社内での情報共有に便利なネットワークとして、多くの会社では社内イントラネットを構築しています。社内イントラネットはさまざまな目的に活用され、「紙ベースの社内報をデジタル化する」「情報をリアルタイムで発信する」など、情報共有をより安全で速く、便利なものへと進化させました。
では、社内イントラネットとは具体的にどのようなもの、どのようなメリットを持つものなのでしょうか。
今回は、社内イントラネットについて詳しくご紹介します。
社内イントラネットとは
イントラネットの「イントラ」とは、「〜内の」「〜中の」という意味を持つ言葉です。つまり社内イントラネットとは、「会社における内部ネットワーク」のことを指します。
私たちが日々活用しているインターネットは、世界で共通の通信仕様を用いることにより、あらゆる通信機器からの接続ができる巨大なネットワークです。
一方の社内イントラネットは、会社内のユーザーだけが接続できるネットワークです。接続できる範囲が限られることで、社内だけでの情報共有を可能にしています。
また、イントラネットの中には企業の枠を超え、複数の企業から接続できるものもあり、それはエクストラネットと呼ばれます。
とはいえ、近年では社内イントラネットという言葉を耳にすることは少なくなりました。代わりに、社内イントラネットの各機能を指して、「社内ポータルサイト」「グループウェア」「社内wiki」などと呼ぶケースが増えています。
社内イントラネットの仕組み
社内イントラネットは、インターネットと同じように通信プロトコル(※)を用いてネットワークを構築します。社内だけのネットワークであるため、通常のインターネットのようにあらゆる情報を得られるわけではありませんが、ネットワークの範囲が限られている分、安全な情報共有ができます。
つまり、社内イントラネットは、インターネットの仕組みを元に限定範囲において構築されたネットワークだと言えるでしょう。
※通信プロトコル
コンピューター間で、データをやりとりするために定められた手順・規約。(デジタル大辞泉より)
社内イントラネットの昔と今
「社内イントラネット」「社内イントラ」という言葉は一昔前にはよく聞かれましたが、現在ではあまり使われていません。
その背景には、ニーズやサービスの変容があります。
社内イントラネットは、情報共有やデータ保管など、多様な機能をまとめるビジネス手段として、重要な役割を果たしてきました。
しかし、社内イントラネットによって行われていた各機能は、次第にイントラネットという枠から分化し、各機能が独立したサービス・ツールとして用いられるようになりました。
そうして生まれたのが、「社内ポータルサイト」「グループウェア」「社内wiki」「社内SNS」などと呼ばれるツールです。各機能が独立したことに加え、クラウドサービスが充実し始めたこともあり、社内イントラネットという言葉はあまり使われず、「社内ポータルサイト」「グループウェア」などといった呼び方が主流になっていったのです。
現在、企業の多くは、社内イントラネットという呼び方ではなく各機能に特化したツールやクラウドサービスという形で、情報共有やデータ保管を行っています。そのツールやサービスを統合したプラットフォームは、「デジタルワークプレイス」と呼ばれ、かつての社内イントラネットのような役割を果たしています。
社内イントラネットのメリット
近年ツールの分化が進んでイントラネットと呼ばれることは減っているものの、社内イントラネットの機能には多くのメリットがあります。
主なメリットを6つご紹介しましょう。
メリット１ 情報共有が迅速に行える
社内イントラネットを使えば、情報を迅速に社員全員に知らせることができ、情報を共有することができます。
共有したい情報も、各社員に確認してもらいたい書類も、イントラネット上で発信すれば、その後の対応は簡単になります。イントラネットを通して社員は必要な情報を手に入れることができ、発信した情報の更新も簡単にできます。紙の書類による情報発信のように、回覧や回収をする必要はありません。
緊急性の高い情報も、社内イントラネットを使えば迅速に発信することが可能です。紙の書類のように、作成したデータをわざわざ印刷して回覧する手間もかかりません。
メリット２ 組織のビジョンを浸透させられる
社内イントラネットを活用すれば、組織のビジョンは発信しやすくなります。
イントラネットを通して、組織のビジョンに日常的に触れることで、そのビジョンは社員に浸透しやすくなります。会社の目指す方向性を知って理解すれば、社員は会社と同じ方向を向いた活動を実践できるようになります。
組織のビジョンの浸透による方向性の一致は、社員のモチベーションやエンゲージメントを高め、社員一人一人の正確で迅速な判断を可能にします。
メリット３ 相互コミュニケーションが可能に
社内イントラネットサービスには、チャットやコメント、リアクションなどといったコミュニケーション機能が搭載されています。
これにより、情報発信が一方通行にならずに相手の反応を知ることができ、相互コミュニケーションが可能になります。上司や部下ともコミュニケーションが取りやすくなり、円滑な情報共有や人間関係の構築ができます。
近年では、TwitterやInstagramをはじめとしたSNSのようなソーシャル機能を搭載するイントラネットサービスも増加しており、より柔軟なコミュニケーションを叶えています。
メリット４ 部署の垣根を超えたコミュニケーションができる
部署や事業所を超えたコミュニケーションを叶えるのも、社内イントラネットのメリットです。
社内イントラネット上のコンテンツは、社内の人間であれば、違う部署でも離れた場所にある事業所からでも見ることができます。よって、情報やファイルをあらゆる社員と共有することが可能になります。うまく活用すれば、離れた事業所と共にプロジェクトを行ったり、各事業所の優れた取り組みを参考にしたりすることもできます。
コミュニケーション機能やソーシャル機能による柔軟なコミュニケーションもできるので、社内イントラネットを利用すれば、部署や事業所の垣根を超えた情報共有・意思疎通が図れます。
メリット５ コストと手間の削減ができる
紙ベースでの情報共有は、社内イントラネットを活用した情報共有に比べ、コストと手間がかかります。
用紙代やコピー代といった印刷費は、書類の枚数が増えれば膨大な額になります。印刷して綴じたり、訂正部を修正して印刷し直したりと、手間もかかります。特に社内報のように全社員に配る書類であれば、そのコストは大きなものになります。
また、紙の書類は保管にもコストと手間がかかります。データの場合と違って管理も難しく、必要な書類を探し出すのは一苦労でしょう。
このように、紙ベースの情報共有には、発信にも保管にもコストと手間がかかります。
社内イントラネット上でのデータによる情報共有であれば、コストや手間を削減することができます。
メリット６ 業務効率化・生産性向上
社内イントラネット上では、あらゆるデータを管理できます。わざわざ各担当者にデータを送信しなくても、複数の人がデータを確認・編集できるため、効率的に作業を進められます。
一元的なデータ管理によりデータをやり取りしたり探したりする手間も不要になります。生産性が向上し、社員はよりスムーズにストレスなく業務をこなせるようになります。
社内イントラネットの代表的なサービス
まとめ
社内イントラネットには、情報共有をより便利に、より活発にするというメリットがあり、多くの企業で活用されてきました。現在ではツールおよびクラウドサービスを用いた情報共有やデータ管理が主流になり、イントラネットと呼ばれることは少なくなってきていますが、社内での「情報共有を可能にする機能」の重要性は変わっていません。
ご紹介した社内イントラネットサービスをはじめとした情報共有のためのツール・サービスの導入が、企業間では進んでいます。
スムーズな情報共有を通して企業競争力を向上させるために、情報共有ツール・サービスの導入は大きく役立つでしょう。