情報が溢れている現在は、簡単に多くの情報を手に入れることが出来るようになったため、より手に入れた情報の管理方法を考える必要があります。
仕事をするうえで必要な情報とは、ノウハウ・知識・経験のことです。
この記事では、情報を整理するためのツールについて、基本的な知識とおすすめのツールの紹介を行いましょう。
情報を効率良く管理し、活かしていきたいと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。
情報整理ツールとは
情報整理ツールとは、個人や企業が抱えている膨大な量の情報を整理するためにあり、情報の作成・整理・共有がしやすい工夫がされています。
情報を取捨選別し、質の良いもののみを残した上で、必要な時に見つけ出せるように整理していくのです。
情報整理は自分自身に情報を落とし込むための作業でもあり、その情報を共有すれば社内の社員全員が優れた知識やノウハウを手に入れることが出来るでしょう。
そのため、情報整理は情報共有と同時に進めれば、より高い効果を得られるようになります。
情報整理ツールを導入するメリット
ほとんどの会社では情報整理ツールを導入する前から、フォルダ分けなどをして情報整理をしていたと思います。
情報整理に特化したツールを使うことで、どのようなメリットが得られるのでしょうか？情報整理ツールを活用するメリットを理解しましょう。
メリット１ 情報の検索がしやすい
業務を続けていると、情報の量がどんどん増えていき、検索が困難な状態になってしまいます。同じ情報が重複して残されることもあるでしょう。
情報整理ツールを使用すれば、情報の検索がスムーズに行えるため、必要な情報をすぐに手に入れられるようになります。
業務の中で情報を探すことに時間を浪費してしまうような問題も起こりません。
メリット２ 情報共有が進めやすい
情報共有の重要性は多くの企業で認識されていますが、情報共有が可能なツールを使わなくては、その手段や頻度が社員の自主性に任されてしまう傾向があります。
その結果、情報共有が社内でなかなか浸透されにくくなるのです。
情報整理ツールの多くには、情報共有を行うための機能が搭載されているため、情報整理を行いながらスムーズに情報を共有することが出来るでしょう。
メリット３ 仕事の効率化につながる
情報整理ツールに搭載されている検索機能と共有機能を使えば、情報を探す手間と情報共有に必要な手間の両方を削減出来ます。
ノウハウ・知識・経験などの情報はどのような業務でも必要になる場面があります。
つまり、情報整理ツールの使用は業務全体の効率化につながるということです。
業務の効率化が叶えば、人件費の削減や生産性の向上も期待出来るでしょう。
メリット４ 情報への理解を深められる
情報整理や情報共有を行う時には、自分の認識している情報を相手に伝わりやすいように整理する必要があります。
情報のインプットだけでなくアウトプットも行うということで、よりその情報への理解を深めることが出来るのです。
情報整理ツールの主な機能
情報整理ツールに搭載されている機能を紹介します。自社が求めている機能は何かをよく考えてみましょう。
①情報の作成
まずは整理するための情報を作成します。
情報整理ツールに搭載されているテンプレート機能を使えば、短時間で情報作成が出来るでしょう。画像や動画を使ったアイデアの記録も簡単に行えるようになっています。
②検索機能
情報整理ツールには優れた検索機能が搭載されているため、膨大な量の情報の中から必要な情報をすぐに見つけ出せるようになります。
③カテゴリ分け機能
情報を誰が探しても分かりやすいようにカテゴリ分けして保存します。
検索機能を使わずに希望する情報を見つけられるような情報整理が出来ている状態が理想的です。
④情報共有機能
作成した情報をその他の社員と共有する機能です。
ファイルへ直接コメントが記入出来る機能や、同時閲覧・編集が可能な機能もあります。
⑤社内SNS機能
情報整理以外に社内のコミュニケーション手段としてチャットなどが用意されているサービスもあります。
リモートワーク時の社員間のコミュニケーション不足対策にもなるでしょう。
情報整理ツールの選定ポイント
現在は多くの企業で情報整理が必要とされていることから、非常に多くの情報整理ツールが流通しており、その選定が難しくなっています。
ここから、情報整理ツールを選定する際に知っておく知っておくべきポイントを説明しましょう。
ポイント１ 必要な機能が搭載されているか
情報整理ツールにどこまでの機能を求めるかを事前に決めておくだけで、ある程度ツールを絞り込むことが出来ます。
具体的には、情報整理のみを希望するのか、タスク管理やスケジュール管理まで求めるのかなどを考てください。
情報整理の方法も、カテゴリごとや時系列または視覚的に情報を整理したいなど細かな希望を明確にしておくと良いです。
ポイント２ 社員全員が使用しやすいか
情報整理ツールは、どのような部署の社員も利用することになります。
利用方法が分かりにくく複雑な場合は、パソコン操作を苦手とする社員に敬遠されてしまう恐れがあるでしょう。
利用しない機能がたくさんあるツールよりも、必要最低限の機能が搭載されているツールの方がシンプルな使い心地になる傾向があります。
ポイント３ 複数のデバイスで使用可能か
ツールを使用する予定のデバイスでツールが使えるかどうかを確認します。
タブレットはもちろんスマホでもツールを活用出来れば、リモートワーク時や出張時にも情報の整理や閲覧が出来るようになるでしょう。
デバイスごとに使い心地が大きく変わる場合も考えられますので、可能な限り無料の試用期間を使って使い勝手を試しておくと良いです。
ポイント４ 保存可能なファイルを確認する
情報整理と言うとテキストドキュメントのみを想像する方が多いですが、実際には画像や動画なども共有出来れば、気軽にメモ感覚でツールが使えるようになります。
より気軽にツールを使ってもらうためにも、多くのファイルに対応しているものを選ぶと良いでしょう。
また、画像や動画の共有に慣れていない社員のために、分かりやすいマニュアルや事例を紹介することも大切です。
おすすめの情報整理ツールを比較
自社に最適な情報整理ツールを選ぶためには、慎重にツール選びを行う必要があります。
ここからはおすすめ出来る情報整理ツールを紹介いたしますので、ぜひ参考にしてください。
Evernote
Evernoteは世界で2億人以上が利用している情報整理ツールであり、情報をサクサクと蓄積することが可能です。
全てのデバイスにデータを同期することが出来るため、働く場所に縛られない柔軟なビジネススタイルを実現します。
人気のアプリとの連携もスムーズに行えるので、Evernoteさえ開いておけば業務を進められるでしょう。
・ベーシック 無料（最大2端末まで）
・プレミアム 600円／月
・プレミアム 1,100円／月
※無料の試用期間14日間
まとめ
情報整理ツールの基本的な知識と、おすすめのツールを紹介いたしました。
情報共有を社内で進めるためには情報整理が欠かせません。情報整理ツールのほとんどには情報共有機能が搭載されているため、情報を整理しながら有益な知識・ノウハウ・経験を社員で共有することが出来るでしょう。
この記事を参考に、自社に最適な情報整理ツールを導入してください。