現代は情報が溢れており、簡単に多くの情報を手に入れることができる一方で、手に入れた情報の管理方法をしっかり考える必要があります。仕事をするうえで必要な情報には、ノウハウ・知識・経験が含まれます。
この記事では、情報を整理するためのツールについて、基本的な知識とおすすめのツールを紹介します。情報を効率良く管理し、活かしていきたいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。
情報整理ツールとは
情報整理ツールとは、個人や企業が抱える膨大な情報を整理するためのツールで、情報の作成・整理・共有がしやすい工夫がされています。これらのツールを使って情報を取捨選別し、質の良いもののみを残して必要な時に見つけ出せるように整理していくことが重要です。
情報整理は、自分自身に情報を落とし込む作業でもあり、さらにその情報を共有すれば、社内の全社員が優れた知識やノウハウを手に入れることができます。そのため、情報整理と情報共有を同時に進めることで、より高い効果を得られるでしょう。
情報整理ツールを導入するメリット
多くの企業では、情報整理ツールを導入する前からフォルダ分けなどで情報整理を行っていたと思いますが、情報整理に特化したツールを使うことで得られるメリットは何でしょうか？ここでは、情報整理ツールのメリットを理解しましょう。
メリット1：情報の検索がしやすい
業務を続けていると情報の量が増え、検索が困難になることがあります。同じ情報が重複して残ることもあるでしょう。情報整理ツールを使用すれば、情報の検索がスムーズに行えるため、必要な情報をすぐに手に入れることができます。情報を探すことに時間を浪費する問題も解消されるでしょう。
メリット2：情報共有が進めやすい
情報共有の重要性は多くの企業で認識されていますが、適切なツールを使用しないと、その手段や頻度が社員の自主性に任されがちです。その結果、情報共有が社内で浸透しにくくなることがあります。情報整理ツールには、情報共有を行うための機能が搭載されているため、情報整理と情報共有を同時に進めることが可能です。
メリット3：仕事の効率化につながる
情報整理ツールに搭載された検索機能や共有機能を使えば、情報を探す手間と情報共有の手間を削減できます。ノウハウ・知識・経験などの情報は、どのような業務でも必要とされます。情報整理ツールを使用することで、業務全体の効率化が実現し、人件費の削減や生産性の向上が期待できるでしょう。
メリット4：情報への理解を深められる
情報整理や情報共有を行う際、自分の理解している情報を相手に伝わりやすく整理する必要があります。情報をインプットするだけでなく、アウトプットすることで、よりその情報への理解を深めることができるのです。
情報整理ツールの主な機能
情報整理ツールに搭載されている主な機能を紹介します。自社が求める機能をよく考えて選定しましょう。
1. 情報の作成
まずは、整理するための情報を作成します。情報整理ツールに搭載されているテンプレート機能を使用すれば、短時間で情報作成が可能です。画像や動画を使ったアイデアの記録も簡単に行えます。
2. 検索機能
情報整理ツールには優れた検索機能があり、膨大な情報の中から必要な情報をすぐに見つけ出せます。
3. カテゴリ分け機能
情報を誰が探しても分かりやすいようにカテゴリ分けして保存します。検索機能を使わなくても、希望する情報が見つかるように整理することが理想的です。
4. 情報共有機能
作成した情報を他の社員と共有する機能です。ファイルに直接コメントを記入できる機能や、同時閲覧・編集が可能な機能もあります。
5. 社内SNS機能
情報整理以外に、社内のコミュニケーション手段としてチャットなどが用意されているサービスもあります。リモートワーク時のコミュニケーション不足対策にもなるでしょう。
情報整理ツールの選定ポイント
現在、多くの企業で情報整理が必要とされており、情報整理ツールも数多く流通しています。ここでは、ツールを選定する際のポイントを説明します。
ポイント1：必要な機能が搭載されているか
情報整理ツールに求める機能を事前に決めておくだけで、ある程度ツールを絞り込むことができます。情報整理のみを希望するのか、タスク管理やスケジュール管理まで求めるのかなどを考えて選びましょう。カテゴリごとや時系列、視覚的に情報を整理したいなど、細かな希望を明確にしておくと良いです。
ポイント2：社員全員が使用しやすいか
情報整理ツールは、さまざまな部署の社員が利用することになります。利用方法が分かりにくく複雑な場合、パソコン操作が苦手な社員に敬遠される可能性があります。必要最低限の機能が搭載されたシンプルなツールの方が使いやすい傾向にあります。
ポイント3：複数のデバイスで使用可能か
ツールを使用する予定のデバイスで利用できるかを確認しましょう。タブレットはもちろん、スマホでもツールが活用できれば、リモートワークや出張時にも情報の整理や閲覧が可能になります。デバイスごとに使い勝手が異なる場合もあるため、可能であれば無料の試用期間を利用して試してみると良いでしょう。
ポイント4：保存可能なファイル形式を確認する
情報整理と言うとテキストドキュメントのみを想像しがちですが、画像や動画も共有できると、より気軽にツールを使えるようになります。多くのファイル形式に対応しているツールを選ぶと良いでしょう。また、画像や動画の共有に慣れていない社員には、分かりやすいマニュアルや事例を提供することも大切です。
おすすめの情報整理ツールを比較
自社に最適な情報整理ツールを選ぶためには、慎重なツール選びが必要です。ここでは、おすすめの情報整理ツールを紹介しますので、参考にしてください。
1.Microsoft OneNote
Microsoft OneNoteは、企業向けのOffice 365と密接に統合されており、チームでのコラボレーションに適しています。ノートブックを共有してリアルタイムで編集できるほか、OutlookやTeamsと連携して会議のメモやタスク管理がスムーズに行えます。セキュリティ面でもOffice 365のセキュリティ機能を利用でき、企業環境で安心して使用できます。
2. Notion
Notionは、プロジェクト管理やタスク管理、ドキュメントの一元管理ができるオールインワンのワークスペースです。チームメンバー間でのリアルタイムのコラボレーションが可能で、プロジェクト管理ツールやWikiとしても利用できます。権限管理やデータのバックアップ機能もあり、企業での利用に適しています。
3. Confluence
Confluenceは、チームの知識共有とコラボレーションに特化したツールです。Atlassianが提供しており、Jiraなどの他のAtlassian製品とシームレスに統合できます。ドキュメントや議事録の作成、ナレッジベースの構築が簡単に行え、豊富なテンプレートや検索機能を活用して企業内での情報共有を促進します。
4. Google Workspace (Google Keep & Google Docs)
Google Workspaceは、企業向けに統合された生産性ツールのセットで、Google KeepやGoogle Docsを利用してノートやドキュメントを管理できます。Google Driveを通じてすべてのデータがクラウドに保存され、チームでのリアルタイムコラボレーションが可能です。さらに、セキュリティやアクセス制御の機能も充実しており、ビジネスでの利用に最適です。
5. Zoho Notebook
Zoho Notebookは、企業向けのノート管理ツールで、Zohoの他のビジネスアプリケーションと統合されています。ノートの共有やコラボレーションが簡単に行えるほか、タスク管理やリマインダー機能も備えています。データはクラウドで管理され、高いセキュリティとプライバシーが確保されているため、企業環境での利用に適しています。
6. Evernote
Evernoteは、世界で2億人以上が利用している情報整理ツールで、情報を効率よく蓄積することが可能です。すべてのデバイスにデータを同期できるため、働く場所に縛られない柔軟なビジネススタイルを実現します。人気のアプリとの連携もスムーズに行え、Evernoteさえあれば業務を進めることができます。
まとめ
情報整理ツールの基本的な知識と、おすすめのツールを紹介しました。社内で情報共有を進めるためには、情報整理が欠かせません。ほとんどの情報整理ツールには情報共有機能が搭載されているため、情報を整理しながら有益な知識・ノウハウ・経験を社員で共有できます。この記事を参考に、自社に最適な情報整理ツールを導入してください。