業務を効率化するには、情報を共有しやすい仕組みづくりが大切です。
そんな情報共有の一手段として有効なのが、社内wikiツールです。社内wikiツールは社内での情報共有をスムーズにし、あらゆるメリットをもたらします。
今回は、社内wikiツールのメリットや選び方とともに、多くの会社で導入されている主要なツールを比較していきましょう。
社内wikiとは
社内wikiツールとは、業務に関する情報やナレッジを蓄積し、社内で共有するためのツールです。社内wikiツールを用いれば、各社員および各部署が持っている情報やナレッジをツール上で一元管理でき、会社全体で共有・活用することができます。
社内での情報やナレッジの共有は、企業の競争力を向上させるために欠かせないものです。社内wikiツールが情報やナレッジ共有を円滑化させることで、業務の効率化や社員のスキルアップが叶い、企業競争力は向上していきます。
社内wikiツールの導入メリット
社内wikiツールを導入し、うまく活用すれば、会社やその社員は多くのメリットを得ることができます。
ここでは、社内wikiツール導入に伴う主なメリットを4つご紹介しましょう。
メリット１ 必要な情報を必要な時に検索できる
社内wikiツールがあれば、従業員は必要な時に自分で検索して、必要な情報を速やかに手に入れることができます。
人に聞いたり書類から必要な情報を探したりするよりも、社内wikiツールによる検索は非常に効率的です。インターネット環境さえあれば欲しい情報が的確に手に入り、自身で情報を理解した上で業務を進められます。
社内wikiツールにより必要な情報を手に入れやすくなれば、従業員の知識は増え、会社全体のスキル底上げも叶うでしょう。
メリット２ データやナレッジを一元的に管理できる
社内wikiツールでは、データやナレッジを一元管理することも可能です。
データやナレッジを社内wikiツールにまとめ、蓄積していけば、検索できる情報量が増え、社内でのあらゆる情報共有がしやすくなります。情報の管理も一元的に行いやすくなるでしょう。
また、各従業員の持つナレッジをツール内で蓄積することは、従業員が離職した場合のナレッジ流出対策としても有効です。
データやナレッジは、会社にとって重要な財産です。その管理と活用に社内wikiツールは役立ちます。
メリット３ 業務が効率化する
社内wikiツールを導入すると、従業員は疑問が生じた時に速やかにwikiツールで検索をかけ、疑問を解決することができます。ツールでの検索なら、疑問解決のために人に聞いたり書類を調べたりするような手間がかからないため、業務の手を止める時間を短縮することが可能です。
各従業員が業務知識を手に入れやすくなり、属人化も予防できます。
また、わからないことを人に聞くとなると、相手の業務もストップさせてしまいますが、社内wikiツールがあればその必要もありません。
社内wikiツールには、業務の疑問が自身で迅速に解決できたり、情報を得やすくなることで従業員のスキルが上がったりすることによる、全体の業務効率向上が期待できます。
メリット４ 人材育成コストの削減
人材育成には、手間とコストがかかります。特に研修を行う場合、会場や講師の手配、資料作成、必要書類の印刷など、かかる手間とコストは膨大です。
社内wikiツールを使えば、研修を減らし、人材育成コストを下げることができます。
社内wikiツールで、仕事の進め方や対処法などを学べるためです。ツールを通してあらゆる情報を得られれば、従業員の知識レベルは向上し、それが人材育成になります。
テレワークが増え、対面研修が実施しにくい昨今の状況下においても、社内wikiツールを活用した人材育成は有効な手段でしょう。
社内wikiツールの主な機能
社内wikiツールに搭載されている機能は、ツールよって異なります。多くのツールに搭載されている主な機能をご紹介しましょう。
- ①情報検索機能
- 必要な情報の検索、また情報の蓄積を行える機能
- ②ファイル共有・管理機能
- ファイルを保存・管理し、社員間での共有や共同編集ができる機能
- ③コミュニケーション機能
- チャット、メッセージ、コメントなどで、社員同士のコミュニケーションが取れる機能
- ④文書・メモ作成機能
- ツール上で文書やメモを作成し、共有できる機能
- ⑤各種サービス連携機能
- チャットツールや情報共有ツールなど、外部サービスと連携できる機能
- ⑥その他
- アクセス制限機能、通知機能など
ツールごとに搭載機能は異なるため、選定時には「どんな機能があるか」よく確認するようにしましょう。
社内wikiツールの選定ポイント
社内wikiツールには、多くの種類があります。会社にツールを導入する際には、以下のポイントに注目し、慎重なツール選定を行いましょう。
ポイント１ 必要な機能があるか
まず着目したいのが、「必要な機能があるかどうか」という点です。
同じ社内wikiツールでも、搭載されている機能はさまざまです。特にメインとなる検索機能以外の機能は、ツールによって大きく異なります。
社員間の連絡にも使いたいのであればチャット機能付きのツール、ファイルを同時に複数人が編集するのであれば共同編集機能付きのツールなど、ニーズに合ったツール選びを行いましょう。
最初に社内wikiツールに対するニーズをまとめておくと、選定がスムーズに進みます。
ポイント２ 情報の検索や蓄積がしやすいか
社内wikiツールのメイン機能である情報検索を業務に積極的に活用していくには、検索が簡単に行えなければなりません。
また、社内wikiツールには検索の答えとなる情報を蓄積していく作業が必要ですが、この情報の蓄積作業も簡単で操作しやすくなければ、頻繁な更新が行えません。
情報の検索のしやすさ、情報の蓄積のしやすさは、社内wikiツールの選定にとって重要なポイントです。トライアルプランを利用するなどして、事前に使用感を確認しておきましょう。
ポイント３ 使いやすいか
情報検索・蓄積以外の機能についても、使いやすさは重要です。操作性の劣るツールでは、使用が面倒になり、せっかく導入してもやがて使われなくなってしまいます。
各機能の使い方および全体的な操作性は事前に把握し、ツールごとに比較検討するようにしてください。トライアルプランを活用し実際に使用してみれば、そのツールの操作性がよくわかります。
ポイント４ 料金は予算に合っているか
社内wikiツールは、長期的に導入することで、業務効率化や社員のレベルアップを期待できるツールです。
多くのツールでは、初期費用のほかに月ごとの利用費用が発生するため、長期的に見ると費用の額は大きなものになります。
よって、料金と予算のマッチングは大切です。会社の予算とかけ離れた価格のツールを、長期に渡って使用することはできません。ツール費用が会社経営を圧迫してしまう可能性があります。
無理のないツール運用を行うためにも、ツール導入時には、かかる費用についてよく検討するようにしてください。
ポイント５ セキュリティが整っているか
社内wikiツールを安全に利用するためには、セキュリティ体制の整ったツール選びをする必要があります。
社内wikiツール上では、会社の重要情報がたくさん保存・共有されます。何らかのトラブルによりツール内の重要情報が外部へ出てしまえば、会社は大きな損失を被ることになるでしょう。
ツール内の情報を守るためには、セキュリティ対策が万全なツールを選ぶ必要があります。
セキュリティにこだわったツールは多いので、よく比較してみてください。
主要の社内wikiツールを徹底比較
まとめ
社内wikiツールの導入は、会社にとって大きなメリットになります。わからないことをすぐに解決できることで、従業員の業務ストレスも減るでしょう。
ただし、社内wikiツールのメリットを十分に得るためには、自社に適したツール選定が必要です。ご紹介したポイントに気をつけ、慎重なツール選定を行うようにしてください。
また、社内wikiツールと同様の役割を果たすものに、情報共有ツールがあります。ツール選定時に各種情報共有ツールも比較対象にすれば、選択肢が広がり、自社により合ったツールを選び出せるでしょう。