、高度なセキュリティを保持しています。
有料プランになると最大10,000人もの相手とのWeb会議が可能なので、会議以外にもライブやイベントなどにも導入されているようです。
会議への招待がURLで可能なので、社外の方とのWeb会議にも利用しやすいサービスだと言えます。
| 録画・録音 | 最大接続人数 | Web会議の時間制限 |
| 有料プランのみ | 300人 | 60分 |
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software
CISCO Webex
CISCO Webexは世界で最も広く普及しているWeb会議システムで、効率よくWeb会議を行うためにシンプルな操作性と万全のセキュリティ対策が用意されています。
音声コマンドによってAI対応のアシスタントを利用可能なので、今自分に必要な機能をツール側に導いてもらうことも出来るでしょう。
| 録画・録音 | 最大接続人数 | Web会議の時間制限 |
| 有料プランのみ | 100人 | 50分まで |
https://www.webex.com/ja/video-conferencing.html
Whereby
アプリなどのインストールが不要で、インターネット環境があれば利用出来る使いやすさが魅力のwerebyは、招待される側は受け取ったURLをクリックするだけで会議に参加可能です。
無料プランでは録画機能などが利用出来ませんが、シンプルな使い心地で誰でも簡単に利用しやすいという特徴があります。
| 録画・録音 | 最大接続人数 | Web会議の時間制限 |
| 有料プランのみ | 4人 | なし |
まとめ
Web会議を進めるために必要なWeb会議システム選びのポイントや、おすすめのWeb会議システムを紹介いたしました。
どのサービスも無料で利用が出来ますので、使い心地を比較してみるもの良いでしょう。
この記事を参考にして、自社に最適な会議システムを選定するようにしてください。